Wees eens eerlijk, herken je dit? Je mailbox is vol, en je krijgt er elke moment meer. Als je uiteindelijk besluit je mailbox op te ruimen, vraag je je steeds weer af waarom je op de mailinglijst staat en waar deze e-mail over gaat. Dat moet Simon Moser van siworks ook gedacht hebben. Hij vroeg ons een dashboard te ontwikkelen om het e-mailverkeer binnen zijn bedrijven te analyseren. Lees hier hoe hij de toegang tot informatie (business intelligence) gebruikt om zijn medewerkers aan te moedigen en in staat te stellen zich efficiënter te gedragen en beter te communiceren. Wie is die lastige klant die zoveel van mijn tijd vergt?
Beschrijving
- Titel: Email Analyse
- Type: Team Challenge
- Klant: siworks AG
- Budget: 3 dagen
- Databronnen: Logfiles van de emailservers, Active Directory
Het Probleem: té veel emails
Simon Moser is een duizendpoot, zijn rijk bestaat uit maar liefst vier bedrijven op het gebied van immobiliën, brandbeveiligingssystemen en IoT. Door talent kundig te bevorderen, heeft hij de verantwoordelijkheid zo gedelegeerd aan directeuren dat hij af en toe nog eens tijd heeft om te slapen ook.
Recent, richtte hij de "Unternehmensschmiede Genossenschaft" op. Hiermee heeft hij nu ook formeel een structuur gecreëerd die zijn bedrijven in staat stelt te kunnen profiteren van centrale diensten zoals gedeelde kantoren, IT-infrastructuur, administratie en boekhouding, terwijl ze strategisch elk afzonderlijk en onafhankelijk van elkaar functioneren. Er is echter één gebied waar Simon Moser nog ver van zijn visie verwijderd is: de e-mailcommunicatie.
Reeds geregistreerd?
Bent u reeds geregistreerd voor onze "Dashboard van de Maand" nieuwsletter? Elke maand stellen we u een uniek dashboard voor en verduidelijken we hoe onze klanten doelen voorop stellen en deze aan de hand van Power BI trachten te bereiken. Niet te missen!
Het struikelblok was de steeds groter wordende stroom van e-mails in alle bedrijfssectoren en verschillende ondernemingen. Hij stond voor een keuze. Ofwel bracht hij elke dag uren door met het lezen van tientallen e-mails, waarvan de meeste voor hem volstrekt onbelangrijk waren. Of hij schrapte de cc-mails zonder onderscheid en dreigde belangrijke informatie te missen.
"Ik besefte dat de afzender van de e-mail de enige is die kan beslissen welke geadresseerde in elk geval zinvol is." Maar wat te doen als de afzenders deze verantwoordelijkheid met hand en tand weigeren?
De Oplossing: Power BI Dashboard
Eerst knutselde hij aan een KPI, maar dit bleek moeilijker dan gedacht. "Ik wilde e-mailverkeer niet per se demoniseren. Maar hoe moet een KPI bepalen of de ontvanger geschikt is voor een bepaalde e-mail?"
In samenwerking met Power Partners is daarom een andere strategie ontwikkeld. Onze ervaring is dat je niet altijd de perfecte KPI nodig hebt. Vaak is het voldoende om de betrokken groep werknemers toegang te geven tot de relevante informatie. In dit geval hebben we een dashboard gebouwd waarmee we het e-mailverkeer kunnen analyseren. Een intuïtieve filterfunctie maakt het mogelijk om de e-mailstroom per bedrijfslijn en per team in detail te bekijken.
"Het dashboard stelt ons in staat om te bespreken welke organisatie we willen zijn, hoe we met elkaar en onze klanten communiceren en hoe we onze processen kunnen verbeteren."
Bij de zoektocht naar de perfecte KPI wordt vaak vergeten dat toegang tot de juiste informatie al voldoende kan zijn om het gedrag van groepen te veranderen. De meeste mensen zijn goed in het interpreteren van getallen als ze begrijpen waar het bij de baas om gaat.
Resultaat
En hoe werkte dat? Simon Moser weegt af: "Het is nog te vroeg voor een definitief oordeel, maar de eerste signalen zijn algemeen positief." Het dashboard is meer dan een eyeopener, het is ook een gespreksopener. De gegevens zijn - zoals zo vaak – voor interpretatie vatbaar. Maar dat is goed ook: "Het stelt ons in staat om te bespreken welke organisatie we willen zijn, hoe we met elkaar en met onze klanten communiceren. En hoe we onze processen verbeteren."
En wat verraste hem het meest? Simon Moser lacht: "Wat me het meest verbaasde was hoeveel mails ik zelf stuurde. Mijn mailinglijst was vaak ook te groot!" Dat is niet atypisch: als toeschouwer kun je het wangedrag van anderen vaak heel nauwkeurig zien, terwijl je bij jezelf sneller een oogje dichtknijpt zonder dat je het merkt. Dit effect wordt ook wel actor-waarnemersverschil genoemd. In het geval van Simon Moser bevorderde het vooral zijn begrip voor het mailgedrag van zijn personeel. "De mens is zelden kwaadaardig, maar vaak blind. En juist daarom is het zo belangrijk om medewerkers de juiste informatie te geven", zegt hij met een glimlach voordat hij zich naar zijn volgende vergadering haast.
Test nu zelf het dashboard
Dit is hoe het dashboard eruit ziet:
Je kan het interactieve dashboard zelf uittesten, de data is van ons fictief bedrijf Mocca Royal:
Voelt Power BI nog niet helemaal vertrouwd aan?
Boek nu een van onze opleidingsmodules via Power BI Classes!
