Techbox is een snelgroeiend West-Vlaams installatiebedrijf met vestigingen te Kuurne en Bredene die meer dan 120 medewerkers telt. In de afgelopen jaren is Techbox, dankzij de samensmelting van 3 sterkte bedrijven met elk hun eigen specialisatie, uitgegroeid tot een betrouwbare partner die expertise en service kan bieden op vlak van ventilatie, airco, sanitair & Cv. CEO Kurt Declerck zag een nood voor betere rapportering om hun verdere groei te faciliteren.
- Titel: Management dashboards (hier focus op projectmanagement)
- Klant: Techbox
- Budget: 22 dagen (2 datasets, 8 dashboards)
- Databronnen: Bouwsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Excel
De Bouw
Veel projecten, veel onderaannemers, veel kosten van materialen, werkuren, particulieren/professionele klanten... De bouwsector verleent zich perfect tot business intelligence. Er schuilen schatten van informatie in de data, al worden deze nog al te vaak diep verstopt in ERP pakketten of Excel spread sheets.
Naast de klassieke profit & loss, kostenanalyse en winstgevendheid, heeft de bouwsector ook enkele zeer specifieke dashboard toepassingen. Spontaan denken wij dan aan projectanalyses & efficiëntie van ingezette middelen. De sector wordt ook gekenmerkt door de orderboekjes en de vele offertes die worden uitgeschreven. Hierin schuilt dan weer de mogelijkheid om bepaalde forecasts te ontwikkelen, conversieratio's, order backlog...
De bouwsector verleent zich perfect tot het inzetten van Business Intelligence.
Jules Vandierendonck - Power Partners
Typisch voor de sector is ook de structuur van de organisatie. Je hebt natuurlijk de arbeiders die ter plaatse op de werf de activiteiten uitoefenen. Daarnaast heb je projectmanagers die meerdere teams op verschillende werven aansturen en de evolutie van de opdrachten opvolgen. Vervolgens heb je dan uiteraard de finance, sales, boekhouding, hr, management... afdelingen in het hoofdkantoor.
De volgende stap in ons groeiproces zal data-gedreven zijn.
Kurt Declerck - CEO Techbox
Het is belangrijk dat elke schakel in de organisatie exact die data (en dashboards) ter beschikking krijgt die nodig zijn om de bedrijfsprocessen te verbeteren. Bij Techbox was dit niet anders. De projectmanagers hebben dashboards ter beschikking met data over hun eigen werven. Terwijl het management een helikopteroverzicht krijgt van al de werven.
Dergelijke zaken dienen als extra security te worden ingebouwd. Maar eigenlijk valt dit in Power BI eenvoudig te implementeren. Elke gebruiker krijgt een unieke login gekoppeld aan zijn e-mailadres, de data wordt dan gefilterd naar gelang wie er inlogt. Gelukkig blijven licenties betaalbaar (€8,40/per gebruiker per maand).
De data
Het volledige BI project bestond uit meerdere dashboards op verschillende fronten, de klassieke P&L laten we in dit artikel even buiten beschouwing. We hadden het eerder al over de projectgerelateerde kosten. Techbox telt jaarlijks zo'n 3700 uitgevoerde wooneenheden gaande van villa's tot appartementsblokken, hotels, rust- en verzorgingstehuizen, kantoren...
Je merkt het, zonder BI tool wordt dit al snel onmogelijk om de zaken gericht te analyseren.
Jules Vandierendonck - Power Partners
Deze projecten zijn verspreid over heel Vlaanderen en worden opgevolgd door een 15-tal projectmanagers. Alle transacties van deze projecten worden opgeslagen in het ERP-programma, jaar na jaar. Je merkt het, zonder BI tool wordt dit al snel onmogelijk om de zaken gericht te analyseren.
Met dergelijke hoeveelheid transacties zou je snel verleid zijn om enkel naar het eindresultaat van het project te kijken. Probleem hierbij is dat je de werkelijke drijvers van het resultaat niet in de gaten houdt en je zo niet in staat bent om tijdig bij te sturen. Het is daarom belangrijk om een helikopteroverzicht te hebben van alle projecten. Dit overzicht kan je dan filteren naar projectmanager/divisie/jaar... eventueel ook regio/klant enz.
