Heinrich Brandmeldetechnik: Kontrolliertes Wachstum dank BI

Heinrich Brandmeldetechnik? Das klingt erst mal nach klassischem Handwerk. Wer jedoch die Möglichkeit hat, die Geschäftsräume in der Nähe von Regensburg zu besuchen, der wird schnell feststellen, dass die Heinrich Brandmeldetechnik alles andere als ein normaler Handwerksbetrieb ist. Inwiefern? Davon handelt dieser Beitrag.

• Titel: Management Dashboards
• Auftraggeber: Heinrich Brandmeldetechnik GmbH
• Budget: 15 Tage (für 6 Dashboards)
• Datenquellen: ES Office, Buchhaltung, Finanzplanung (Excel)

Stinknormal? Aber nicht die Heinrich Brandmeldetechnik!

Da wären zum einen die Geschäftsräume: Untergebracht ist die Heinrich Brandmeldetechnik nicht im anonymen Industriegebiet, sondern in der alten Post in Ponholz, einem denkmalgeschützten Gebäude mit eigenem Wikipedia Eintrag.

Zum anderen ist da natürlich Alex: Der Gründer und Inhaber des Unternehmens mit fast zehnjähriger Geschichte ist alles andere als ein gemütlicher Patron. Vielmehr bringt er seine Firma mit messerscharfem Verstand und einer selten gesehenen Geradlinigkeit auf Kurs zum nächsten Wachstumsschritt.

Alexander Heinrich: Erfolg dank Klarheit

Lernen Sie im folgenden kurzen Interview Alexander Heinrich kennen und erfahren Sie, wieso für ihn Dashboards und systematisches Risikomanagement mit Power BI so wichtig sind:

Business Intelligence Dashboards

Wir durften für die Heinrich Brandmeldetechnik gleich eine ganze Suite von Management Dashboards bauen. Der Daten-Rückgrat bildet dabei wie oft das ERP System. In diesem Fall handelt es sich um ES Office, auch manchmal ES2000 genannt. Dieses Warenwirtschaftssystem, welches auf Errichter von Sicherheitssystemen spezialisiert ist, offenbarte uns - wie so oft - einige ungeahnte Daten-Goldschätze, die im ERP, das sich auf operative Prozesse fokussiert, nicht geschürft werden.

Gewinnanalyse

Klar, jeder Steuerberater kann auf Knopfdruck eine BWA (Gewinn- und Verlustrechnung) generieren.

Aber wieso schauen so wenige Unternehmer regelmässig da rein?

Genau: Zahlen sind langweilig. Uns Unternehmer interessieren nicht die Details, sondern die Antworten auf ein paar wenige wichtige Fragen. In Zusammenhang mit Gewinn und Verlust sind diese Fragen:

1. Mache ich Gewinn?
2. Werde ich dieses Jahr voraussichtlich Gewinn machen?
3. Werde ich mehr Gewinn machen als letztes Jahr?

3x ja? Bravo, alles grün. Zurück an die "richtige" Arbeit.

Mindestens ein Nein? Es hilft alles nichts: BWA zücken und die Buchhaltung oder den Steuerberater anrufen.

Für die Heinrich Brandmeldetechnik haben wir uns bei der Gewinnanalyse bewusst auf die Grobanalyse fokussiert und einen häufigen Fehler beim Dashboarddesign vermieden: Den Fehler, alle verfügbaren Daten in ein Dashboard reinquetschen zu wollen.

Kundenanalyse

Ein Betrieb wie die Heinrich Brandmeldetechnik hat naturgemäss viele wiederkehrende Kunden. Kein Wunder also will Alexander Heinrich konsequent auf langfristige, tiefe Kundenbeziehungen setzen. Dazu ist es ihm wichtig, die Entwicklung der Kunden nach folgenden Dimensionen zu analysieren:

1. Zeit: Welche Kunden machen immer mehr Umsatz? Welche immer weniger?
2. Kundengruppe: Lieben mich meine A-Kunden genau so wie ich sie?
3. Auftragsart: Sind die Inspektionen die Verkaufstreiber, oder doch eher die Projekte?

Wir haben uns die Mühe gemacht, dieses Dashboard komplett zu anonymisieren und als interaktives Dashboard hier zu Verfügung zu stellen. Probieren Sie es aus! Die Bedienung ist (fast) selbsterklärend, und mit blossem Rumklicken lässt sich erfahren, wie hilfreich es ist, dass in Power BI die verschiedenen visuellen Komponenten verknüpft sind und sich als gegenseitige Filter nutzen lassen.

Kostenanalyse

Jeder Unternehmer lernt früher oder später - manchmal auf die harte Tour - dass wir immer wieder kurzfristigen Umsatzschwangkungen ausgeliefert sind. Deshalb bauen wir ja alle schön finanzielle Reichweite auf. Und deshalb ist es so wichtig, die Kosten jederzeit im Griff zu haben und Fehlentwicklungen früh zu erkennen.

