Power BI Goals: Ziele spielend erreichen

Das neuste Feature von Power BI nennt sich "Goals", oder Ziele. Mit Power BI Goals definieren und strukturieren Sie Ihre Ziele. Oder die Ziele Ihres Unternehmens. Oder Ihres Teams. Der Clou? Mit einem Klick verbinden Sie ein Ziel mit einem Power BI Report. So stellen Sie sicher, dass Power BI im Hintergrund automatisch den Status Ihres Ziels aktualisiert. Bei Power Partners sind wir begeistert von dieser neuen Funktionalität. Kein Wunder also, dass der Einsatz von Power BI Goals beschlossene Sache ist. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Power BI Goals ist und wofür Sie es verwenden können. Also nichts wie los! Geben Sie die Richtung vor und verwandeln Sie Ihre Crew in ein eingeschworenes Team, welches am selben Strang zieht.

Power BI Goals: Einführung

Highlights

Direkteinstieg für den eiligen Leser. Das hat Power BI Goals zu bieten:

• Ziele können in einer Scorecard definiert und angezeigt werden. Es können beliebig viele Scorecards definiert werden, zum Beispiel pro Team, pro Abteilung, oder pro OKR Periode.
• Jede Scorecard kann beliebig viele Ziele enthalten.
• Eine Scorecard ist Teil eines Power BI Workspaces. Somit kann der Zugriff auf Scorecards beliebig festgelegt werden, zum Beispiel pro Team oder für einzelne Mitarbeiter.
• Es ist möglich, hierarchische Ziele zu definieren.
• Ein Ziel kann einer oder mehreren Personen, oder einer Gruppe zugeordnet werden.
• Ziele können mit Power BI Reports verbunden werden. Im Hintergrund holt sich dann Power BI die Daten und zeigt immer den jeweils aktuellen Stand an.
• Es ist auch möglich, manuelle und qualitative Ziele zu definieren und den Stand manuell einzutragen.
• Power BI Goals ist nahtlos in Microsoft Teams integriert. Die Ziele bestehen also nicht nur in Ihrem Kopf oder in einem verstaubten Excel.

Erster Eindruck von Zielen in Power BI

Im Power BI Service hat Goals einen eigenen Hauptmenupunkt erhalten. Das zeigt, dass Goals für Microsoft eine wichtige Neuerung sind.

Und so sieht eine Scorecard aus, wenn sie in Teams integriert ist:

Und im folgenden kurzen Video sehen Sie das Ganze in Action:

Voraussetzung

Public Preview

Power BI Goals wurde im Mai 2021 von Microsoft präsentiert. Stand jetzt (Juni 2021) ist es im Public Preview. Was heisst das? Public Preview bedeutet, dass Power BI Goals von allen Kunden produktiv genutzt werden kann. Jedoch sind noch nicht alle geplanten Features verfügbar, und Änderungen am Modul sind immer noch möglich.

Wer kann Power BI Goals verwenden?

Um Power BI Goals verwenden zu können, brauchen Sie einen Microsoft Tenant, d.h. ein Microsoft 365 Unternehmenskonto. Falls Sie in Ihrem Unternehmen bereits Microsoft 365 verwenden ist grundsätzlich alles da, und Sie benötigen nur noch die richtige Lizenz (siehe nächster Punkt).

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen kein Microsoft 365 verwenden und keinen Microsoft Tenenant haben, dann können Sie sich unter https://app.powerbi.com registrieren. Dies ist allerdings nur mit einer Unternehmens-Email-Adresse möglich. Gmail, Hotmail oder GMX, etc. funktionieren nicht.

Falls Ihr Unternehmen Power BI noch nicht nutzt kann es Sinn machen, sich zuerst über Kosten und Strategie zu informieren oder beraten zu lassen. Wenn Sie mögen, können Sie zu diesem Zweck gerne von unserer unverbindlichen und kostenlosen Online-Beratung profitieren. Über folgenden Link können Sie in nur drei Klicks einen Termin vereinbaren:

Welche Lizenz brauche ich?

Um Power BI Goals zu verwenden, brauchen Sie Power BI Premium oder die neue Power BI Premium per User (PPU) Lizenz, welche zurzeit je nach Anbieter um € 16.90 oder 19.70 sFr. kosten (ohne Gewähr). Dies ist rund doppelt so teuer wie die Power BI Pro Lizenz. Fairerweise muss man aber sagen, dass Power BI PPU neben Goals weitere tolle Features anbietet, wie z.B.

