- Klant: Umbrosa
- Gegevensbronnen: Microsoft Business Central & Excel
- Totaal budget: 17 dagen
- Het data warehouse voor Business Central - 7 dagen (meer informatie op: DWH BC edition )
- Power BI dashboards op maat
- Sales dashboard - 5 dagen
- Voorraad dashboard - 5 dagen
- In dit artikel behandelen we de voorraadrapportage.
Intro
Umbrosa is een succesvol parasolproductiebedrijf gevestigd in Roeselare, België, dat hoogwaardige producten met trendsettende designs levert aan enkele van de meest gerenommeerde hotelketens wereldwijd. Ze werken samen met topdesigners om de markt opvallende parasols te bieden die even esthetisch als functioneel zijn.
De combinatie van design, flexibiliteit (de beweegbare arm), stormbestendigheid, prijs/kwaliteit, onderhoudsgemak/opslag en beschikbaarheid van vervangingsonderdelen.
Enkele van de belangrijkste redenen waarom klanten voor Umbrosa kiezen
Umbrosa steunt de lokale economie door het productieproces in België te houden. Hierdoor kunnen bestellingen van klanten binnen de EU snel worden verzonden! Hetzelfde geldt voor klanten in de VS, dankzij een lokaal magazijn.
Om ervoor te zorgen dat bestellingen van klanten op tijd worden geleverd met minimale wachttijden - een belangrijke onderscheidende factor voor Umbrosa in vergelijking met andere parasolbedrijven - stapten ze over van een handmatig, op Excel gebaseerd planningssysteem naar een geautomatiseerd Power BI-planningsrapport. Tegenwoordig gebruikt Umbrosa twee Power BI-rapporten om voorraad, productie en verkoop efficiënt te beheren.
Voorraad dashboard
Umbrosa verzendt zijn producten wereldwijd, van Australië en de Verenigde Arabische Emiraten tot Europa en de Verenigde Staten. Efficiënte voorraadplanning is essentieel om binnenkomende orders op tijd te kunnen leveren, vooral wanneer er wordt geleverd aan eersteklas internationale hotelketens zoals Hilton Hotels & Resorts en The Ritz-Carlton.
Naarmate de vraag toenam, werd het plannen van reserveonderdelen te complex en foutgevoelig door het handmatig invoeren van bevoorradingsaanvragen in Excel-spreadsheets.
Umbrosa wilde het voorraadoverzicht automatiseren en koos voor Power BI. Dankzij het bestaande ERP-systeem, Business Central, was alle data al beschikbaar. Door de data slim te organiseren en te modelleren, creëerde Umbrosa een duidelijke, visuele weergave van de voorraad. Dit zorgt voor real-time inzichten en snellere besluitvorming.
Deze tool bespaart veel tijd in onze planning.
Eveline Debruyne, Umbrosa
De tool wordt twee keer per week gebruikt om te bepalen welke artikelen besteld of geproduceerd moeten worden. Elke drie weken worden de cijfers gevalideerd met de invoer in Business Central. Afwijkingen blijken altijd te komen door onjuiste gegevensinvoer in het ERP-systeem, wat aantoont dat Power BI de data nauwkeurig weergeeft.
Dit onderstreept het belang van gegevensvalidatie. Voor verschillende klanten hebben we daarom datacontrolerapporten geïmplementeerd, waarmee handmatige invoerfouten eenvoudig kunnen worden opgespoord en gecorrigeerd.
Voorspel verwachte voorraad
Wanneer Eveline plant, houdt ze rekening met de komende 10 weken. De tool gebruikt een wekelijkse weergave om de vraag versus de productie-output te analyseren. Voor elke week worden de volgende statistieken per voorraaditem weergegeven:
- Beginvoorraad
- Output uit productie
- Inkoop
- Verkoop
- Externe uitvoer
- Voorraadniveau
De genoemde elementen zijn cruciaal voor het berekenen van het huidige voorraadniveau omdat ze de sleutelfactoren vertegenwoordigen die de voorraadbeweging in de loop van de tijd beïnvloeden. Hier wordt uitgelegd waarom elk element belangrijk is in de formule:
1. Beginvoorraad
Dit is de basisvoorraad aan het begin van een bepaalde periode. Het dient als basis voor het berekenen van eventuele veranderingen die optreden als gevolg van productie, inkoop of verkoop. Zonder dit uitgangspunt is het onmogelijk om het netto-effect van latere activiteiten te bepalen.
2. Output van productie
Vertegenwoordigt de voorraad die wordt gegenereerd door productieprocessen. Dit voegt toe aan het voorraadniveau en weerspiegelt het vermogen van het bedrijf om de voorraad intern aan te vullen. Voor fabrikanten is dit een kritieke input omdat het de capaciteit weergeeft om aan de vraag te voldoen zonder externe bronnen.
Datum van belang: in ons model kijken we naar de uitvoerdatum op het productieorder.
3. Inkoop
Dit is de boekhouding van de voorraad die wordt aangekocht van externe leveranciers. Aankopen dragen direct bij aan het voorraadniveau en zijn essentieel om aan de vraag te voldoen wanneer de interne productie alleen onvoldoende is. Deze factor zorgt ervoor dat de voorraadniveaus zowel interne als externe bijdragen weerspiegelen.
Datum van belang: in ons model kijken we naar de beloofde leverdatum door onze leverancier.