Power BI laat ons toe om een diepere en visuele analyse van onze data op te zetten.
Bart Waelkens - Managing Director Techbox, divisie houses & buildings
Uiteraard wil je een individueel project ook in detail gaan bekijken. Aan elk project wordt een projectmanager toegewezen. Hij staat in voor de goede opvolging van het project. Naast de klantenrelatie en het aansturen van het team is het uiteraard belangrijk dat een project binnen de budgetten wordt opgeleverd.
De 4 belangrijkste kostdrijvers voor een (Techbox) project zijn het volgende:
- Uren (eigen personeel)
- Artikelen
- Materiaal
- Onderaannemers
Een keer per maand overloop ik samen met de projectmanagers hun eigen projecten in Power BI.
Bart Waelkens - Managing Director Techbox, divisie houses & buildings
Reeds geregistreerd?
Bent u reeds geregistreerd voor onze "Dashboard van de Maand" nieuwsletter? Elke maand stellen we u een uniek dashboard voor en verduidelijken we hoe onze klanten doelen voorop stellen en deze aan de hand van Power BI trachten te bereiken. Niet te missen!
Het BI proces
Toen we voor het eerst in contact kwamen met Techbox, hadden ze net besloten om van ERP-programma te veranderen. Ze gingen van het grote Microsoft Dynamics naar een kleinere gespecialiseerde speler, Bouwsoft. "Dit heeft ons echter niet afgeremd om het BI verhaal mee te nemen in de implementatie." aldus Kurt. "De consultingdag met Christoph en Jules vond plaats 4 maand voor de uitrol van ons ERP. Hierdoor hadden we genoeg tijd om de 2 verhalen goed op elkaar af te stemmen."
Het is belangrijk om het BI verhaal als een lange termijn investering te zien zowel in kost als in tijd.
Kurt Declerck - CEO Techbox
"We merkten dat we bepaalde zaken in Bouwsoft (ERP) nog te vaak leeg lieten. Dit kwam dan steeds erg zichtbaar in de dashboards." Ondertussen zijn we zo’n 18 maand na het eerste contact met Techbox. We rolden reeds meerdere op maat gemaakte dashboards uit. Toch hebben we nog bijna wekelijks contact met het Techbox team om zaken te verfijnen, toe te voegen, te optimaliseren.
Belangrijk is ook om het team te doen geloven in de lange termijn effecten van dergelijke investering. "Shit in is shit out. Als team werken wij eraan om de data input telkens te verbeteren. Hoe meer je met Power BI begint te werken hoe preciezer je weet welke analyses je nodig hebt." aldus Bart, die zelf ook de eerste stappen gezet heeft via een online Power BI training.
Nu we de dataset hebben, kan ik binnenkort zelf eenvoudige dashboards bouwen.
Bart Waelkens - Managing Director Techbox, divisie houses & buildings
Het uiteindelijke doel als ondernemer is om een datacultuur te ontwikkelen die doorsijpelt in de volledige organisatie.
Stap 1: Filter voor Projectmanager
Met de filter linksboven selecteren we een projectmanager. Het dashboard wordt nu gefilterd, we zien rechts meteen de resultaten voor deze projectmanager. In het midden zien we de resultaten van deze PM per divisie. Onderaan zien we de projecten waarvoor hij verantwoordelijk is.
Stap 2: Bekijk project in detail
We scrollen in de lijst onderaan doorheen de projecten. Adhv kleuren tonen we of de projecten voldeden aan de verwachte brutomarges. We nemen er een specifiek project uit. Met de rechter muisknop selecteren we een project om in detail te bekijken.
Stap 3: Projectoverzicht
We belanden hiermee op een nieuw dashboard. Al de data die je hier ziet is gefilterd voor 1 project. Bovenaan zien we enkele belangrijke parameters. Onderaan zien we grafieken die de kosten van dit project in detail weergeven. Hoe verhouden de werkelijke kosten zich van de verwachtte kosten? Loopt de loonkost uit de hand?
Heb je zelf ook een dashboard idee voor je eigen team? Met onze prijscalculator kan je in slechts 5 stappen eenvoudig berekenen wat dit moet gaan kosten.