• erweiterte Data Flows
• viel mehr Speicherplatz
• 48 Refreshs pro Tag (statt 8)
• Paginated Reports (also druckbare Reports mit Seitenumbrüchen, wie bekannt aus Reporting Services (SSRS)
• Pipelines
• und mehr

Kontaktieren Sie uns sehr gerne über unser Formular, um kostenlos unser Infopackage bezüglich Lizenzen und Power BI Kosten zu erhalten.

Roadmap von Power BI Zielen

Goals ist in Public Preview. Somit ist das Feature nur sichtbar, wenn die Preview von Ihrem Administrator nicht blockiert worden ist. Erfüllen Sie also alle anderen Voraussetzungen (z.B. eine Power BI Premium Lizenz) und sehen kein Goals Menu, dann sprechen sie mit Ihrem internen IT Administrator oder mit ihrem Systemhaus.

Public Preview bedeutet automatisch, dass es sich um eine junge Lösung handelt. Sie kann noch nicht die Stabilität und Robustheit langjährig verfügbaren Plattform bieten. Trotz allem wirkt die Lösung reif und für den produktiven Einsatz geeignet.

Für die Zukunft sind folgende Erweiterungen und Verbesserungen geplant:

• Support für Smartphones
• Automatisches und regelbasiertes Update von Status, zum Beispiel beim Erreichen eines Ziels
• Rollups (aka Aggregationen) von Unterzielen auf Gesamtziele
• Personalisierung der Anzeige von Zielen
• Power Automate Integration
• Kaskadierende Ziele, um einheitliche Ziele an Abteilungen, Standorte oder Firmengruppen auszurollen. Das ist vor allem interessant für grosse Unternehmen.

Anwendungsfälle für Power BI Goals

Wieso mach Microsoft ein so grosses Ding rund um Ziele? Das hat aus unserer Sicht mit zwei Faktoren zu tun.

Zum einen hat sich die Management-Praxis in den letzten Jahren stark verändert. Agile Methoden sind in aller Munde und beeinflussen nicht nur Start-Ups, sondern auch den Mittelstand und Konzerne.

Zusätzlich gibt es einen Trend im Bereich BI (Business Intelligence): Data-Self-Service (aka Self-Service-BI, SSBI, oder Self-Service-Analytics). Siehe hier für eine Einführung.

Man geht also davon aus, dass sich die Unternehmen weg von schweren hierarchischen, zentralen CPMs (siehe weiter unten) hin zu leichten, selbstorganisierenden Ziel-Tracking-Tools entwickeln. Und dieser Trend macht auch vor Microsoft nicht halt.

Und genau deshalb glauben wir, dass sich Goals nicht nur für Konzerne interessant ist. Im Gegenteil: Goals eignet sich auch hervorragend für unternehmergeführte Firmen und Hidden Champions.

Aber wie genau können Sie jetzt Power BI einsetzen, um Ihr Unternehmen besser zu steuern? In der Praxis gibt es eine Vielzahl an Management- und Führungs-Methoden, welche auf systematischer Zielsetzung basieren. Eine abschliessende Auflistung würde zu weit führen, aber vor einer kurzen Einführung mit weiterführenden Links schrecken wir nicht zurück. Also, hier kommt Sie, unsere List von Power BI Goals Anwendungsfällen:

Objectives and Key Ressources (OKR)

Objectives and Key Results ist eine Methode zur Definition und Tracking von Zielen innerhalb eines Unternehmens. Sie wird unter anderem von Google ... und von Power Partners angewendet. Für Neulinge bietet das Impulse Magazin eine kurze Einführung in die OKR Methode.

Das faszinierende an OKR ist, dass die Methode sich für kleine wie auch für grosse Unternehmen eignet.

Goals in Power BI sind sehr generisch gehalten, können zugeordnet und hierarchisch gegliedert werden. Somit bietet das Feature alle Voraussetzungen, um als OKR Board eingesetzt zu werden.

Open Book Management (OBM)

Open Book Management ist eine Management Methode, welche die Mitarbeitenden durch Transparenz befähigt, selbständig Entscheidungen zu treffen, welche das Unternehmen voran bringen. Dies wird durch Ausbildung (z.B. im Bereich Finanzen), Gamifizierung sowie durch Scoreboarding (also Zugang zu Informationen) erreicht. Wer sich für dieses Thema interessiert, dem sei das augenöffnende Buch Spielregeln für Game Changer von Kerstin Friedrich ans Herz gelegt.