Wie?

Natürlich mit einem Dashboard.

Auch in diesem Dashboard haben wir auf unser bewährtes Design gebaut:

1. Kopfzeile mit Filter
2. oben links die Entwicklung über die Zeit-Dimension
3. oben rechts ein Diskriminator - in diesem Fall die Kostenart
4. Unten die Detailanalyse für die ausgewählten Filter

Die Detailanalyse schafft es, Ist-Zustand und Entwicklung in absoluten Zahlen und Prozenten in einer einzigen Visualisierung zu vereinen. Das sieht nicht nur fancy aus sondern ist auch enorm nützlich bei der Detailanalyse.

Geo-Location für die gesamte Belegschaft

Der Einsatz von online-Karten und Geolocation-Daten wird immer beliebter, wie wir anhand unseren Kundenanfragen feststellen können. Aber auch für uns war der Einsatz in Zusammenhang mit einer Mobil-Anwendung auf dem Smartphone eine besondere Herausforderung. Hier handelt es sich nämlich nicht um eine klassische BI Anwendung. Ausserdem stellt der kleine Screen eine besondere Anforderung ans Design und die User Experience (UX).

Das Ziel ist, den Servicetechnikern ein Tool in die Hand zu geben, welches selbständiges Entscheiden und handeln erlaubt und gleichzeitig den administrativen Aufwand in den Büros der Heinrich Brandmeldetechnik gering hält.

Die Idee ist simpel: Ist ein Monteur früher als geplant mit seinem Einsatz fertig, so schaut er auf seinem Smartphone nach, wo in seiner Umgebung noch Wartungen ausstehen.

Eine besondere Herausforderung war, dass die Daten jederzeit aktuell sein müssen. Anders als bei klassischen BI Anwendungen, wo tages- oder wochengenaue Zahlen oft ausreichen, will ein Servicetechniker natürlich genau wissen, ob die geplante Inspektion tatsächlich noch nicht ausgeführt ist. Dies stellten wir mit einer sogenannten Direct Query sicher, die über das Power BI Gateway eine Live-Verbindung zwischen dem Handy und der ERP-Datenbank aufrecht hält.

Success-Screen: Power BI auf dem Smart TV

Mit Power BI ist es immer dasselbe: Sind die Daten erst mal in einem sauberen analytischen Datenmodell aufbereitet, beginnen die Ideen zu sprudeln. Glücklicherweise ist es auch so: Sind die Daten sauber aufbereitet und kennen wir diese, dann ist die Erstellung eines Dashboards recht schnell erledigt. So hatten wir kein Problem, folgende coole Idee von Alexander Heinrich als kleines Goodie zu offerieren: Eine Landkarte, designt für einen Screen im Büro der Heinrich Brandmeldetechnik. Die Projekte werden visualisiert, der Erfolg wird erlebbar gemacht. Let's conquer Bavaria!

Technisch gesehen ist das Setup mit Smart-TV etwas tricky. Einerseits muss eine geschützte Verbindung hergestellt werden, da man ja das Dashboard nicht öffentlich einsehbar machen möchte. Andererseits muss sichergestellt werden, dass sich das Dashboard selbständig (d.h. ohne User-Interaktion) aktualisiert. Beides ist allerdings relativ leicht zu bewerkstelligen, wenn man den Dreh erst mal raus hat.

Und so stelle ich mir gerne vor, wie sich die gesammelte Heinrich-Mannschaft jeden Morgen vor dem Bildschirm im Empfangsraum der alten Post versammelt, die geballte Faust in die Höhe wirft und im Chor ruft: "Wir sind hier in unserm Revier! Aus dem Weg, jetzt kommen wir!"

Social Media Marketing Dashboard in Power BI

Und bereits arbeitet Power Partners am nächsten Projekt mit der Heinrich Brandmeldetechnik. Geplant ist ein integrales Social Media Marketing Dashboard, welches den Erfolg der Marketing-Kampagnen sicherstellen wird und den Erfolg von verschiedenen Kanälen messen und vergleichen kann. So werden Kampagnen auf Facebook, Google Adwords, Bing Ads, sowie Mailchimp in einem integrativen Dashboard zusammengeführt und verglichen. Wer weiss, vielleicht gibt es zu einem späteren Zeitpunkt ein "Dashboard des Monats" zu diesem Thema?

Kunden machen uns stark!

Wir sind unglaublich dankbar, Kunden wie Alexander Heinrich zu haben: Kunden, die genau wissen, was sie wollen. Kunden, die strategisch denken. Und nicht zuletzt Kunden, die uns mit ihren Ideen fordern und nicht locker lassen, bis wir das Unmögliche möglich gemacht haben. Denn genau dieses Mindset bringt uns weiter, macht uns stärker und besser. Danke, Alex!