Optimale Lagerbewirtschaftung von Umbrosa dank Power BI

Kunde: Umbrosa

Projekt-Budget: 10 Tage

1. Das Power Partners Data Warehouse für Business Central war die Grundvoraussetzung für dieses Projekt (erfahren Sie mehr unter: DWH BC edition )
2. Power BI-Berichte:
   • Umsatz - 5 Tage
   • Lager - 5 Tage

Der Inhalt dieses Artikels konzentriert sich auf das Lager-Reporting.

Datenquellen: Business Central & Excel

Umbrosa ist ein Hersteller von Premium-Sonnenschirmen mit Sitz in Roeselare, Belgien. Die hochwertigen Materialien und das zukunftsweisende Design spricht vor allem Profis an: Restaurants und Hotelketten weltweit zählen zu den Kunden. Das Markenzeichen sind langlebige Produkte, die ebenso ästhetisch wie funktional sind.

Die Kombination aus Design, Flexibilität (der bewegliche Arm), Sturmfestigkeit, Preis/Qualität, einfacher Wartung/Lagerung und der langfristigen und schnellen Verfügbarkeit von Ersatzteilen sind einige der Hauptgründe, warum sich Kunden für Umbrosa entscheiden.

Ein weiteres Element in der Umbrosa-DNA: Mit der lokalen Produktion in Belgien unterstützt das Unternehmen die lokale Wirtschaft. Aber auch die Kunden haben Vorteile: Die Produktion vor Ort ermöglicht einen schnellen Versand der Bestellungen innerhalb der EU. Das Gleiche gilt für Kunden in den USA, dank eines lokalen Lagers.

Um sicherzustellen, dass die Kundenbestellungen pünktlich und mit minimalen Wartezeiten ausgeliefert werden - ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Umbrosa im Vergleich zu anderen Sonnenschirmherstellern - wurde von einem manuellen Excel-basierten Planungssystem auf einen automatisierten Power BI-Planungsbericht umgestellt. Heute nutzt Umbrosa zwei Power BI-Berichte zur effizienten Verwaltung von Bestand und geplanter Produktion unter Berücksichtigung der geordeten Bestellungen.

Bestandsübersicht

Umbrosa versendet seine Produkte weltweit - von Australien über die Vereinigten Arabischen Emiraten bis nach Europa und in die Vereinigten Staaten. Eine effiziente Bestandsplanung ist unerlässlich, um eingehende Bestellungen rechtzeitig zu bedienen, insbesondere bei der Belieferung von internationalen Premium-Hotelketten wie Hilton Hotels & Resorts und The Ritz-Carlton.

Mit zunehmender Nachfrage wurde die Planung für die Herstellung von Ersatzteilen immer schwieriger. Die Excel Tabellen wurden immer komplexer, langsamer und fehleranfälliger.

Um dieses Problem zu lösen wollte Umbrosa seine Bestandsübersicht automatisieren. Power BI erwies sich als die perfekte Lösung. Zusammen mit dem Planungsteam von Umbrosa fand das Projektteam von Power Partners eine Lösung, die stets aktualisiert und korrekt ist, und so nicht nur den manuellen Aufwand verringert, sondern auch teure Planungsfehler verhindert.

Das Tool wird zweimal wöchentlich eingesetzt. Dabei wird überprüft, welche Artikel bestellt oder hergestellt werden müssen.

Dieses Tool spart uns viel Zeit bei der Planung.

Eveline Debruyne, Umbrosa

Funktion "Erwarteter Bestand"

Eveline Debruyne ist Produktionsplanerin bei Umbrosa. Typischerweise betrachtet sie einen Horizont von 10 Wochen. Das Tool visualisiert die Entwicklung des Lagerbestandes auf Wochenebene. Für jede Woche werden die folgenden Metriken pro Lagerartikel angezeigt:

• Anfangsbestand (InventoryUmbrosa)
• Output aus der Produktion (Output Productie)
• Einkauf (Inkoop)
• Verkauf (Verkoop)
• Externer Output
• Lagerbestand (Voorraad)

Die aufgeführten Komponenten sind für die Berechnung des aktuellen Lagerbestands von entscheidender Bedeutung. Es handelt sich um die Schlüsselfaktoren der Bestandsbewegungen.

Für jeden Zeithorizton können wir folgende Komponenten berechnen:

1. Anfangsbestand

Dies ist der Grundbestand zu Beginn eines bestimmten Zeitraums. Er dient als Grundlage für die Berechnung aller Änderungen, die aufgrund von Produktion, Einkäufen oder Verkäufen auftreten. Ohne diesen Ausgangspunkt ist es unmöglich, die Nettoauswirkungen nachfolgender Aktivitäten zu bestimmen.

2. Output aus der Produktion

Stellt den durch Fertigungsprozesse erzeugten Bestand dar. Er trägt zum Lagerbestand bei und spiegelt die Fähigkeit des Unternehmens wider, den Bestand intern aufzufüllen. Für Hersteller ist dies ein wichtiger Input, da er die Fähigkeit zeigt, die Nachfrage ohne externe Beschaffung zu decken.