In ihrem Buch und in ihrer Beratung setzt Kerstin Friedrich hauptsächlich auf physische, kreative Scoreboards. Und obwohl wir bei Power Partners tief in unserer DNA ein digitales Unternehmen sind, so sind wir doch begeistert von gebastelten Score Boards, die alle Sinne ansprechen und das Commitment der Belegschaft nochmals erhöhen. Wir halten das bei uns so, dass wir gelegentlich für strategische Ziele ein pyhsisches Scoreboard bauen. Den regelmässigen OKR Prozess bilden wir aber digital ab, was auch mit Home-Office kompatibel ist.

Management by Objectives (MbO)

MbO ist der klassische Führungsansatz, der Mitarbeiter über Zielvereinbarungen steuert. Eine kurze Einführung findest sich diesem Artikel von HR Today. Auch wenn die Wirkung oft in Frage gestellt wird, so ist der Ansatz in verschiedenen Variationen und Ausprägung doch sehr weit verbreitet.

Wir sind der Meinung, dass MbO nur funktionieren kann, wenn die Methode fest im Unternehmen verankert wird und die Ziele explizit nachgeführt und getrackt werden können.

Ob sich Power BI Goals dafür eignet, können wir mangels Erfahrung noch nicht abschliessend beurteilen. Falls Sie Management by Objectives bei sich im Unternehmen umsetzen, so würden wir uns sehr über einen Kommentar im Formularfeld unten freuen.

Benchmarking

Beim Benchmarking geht es darum, sich mit den Besten im selben Sektor zu vergleichen. Dies wird erreicht, indem man für verschiedene Messgrössen (z.B. Wachstum, Fixkosten, Marketing-Budget, Umsatzrendite, etc.) einen Index definiert, und dann die Performance des eigenen Unternehmens mit diesem Index vergleicht. Oft bieten auch Branchenverbände solche Benchmarks oder Vergleichs-Indices an. Eine Einführung ins Benchmarking finden Sie bei business-wissen.de.

Wie bei Power Partners sind grosse Fans von Benchmarking. Unserer Meinung nach wird gerade beim Mittelstand viel zu wenig auf Benchmarks gesetzt. Ein Grund dafür ist, dass es den Unternehmen oft zu aufwändig ist, den eigenen Messwert auszurechnen. Und genau hier kommt Power BI ins Spiel: Mit Power BI automatisieren Sie die Berechnung ihrer Kennzahlen.

Auch Power BI Goals bietet sich im Bereich Benchmarking natürlich an. Denn man kann nicht nur den aktuellen Messwert, sondern auch die Benchmark im Ziel automatisieren. So kann man zum Beispiel einfach folgendes Ziel definieren: "Ich möchte eine höhere Umsatzmarge haben als meine Konkurrenten". Die Ziel-Marge ist dabei nicht fix, sondern aktualisiert sich dynamisch, z.B. anhand des Branchenindexes.

Kennzahlen (KPI)

Die Wirtschaftswelt ist voller Kennzahlen. Wir gehen so weit zu behaupten, dass es keinen Unternehmer gibt, der nicht mindestens eine Kennzahl trackt - und sei es nur den Gewinn. Neben den bekannten Kennzahlen aus dem Finanzcontrolling gibt es Kennzahlen aus allen Bereichen, z.B. (kleine Auswahl)

• Finanzen: Umsatz-Marge
• Produktion: Gesamtausfallzeit der Ausrüstung
• Verkauf: Prozentsatz der angenommenen Angebote
• Personalwesen: Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit
• Web-Analyse: Net Promoter Score
• Projektmanagement: Geplante Stunden vs. tatsächliche Stunden

Bei Power Partners essen wir Kennzahlen zum Frühstück. Wir sind dran, eine KPI Bibliothek aufzubauen, die inzwischen weit über hundert KPIs enthält. Wer weiss, vielleicht publizieren wir in Zukunft ein e-Book mit einer Sammlung von üblichen Kennzahlen? Bitte melden, falls das für Sie von Interesse sein könnte.

Aber zurück zur Hauptfrage: Eignet sich Power BI Goals zum Tracken von KPIs? Ja! Wir glauben sogar: Das ist der Hauptanwendungsfall.