4. Verkoop
Umbrosa werkt met sales orders die op een later moment worden uitgeleverd, terwijl er voortdurend nieuwe orders binnenkomen. Voor de klantentevredenheid is het cruciaal dat bestellingen op tijd geleverd worden. Daarom moet de volledige productie hier nauwkeurig op afgestemd zijn.
Datum van belang: in ons model houden we rekening met het volgende:
- De beloofde verzenddatum voor goederen die naar klanten worden verzonden.
- De beloofde verzenddatum voor interne overdrachten van items tussen locaties.
- Voor assemblagelijnen gebruiken we de vervaldatum, die de geplande voltooiingsdatum van het assemblageproces weergeeft.
5. Externe uitvoer
Omvat voorraad die de voorraad verlaat om andere redenen dan verkoop, zoals overboekingen naar andere locaties, retouren of krimp (bijv. schade). Hiermee rekening houden zorgt voor nauwkeurigheid door rekening te houden met alle niet-verkoopgerelateerde verminderingen.
Datum van belang: in ons model kijken we naar de beloofde verzenddatum voor inkomende artikeloverdrachten.
6. Voorraadniveau
Het resulterende saldo na alle bovenstaande aanpassingen. Het biedt een real-time momentopname van de beschikbare voorraad, wat cruciaal is voor de operationele planning, het voldoen aan de vraag van klanten en het vermijden van te grote voorraden of stockouts. In het geval van ons Power BI-rapport is het niet alleen near-time, maar biedt het ook waardevolle inzichten in de toekomst.
De KPI Voorraadniveau is van bijzonder belang en vormt het middelpunt van het op maat gemaakte Power BI-rapport van Umbrosa.
KPI-formule:
Beginvoorraad + Output van Productie + Inkoop - Verkoop - Externe Output = Voorraadniveau
De basisformule voor het voorraadniveau zal voor de meeste bedrijven vergelijkbaar zijn, maar je kunt de formule aanpassen aan je specifieke bedrijfsbehoeften met wat Power BI-magie!
Het rapport gebruikt een eenvoudige lay-out volgens de IBCS kleurcoderingsrichtlijnen, zodat Eveline gemakkelijk rode stippen in de kolom Voorraadniveau kan zien, die aangeven dat een product opnieuw moet worden besteld.
De focus ligt altijd op artikelen die op basis van de huidige vraag zonder voorraad dreigen te raken. Met een bovenste filter kan Eveline problematische artikelen selecteren:
- filter "NIET OK": ⛔ Toont producten die onder hun herbestelpunt liggen en onmiddellijke aandacht vereisen.
- filter "OK": ✅ Toont producten boven hun bestelwaarde.
Bovendien geven de tooltips aan wat de ideale bestellingshoeveelheid voor een specifieke artikelen in die week is.
Pictogrammen in de kolom "Voorraadniveau" markeren weken met potentiële voorraadproblemen.De tijdlijnweergave helpt Eveline te begrijpen wanneer er meer geproduceerd moet worden, beïnvloed door orders die geplaatst zijn voor toekomstige data.
Dit toont de kracht van bruikbare gegevens via Power BI. Het biedt toekomstgerichte inzichten en identificeert knelpunten in het voorraadbeheer, zodat gebruikers concrete acties kunnen ondernemen - zoals het nabestellen van specifieke producten - om optimale voorraadniveaus te handhaven.
80% van onze verkoopzendingen vinden plaats in de zomermaanden april - juli.
Eveline Debruyne, Umbrosa
Daarom is het belangrijk om van tevoren een aantal voorraadniveaus gedurende het jaar te plannen. We bepalen per SKU hoeveel we op voorraad kunnen maken. In de maanden dat we meer voorraad kunnen maken wordt het SKU % hoger gezet, dus met behulp van het Power BI voorraadoverzicht hebben we altijd een perfecte balans tussen voorraadniveaus en voorraadwaarde op het juiste moment.
Slecht voorraadbeheer - te veel of te weinig - kan leiden tot hoge opslagkosten, productbederf of gemiste verkoopkansen. Umbrosa begrijpt deze balans en daarom geven ze prioriteit aan voorraadplanning en blijven ze zoeken naar manieren om hun rapportage- en planningsmogelijkheden te verbeteren.
Het ontwikkelen van een Power BI-rapport op maat voor een klant is zelden een eenvoudig proces. Uitdagingen en tegenslagen zijn een natuurlijk onderdeel van de reis. Bij Umbrosa kan het beheren van de vele componenten die betrokken zijn bij de productie van hun producten bijzonder complex zijn, vooral als het gaat om het plannen van de nabestelling of productie van deze componenten.
In een volgende fase ontwikkelen we een vervolg op dit dashboard specifiek voor het inplannen van de componenten. Dit nieuwe overzicht is echter gedetailleerder, wat extra uitdagingen met zich meebrengt. Het ontwerp moet verder worden aangepast om te zorgen voor een soepele en intuïtieve gebruikerservaring voor de primaire gebruiker die verantwoordelijk is voor het toezicht op het nabestellingsproces binnen dit operationele segment.
Zelf aan de slag met Power BI?
Klinkt het oude, op Excel gebaseerde voorraadplanningsproces van Umbrosa bekend in de oren? Als u voor soortgelijke uitdagingen staat en uw workflow wilt optimaliseren, tijd wilt besparen en op basis van belangrijke KPI's wilt handelen, boek dan vandaag nog een adviessessie. Begin een reis naar gegevensverkenning die uw bedrijf naar nieuwe hoogten kan brengen.
