Projektmanagement mit Power BI

Vensol ist ein Familienunternehmen mit mehr als 15 Jahren Erfahrung in der Realisierung von elektrotechnischen Projekten, einschließlich industrieller Beleuchtungsprojekte von A bis Z. Kris Decraene und Inge haben das Unternehmen gegründet und arbeiten noch immer als Seniorpartner im Betrieb. Ihr Sohn Thomas ist heute als Geschäftsführer und Projektleiter in zweiter Generation tätig. Es war Thomas, der den Bedarf an besseren Cashflow- und Projektberichten erkannte und sich an Power Partners wandte.

• Titel: Optimierung des Cashflows und des Projektmanagements bei einem industriellen Energieversorgungsunternehmen.
• Budget: 12 Tage
• Datenquellen: Visma Bouwsoft, Sage BOB und Excel

Vensol

Thomas Decraene ist Geschäftsführer in zweiter Generation bei Vensol. Er legt großen Wert auf die Optimierung der Geschäftsprozesse. Das ist eine Thema, das wir oft bei unseren Kunden sehen. Die neue Generation von Geschäftsführern in Familienunternehmen kommt mit einer innovativen und ehrgeizigen Vision für das Unternehmen zu uns. Sie wollen auf die neuesten Trends reagieren und vor allem die Zukunft des Unternehmens mit Digitalisierung und modernen Management-Methoden sichern. Geschäftsführer wie Thomas entscheiden sich dann oft für moderne Microsoft-Technologien wie Power BI und Azure.

Als gelernter Projektleiter/Manager im Jahr 2022 hat Thomas den Ehrgeiz entwickelt, mehr Erkenntnisse aus Betriebs- und Finanzdaten seines Betriebs zu gewinnen. Ein Jahr später ist der Betrieb nicht wiederzuerkennen.

Herausforderung

Das Team von Vensol ist seit Jahren mit Bouwsoft vertraut, einem spezialisierten ERP-System, das speziell für Bauunternehmen entwickelt wurde, die auf Projektbasis arbeiten. Das ERP-System ist uns nicht unbekannt; wir haben es bereits bei Techbox ein Projekt auf Bouwsoft umgesetzt. Bouwsoft spielt eine zentrale Rolle in den täglichen Prozessen von Vensol und enthält viele wertvolle Betriebsdaten. Auch für die Buchhaltung wird BOBSage verwendet.

Bouwsoft unterstützt Vensol gut bei den täglichen Abläufen. Aber ein Manager will mehr als nur ein operatives ERP-System. Als (Projekt-)Manager möchte man einen zeitnahen und regelmässigen Überblick über über sein Unternehmen haben. Es ist einfach unmöglich, ständig nach dem aktuellen Status von mehr als 40 laufenden Projekten zu suchen. Budgets, Positionen, Stunden, Ausrüstung, Rechnungen usw. Es fühlt sich an wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen. Chancen bleiben ungenutzt. Probleme werden zu spät erkannt. Und in der Nachkalkulation am Ende des Projekts wird man dann vor vollendete Tatsachen gestellt.

Das ist Vensol nicht genug, sie wollen proaktiv Chancen und Probleme in ihren Projekten erkennen und darauf reagieren. Deshalb wurde auf ein automatisiertes Projektmanagement-Dashboard in Power BI umgestellt.

Lösung

Ein Power BI-Dashboard zeigt die drei Hauptkostentreiber aus dem ERP-System: Artikel, Stunden und Material. Diese werden kombiniert, um die Gesamtkosten (rot) anzuzeigen, die dann mit dem Projektbudget (blau) verglichen werden. Anhand dieses Dashboards kann das Team von Vensol sofort erkennen, welche Kosten logisch sind und welche Kosten in Bezug auf die Projektkompetenz unverhältnismäßig sind. Nach der monatlichen Rechnungsstellung können sie auch die tatsächlich in Rechnung gestellten Beträge einsehen (grün).

Oben auf dem Dashboard gibt es spezielle Filter, mit denen sie Daten nach Unternehmen, Kunde, Status, Zeitraum und Datum anzeigen können. Auf diese Weise erhalten sie einen detaillierten Überblick über die relevanten Informationen, die sie benötigen. Das Dashboard bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Daten zu analysieren und Erkenntnisse zu gewinnen.

Die Übersichtsansicht des Dashboards ermöglicht es Ihnen, eine breite Palette von Informationen auf einen Blick zu sehen, im Gegensatz zu der zeitraubenden Aufgabe, Daten in ihrem ERP-System nachzuschlagen oder manuell zu exportieren. Das macht einen grossen Unterschied in Bezug auf Zeit und Aufwand.

Neben dem Dashboard "Übersicht" gibt es auch ein Dashboard "Detailansicht". Die Analyse beginnt auf dem Übersichts-Dashboard. Wenn uns ein Projekt ins Auge fällt, schauen wir es uns im Detail an.

Was können wir alles pro Projekt sehen:

• Der akzeptierte Betrag des Angebots
• Der in Rechnung gestellte Betrag
• Die Gesamtkosten
• Die Bruttogewinnspanne in Prozent und Euro
• Der Fortschritt in Prozent
• Den prozentualen Anteil der Kosten, der den Artikeln zugeordnet ist
• Der Prozentsatz der Kosten, die den Arbeitsstunden zugeordnet sind
• Der Prozentsatz der Kosten im Vergleich zum Budget

Darüber hinaus können wir auch die budgetierten und die tatsächlichen Kosten pro Kostenbestandteil sehen, und zwar

• Kosten für Artikel
• Kosten für Arbeitsstunden
• Kosten für Ausrüstung
• Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen

Datenkultur

Vensol begann mit der Verwendung von Power BI durch einen Kick-off-Beratungstag von Power Partners. Inzwischen befindet sich das Unternehmen bereits in der nächsten Phase: dem Übergang zu einer gelebten Datenkultur. Neben Thomas nimmt nun ein weiterer Mitarbeiter an einer Power BI-Schulung teil, um die Nutzung von Power BI im Unternehmen zu erhöhen. Sie sind auf dem richtigen Weg und beabsichtigen, bald ihre eigenen Berichte auf der Grundlage ihres bestehenden DataWarehouse zu erstellen. Es ist wichtig, dass nicht nur das Management, sondern auch andere wichtige Mitarbeiter die Dashboards nutzen.

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Kurz und bündig

Große Menge an Daten:

Vensol arbeitet mit einer großen Menge an Daten. Sie haben zum Beispiel BOBSage für alle Finanzdaten, Visma Bouwsoft für das Projektmanagement und Excel für Budgets.

Die Komplexität der Projekte:

Es gibt viele Facetten, die sie berücksichtigen müssen, wie Planung, Budgetierung, Projektfortschritt und Kostenkontrolle.

Strenge Budgets und Fristen:

Vensol verfügt über eine präzise Budgetierung und Kostenkontrolle, um Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Schnelle Entscheidungsfindung:

Mit Power BI können Thomas und andere Projektmanager ihre Daten analysieren und Entscheidungen auf der Grundlage von tatsächlichen Daten und nicht von Annahmen treffen.

Kollaboration zwischen Abteilungen:

Enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, z. B. Technik, Projektmanagement und Finanzen.