Datum von Bedeutung: In unserem Modell betrachten wir das Ausgabedatum des Produktionsauftrags.

3. Einkauf

Hier werden die von externen Lieferanten erworbenen und georderten Bestände erfasst. Einkäufe tragen direkt zum Lagerbestand bei und sind wichtig, um die Nachfrage zu decken, wenn die interne Produktion allein nicht ausreicht. Dieser Faktor stellt sicher, dass der Lagerbestand sowohl interne als auch externe Beiträge widerspiegelt.

Wichtiges Datum: In unserem Modell betrachten wir das von unserem Lieferanten zugesagte Lieferdatum.

4. Verkäufe

Stellt den Bestand dar, der geordert oder verkauft und aus dem Lager entfernt wurde. Verkäufe sind die wichtigste Art und Weise, wie der Bestand abgebaut wird und spiegeln die Kundennachfrage wider. Ohne Abzug der Verkäufe wäre der Lagerbestand zu hoch angesetzt.

Datum von Bedeutung: In unserem Modell berücksichtigen wir Folgendes:

• Das versprochene Versanddatum für Waren, die an Kunden versandt werden.
• Das versprochene Versanddatum für interne Transfers von Artikeln zwischen Standorten und Lagern.
• Für Montagelinien verwenden wir das Fälligkeitsdatum, welches das geplante Fertigstellungsdatum des Montageprozesses widerspiegelt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle während der Montage verbrauchten Bestände zum richtigen Zeitpunkt verbucht werden.

5. Externer Output

Umfasst Bestände, die den Bestand aus anderen Gründen als dem Verkauf verlassen, wie z. B. Transfers an andere Standorte, Retouren oder Schwund (z. B. Beschädigungen). Die Berücksichtigung dieses Sachverhalts gewährleistet Genauigkeit, da alle nicht verkaufsbedingten Abgänge berücksichtigt werden.

Datum von Bedeutung: In unserem Modell betrachten wir das versprochene Versanddatum für eingehende Artikeltransfers

6. Lagerbestand

Der resultierende Saldo nach allen oben genannten Anpassungen. Er liefert den verfügbaren Bestands in Echtzeit. Nicht nur für heute, sondern auch für die Zukunft!

Die Fährigkeit, den Bestand in die Zukunft zu projizieren ist von entscheidender Bedeutung für die effiziente Produktionsplanung und Ressourcenallokation.

Schlüssel KPI Formel:
Anfangsbestand - Output aus Produktion - Einkauf - Verkauf - externer Output = Lagerbestand

Diese Formel ist universell. Aber natürlich liegt die Magie in der sauberen Beschaffung der darunterliegenden Daten.

Der Bericht verwendet ein einfaches Layout, das den IBCS-Farbcodierungsrichtlinien folgt, so dass Eveline leicht rote Punkte in der Spalte Lagerbestand erkennen kann, die anzeigen, dass ein Produkt nachbestellt werden muss.

Der Schwerpunkt liegt dabei immer auf Artikeln, die aufgrund der aktuellen Nachfrage Gefahr laufen, nicht mehr vorrätig zu sein. Mit einem oberen Filter kann Eveline problematische Artikel auswählen:

• filter "NICHT OK": ⛔ Zeigt Produkte an, die unter ihrem Sicherheitsbestand (Safety stock) liegen und sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• filter "OK": ✅ Zeigt Produkte oberhalb des kritischen Levels an.

Zusätzlich zeigen Tooltips die Nachbestellmengen für bestimmte Artikel an, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen.

Die Symbole in der Spalte "Lagerbestand" markieren Wochen mit potenziellen Lagerproblemen.

Die Zeitachsenansicht hilft Eveline zu verstehen, wann mehr produziert werden muss, beeinflusst durch Bestellungen, die für zukünftige Termine aufgegeben werden.

Offene Aufträge sind ein weiterer wichtiger Bereich im Power BI Sales Report von Umbrosa. Da sich die Saisonabhängigkeit auf die Geschäftszyklen auswirkt, geben die offenen Aufträge Aufschluss über den erwarteten Cashflow und das Timing.

Warum wir dieses Dashboard mögen? Anders als viele typischen BI Dashboards ist es nicht nur zurückblickend, sondern schaut in die Zukunft und hilft dem Team in echtzeit, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Es leitet die Benutzer zu konkreten Maßnahmen an, wie z. B. der Nachbestellung bestimmter Produkte, um optimale Lagerbestände zu erhalten.

80 % unseres Umsatzes machen wir in den Sommermonaten April bis Juli.
Deshalb ist es wichtig, im Voraus einen gewissen Lagerbestand für das Jahr zu planen und über die Wintermonate aufzubauen.
Unser Ziel ist es, das perfekte Gleichgewicht zwischen gleichmässiger Produktion, tiefem Lagerwert übers Jahr, und kurzfristiger Lieferbarkeit in den Sommermonaten zu finden.

Eveline Debruyne, Umbrosa

Letztendlich ist es einfach: Ein zu kleines Lager führt zu verpassten Verkaufschancen und verärgerten Kunden - und letztendlich zu einer verschlechterten Wahrnehmung des Brands. Ein zu hohes Lager führt zu hohen Lagerkosten.