Corporate Performance Management (CPM)

Es gibt eine Klasse von Software-Anwendungen, die sich CPM (Corporate Performance Management) nennt, oder manchmal auch Business Performance Management (BPM) oder Enterprise Performance Management (EPM). Controller von grösseren Unternehmen nicken jetzt bestimmt. Alle anderen: Hier gibt's mehr Infos. Und allen zusammen brennt jetzt natürlich die Frage auf der Zunge: Ist Power BI Goals ein CPM? Kann ich Power BI Goals verwenden, um mein bestehenden CPM zu ersetzen.

Unsere Meinung ist, dass Power BI Goals nicht direkt in Konkurrenz zu einem klassischen CPM-System gesehen werden sollte. CPM-Systeme sind Monster-Spielzeuge für Konzerne. Sie sind darauf ausgelegt, Messwerte aus verschiedenen Abteilung zusammenzutragen, zu aggregieren, und für das Senior Management den Zielen des Vorstands gegenüberzustellen. All das kann man natürlich auch mit Power BI Goals machen. Aber es ist nicht auf das Management von einer grossen Anzahl von Zielen ausgelegt. Vielmehr scheint es uns, dass die Power BI Workspace-Struktur und die Integration in Microsoft Teams eher auf kleinere Teams mit agiler Arbeitsweise abzielt.

Des weiteren sind klassische CPMs oft eher auf finanzielle Ziele ausgerichtet, zum Beispiel zum Tracken von Firmen innerhalb einer Gruppe, oder für die Steuerung von Kostenstellen. Power BI Goals ist da viel allgemeiner einsetzbar und eignet sich somit - wie oben beschrieben - bestens zum Verwalten und Visualisieren von verschiedensten Arten von Zielen, nicht nur aus dem Finanz- und klassischen Controlling-Bereich.

Balanced Scorecard (BSC)

Balanced Scorecard ist eine Methode, die vor allem in grossen Firmen und Konzernen zur Anwendung kommt. Im Kern teilt die Management-Methode den Management-Fokus auf verschiedene Perspektiven, wobei jede Perspektive einen unterschiedlichen Stakeholder abdeckt (Finanzen, Kunden, Prozesse, Mitarbeiter, usw.). Für die Perspektiven werden dann KPIs (Key Performance Indicators, Kennzahlen) definiert, welche vom Management und den Bereichsleitern getrackt werden können.

Klassischerweise ist bei Unternehmen, welche BSC anwenden, eine CPM-Software oder ein spezialisiertes BSC-Tool im Einsatz. Ob sie Power BI als Ersatz für ein spezialisiertes CPM eignet muss sich - ähnlich wie bei MbO (Management by Objectives) - noch weisen.

Feedback erwünscht!

All das ist nur unsere persönliche Einschätzung. Und falls Sie Power BI Goals als klassisches CPM einsetzen, dann melden Sie sich unbedingt bei christoph.glur@powerpartners.pro oder schreiben Sie direkt einen Kommentar ganz unten im Beitrag. Wir sind nämlich sehr an verschiedenen Anwendungsfällen und ersten Erfahrungen interessiert!

Fazit

Wir finden, Power BI Goals ist eine gelungene Erweiterung von Power BI. Die Handhabung ist einfach und die Integration ist nahtlos. Und doch bringen die Scorecards einen klaren Mehrwert gegenüber klassischen Dashboards. Das Erstellen eines Zieleboards ist fast selbsterklärend. Durch die Integration mit den Datensets in Power BI ermöglicht das Modul einen klaren Schritt in Richtung Self-Service BI. Sie brauchen also keinen Lehrgang in Data Science zu besuchen, um Power BI Goals zu verwenden.

Ob sich die Kosten für eine Power BI Premium Lizenz lohnen, müssen Sie natürlich selber entscheiden. Alles in allem scheint uns der Preis im Vergleich zu anderen Lösungen jedoch mehr als gerechtfertigt, zumal durch die nahtlose Integration mit Microsoft 360 und Microsoft Teams ein Mehrwert entsteht, der von keiner Insellösung geboten werden kann.

Und noch als kleiner Tipp: Falls Sie sich schon lange gefragt haben, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine Datenkultur etablieren können, dann haben Sie mit Power BI Goals vielleicht die Antwort gefunden. Denn wer will schon schlecht dastehen, wenn sein Fortschritt täglich gemessen wird?

Auf der anderen Seite muss aber auch erwähnt werden, dass man bei gewissen fortgeschrittenen Anwendungsfällen merkt, dass es sich bei Power BI Goals um eine noch junge Lösung handelt. Und ein Blick auf die Roadmap zeigt auch, dass für die Zukunft noch eine ganze Reihe von Features geplant sind, auf die wir uns freuen dürfen!