Siworks: Kulturwandel dank Email Analyse

Kennen Sie das? Ihre Mailbox ist voll, und im Minutentakt kommt mehr rein. Und wenn Sie sich endlich dazu aufraffen, Ihre Mailbox aufzuräumen, dann fragen Sie sich wieder und wieder, wieso Sie überhaupt auf dem Verteiler sind, und was Sie diese Mail angeht. So oder ähnlich muss es Simon Moser von siworks ergangen sein als er uns beauftragte, ein Power BI Dashboard zur Analyse des Mailverkehrs zu entwickeln. Erfahren Sie, wie er seine Belegschaft mittels Zugang zu Information zu einem effizienteren Verhalten anregt und befähigt, besser zu kommunizieren.

Das Problem: Zu viele Emails

Simon Moser ist so erfolgreich wie umtriebig: Seine Firmengruppe siworks besteht aus vier Firmen in den Bereichen Immobilien, Brandschutzsysteme, sowie IoT. Mit geschickter Förderung von Talenten hat er die Verantwortung soweit an Geschäftsführer delegiert, dass er trotzdem noch ab und zu zum Schlafen kommt. Vor kurzem hat er nun mit der "Unternehmensschmiede Genossenschaft" auch formell eine Struktur geschaffen, die es seinen Unternehmen erlaubt, von zentralen Diensten wie gemeinsamen Geschäftsräumen, IT Infrastruktur, oder Admin und Buchhaltung zu profitieren, während die einzelnen Unternehmen strategisch weitestgehend unabhängig voneinander fungieren. In einem Bereich ist Simon Moser allerdings noch weit von seiner Vision entfernt: Bei der internen E-Mail Kommunikation.   

Stein des Anstosses war die immer grösser werdende Flut an E-Mails, quer durch alle Geschäftszweige und Firmen. Er stand vor der Wahl: Entweder verbringt er jeden Tag Stunden mit dem Lesen von dutzenden Mails, von welchen ein Grossteil für ihn völlig unwichtig war. Oder er löschte die cc-Mails wahllos und riskierte, wichtige Informationen zu verpassen. "Ich erkannte, dass der Sender des E-Mails der oder die einzige ist, die entscheiden kann, welcher Adressatenkreis jeweils sinnvoll ist." Aber was tun, wenn sich die Sender standhaft weigern, diese Verantwortung zu übernehmen? 

Die Lösung: Ein Power BI Dashboard

Zuerst tüftelte er an einem KPI. Aber das ist schwieriger, als es klingt. "Ich wollte ja nicht das E-Mail-Schreiben per se verteufeln. Aber wie soll eine Kennzahl erkennen, ob der Empfängerkreis für eine bestimmte E-Mail adäquat ist?" 

Gemeinsam mit Power Partners wurde also eine andere Strategie entwickelt. Gemäss unserer Erfahrung braucht es nämlich nicht immer das perfekte KPI. Oft reicht es auch, der betroffenen Mitarbeitergruppe Zugang zu den relevanten Informationen zu geben. In diesem Fall bauten wir ein Dashboard, das es erlaubt, den Mail-Verkehr zu analysieren. Eine intuitive Drill-Funktionalität erlaubt es, den Mail-Flow nach Geschäftszweig und Team herunterzubrechen.  

"[Das Dashboard] ermöglicht uns, zu diskutieren welche Organisation wir sein wollen, wie wir miteinander und mit unseren Kunden kommunizieren. Und wie wir unsere Prozesse verbessern." 

Diese Verhaltensänderung durch Erkenntnis beobachten wir immer wieder: Auf der Suche nach der perfekten Kennzahl geht oft vergessen, dass der Zugang zur richtigen Information oft reicht, das Verhalten von Gruppen zu verändern. Die meisten Menschen sind gut darin, Zahlen zu interpretieren, wenn sie verstehen, worum es dem Chef geht. 

Das Resultat

Und wie hat das funktioniert? Simon Moser wiegelt ab: Für eine abschliessende Beurteilung ist es noch zu früh. Aber die ersten Signale sind durchwegs positiv. Das Dashboard ist mehr als ein Augenöffner. Es ist auch ein Gesprächseröffner. Die Daten sind - wie oft - interpretationswürdig. Aber genau das ist gut. "Es ermöglicht uns, zu diskutieren welche Organisation wir sein wollen, wie wir miteinander und mit unseren Kunden kommunizieren. Und wie wir unsere Prozesse verbessern." 

Und was hat ihn am meisten überrascht? Simon Moser lacht: "Am meisten gestaunt habe ich, wieviele Mails ich selber verschicke. Und auch bei mir war der Verteiler oft zu gross!". Das ist nicht untypisch: Als Beobachter erkennt man Fehlverhalten der anderen oft sehr treffsicher, wohingegen man bei sich selbst schneller mal ein Auge zudrückt, ohne es zu merken. Dieser Effekt ist auch unter dem Namen Akteur-Beobachter Unterschied bekannt. Und bei Simon Moser förderte er vor allem sein Verständnis für das Fehlverhalten seiner Belegschaft. "Der Mensch ist selten böswillig, aber oft blind. Und gerade deshalb ist es so wichtig, den Mitarbeitern die richtigen Informationen zu geben.", sagt er schmunzelnd, bevor er in sein nächstes Meeting rennt. 

Das Dashboard zum Ausprobieren

Und so sieht es aus, das Dashboard:

Ausprobieren kann man es live, mit dummy-Daten unserer fiktiven Firma Mocca Royal: