Projektmanagement: Power BI in der Baubranche.

Wie schaffte es CEO Kurt Declerck, seine Techbox innert weniger Jahre von einem kleinen Unternhemen zu einem dominanten Namen im Bereich Lüftung, Klima, Sanitär und Heizung zu bringen? In einem Satz: Klarheit, Management und Fokus. Klar war sich Kurt Declerck schon immer über seine Ziele: Techbox gross zu machen. Der Managementstil kann als direkt und vorausschauend bezeichnet werden, und rigoroses Projektmanagement war schon immer ein zentraler Bestandteil des Erfolgs. Und der Fokus? Der lag schon immer auf Wachstum. Dieses wurde einerseits organisch, aber auch durch strategische Zukäufe erreicht. Heute hat Techbox eine klare Firmenstruktur, 3 Niederlassungen und inzwischen deutlich über 100 Mitarbeiter. Nun hat sich der Paradeunternehmer ein Management Dashboard geleistet, um die nächste Wachstumsstufe zu zünden.

• Titel: Management Dashboards im Bereich Finanzen und Projektmanagement/Projektcontrolling (In diesem Artikel fokussieren wir uns auf den Bereich Projektmanagement)
• Kunde: Techbox
• Budget: 22 Tage (3 Datenquellen, 8 Dashboards)
• Datenquellen: Bouwsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Excel

Business Intelligence auf dem Bau?

Digitalisierung im Bausektor? Ein bisschen BIM vielleicht, aber sonst?

Na na, nicht so voreilig. Der Bausektor eignet sich hervorragend für Business Intelligence.

Zum einen gibt es im Bausektor viele Daten: Bieterverfahren, Projekte, Subunternehmer, Materialkosten, Lager, Arbeitszeiten, viele Kunden, und, und, und.

Zum anderen ist jedes Projekt anders. Die Komplexität bei Bauprojekten ist also enorm hoch. Entsprechend hoch ist auch das Projektrisiko, insbesondere aufgrund notorisch vorkommenden Verzögerungen. KPIs, welche das Bauchgefühl bestätigen (oder nicht) haben also einen grossen Wert. Dies gilt umso mehr, wenn der Betrieb eine Grösse erreicht, bei welcher der Patron nicht mehr alles im Auge behalten kann.

Versetzen Sie sich einmal in die Lage eines gestressten Bauunternehmers. Nun überlegen Sie: Wieviel Wert hätte ein Dashboard, welches Ihnen jederzeit den kompletten Überblick anzeigt? In Echtzeit. Über alle Projekte und alle Phasen. Egal wo Sie gerade sind, egal welche Uhrzeit es ist.

Wie würde sich die Kommunikation mit Ihren Handwerkern und Subunternehmen ändern, wenn Sie schwarz auf weiss (oder rot auf grün) sehen würden, wer wo wie viel in Verzug ist?

"Unbezahlbar," erklärte uns neulich ein Projektleiter von Techbox. "Es fühlt sich toll an, den Überblick über alle Projekte zu haben. Ich weiss, was nach Plan läuft, wo Verzug droht, und welches Projekt drauf und dran ist, in die Verlustzone abzurutschen."

Wertvolles Kapazitätsmanagement

Und wieviel Wert hätte für Sie eine jederzeit aktuelle Prognose des Akquisezyklus von neuen Projekten? Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich jederzeit die notwendigen Kapazitäten anzeigen lassen. Sie wüssten also jederzeit, wie viele Mitarbeiter, welche Maschinen, und wie viele Lagerbestände sie voraussichtlich benötigen. All das automatisch ausgerechnet, aufgrund von Ihren Angeboten und den historischen Konversionsraten.

Der Bausektor eignet sich hervorragend für den Einsatz von Business Intelligence.

Jules Vandierendonck - Power Partners

Abhängigkeiten managen

Ein Problem, mit welchem viele Dienstleister im Bausektor zu kämpfen haben ist die sequentielle Abhängigkeit. Vereinfacht heisst das, dass z.B. der Sanitär vor dem Maurer, und dieser vor dem Elektriker arbeiten muss. Das erfordert viel Flexibilität und dementsprechend gute Planungstools, um die Einsätze der Installateur-Teams ohne Totzeit zu planen.

Der nächste Schritt in unserem Wachstumsprozess wird von Daten getrieben sein.

Kurt Declerck - Geschäftsführer Techbox

Projektmanagement

Management Dashboard

Eine Anforderung von Kurt Deklerck war es, jederzeit die Hubschraubersicht über die gesamte Gruppe zu haben.

Multidimensionalität

Eine weitere Anforderung war es, alle Zahlen nach verschiedenen Dimensionen herunterbrechen zu können, wie z.B.

• Projekt
• Bereich (Heizung, Lüftung, Klima)
• Standort (Hauptsizt oder eine der drei Niederlassungen)

Das ist natürlich ein Bereich, in welchem Business Intelligence Tools wie Power BI glänzen.

Row Level Security

Eine dritte Anforderung war es, den jeweiligen Projekten und Bereichen Zugriff auf dieselben Analyse-Reports zu geben, aber mit einer eingeschränkten Datensicht. So soll z.B. ein Projektleider nur auf Daten seiner eigenen Projekte Zugriff haben. Das ist eine Anforderung, die sich mittels Row Level Security (RLS) leicht umsetzen lässt.

Einfach gesagt funktioniert RLS so, dass jeder Benutzer ein eindeutiges Login erhält, welches mit seiner E-Mail-Adresse verknüpft ist. Die Datenzeilen werden im Datenmodell um die Benutzer-Email erweitert. Zusätzlich wird eine Logik (Regel) eingebaut, welche die Datensätze rausfiltert, die nicht zu einem Benutzer gehören.

Das ist zum Beispiel eine Anforderung, die mit Excel nicht oder nur mit grossem Aufwand umgesetzt werden kann.

Daten für alle

Kurt Deklerck setzt auf direktes Management, Selbstermächtigung und Transparenz. Schnell wurde klar, dass er Power BI bis auf Stufe Projektmanager in der ganzen Gruppe ausrollen will. Glücklicherweise sind die Lizenzen erschwinglich (8,40 €/pro Benutzer und Monat), so dass auch dieser Anforderung nichts im Weg stand.

Betriebswirtschafliche Analyse

Das gesamte BI-Projekt bestand aus mehreren Dashboards aus verschiedensten Bereichen: Von Finanzen über Projekt-Controlling bis hin zum Projekt Management.

In diesem Artikel fokussieren wir uns auf das Projektmanagement.

2500 Projekte

Techbox hat jedes Jahr etwa 2500 Projekte. Diese decken das gesamte Spektrum ab: Von der Villa eines privaten Bauherrn bis hin zu grossen Überbauungen mit institutionellen Investoren im Hintergrund.

Geografisch verteilen sich die Projekte über das flämischsprachige Belgien. Die Projekte werden von 15 Projektmanagern geleitet. Jede Aktivität wird fortlaufend in Bouwsoft, einem spezialisierten ERP gespeichert.

Man merkt, ohne BI-Tool wird es schnell unmöglich, Statistiken über mehrere Projekte hinweg gezielt zu analysieren.

Jules Vandierendonck - Power Partner

Nachkalkulation von Projekten

Bereits vor unserem Einsatz gab es bei Techbox eine Nachkalkulation von Projekten. Diese wurde allerdings aufwändig von Hand erstellt. Dabei entstehen typischerweise zwei Probleme:

1. Das Updaten der Projektzahlen von Hand ist aufwändig. Ergo der Begriff "Nachkalkulation". Entsprechend ist die Erkenntnis, dass ein Projekt mit Vollgas gegen die Wand donnert erst nach dem Crash vorhanden. Zusammengefasst: Viel manueller Aufwand, wenig Mehrwert. Oder wie heisst es so schön: Es gibt einen Grund, weshalb der Rückspiegel kleiner ist als die Windschutzscheibe. Denn es ist deutlich einfacher, ein Auto vorausschauend zu lenken.
2. Aber auch eine seröse post-mortem Analyse ist mit einer Nachkalkulation nicht einfach. Um für die Zukunft zu lernen, möchte man ja verschiedene Risiken über mehrere Projekte hinweg analysieren. Hier ist es aber so, dass man typischerweise ein Nachkalkulations-Sheet pro Projekt hat. Risikofaktoren über mehrere Projekte aus mehreren Excel-Sheets zu extrahieren wird aufwändig im besten und unmöglich im Normalfall.

Erfolgsfaktoren

Im Endeffekt ist es also enorm schwierig, die tatsächlichen Treiber des Erfolgs und Misserfolgs zu extrahieren und im Auge zu behalten. Als Projektmanager ist man daher ohne geeignetes Tool nicht in der Lage, rechtzeitig Gegensteuer zu geben. Und als Unternehmer ist man nicht in der Lage, die unternehmensweiten Risiken über das Bauchgefühl hinweg und heruntergebrochen nach Region, Projekt-Art, Projektleiter, Kunde, etc. einzuschätzen.

Business Intelligence ermöglicht es uns, unsere Daten vertieft zu analysieren. Und dank Power BI können wir diese Daten visuell und intuitiv darstellen.

Bart Waelkens - Techbox

Evaluation und Nachprüfung

"Einmal pro Woche gehe ich mit jedem Projektleiter seine Projekte durch," fasst Bart Waelkens, welcher die Oberaufsicht über die Projekte hat, seine Management-Routine zusammen. "Seit der Einführung des Power Partners Dashboards ist dieser Prozess einfacher und effizienter geworden: Die Daten sind jederzeit aktuell. Und dank dem Drilldown können Ausreden der Projektleiter jederzeit interaktiv überprüft werden.

Dank dem Dashboard verbringen wir weniger Zeit mit Diskussionen, ob und warum ein Projektstatus auf rot gesetzt werden muss. Dafür haben wir mehr Zeit, um mögliche Lösungen zu diskutieren. Somit können wir Risiken früh identifizieren und eindämmen. Das bringt kurzfristig Ruhe in unseren Alltag, und erhöht langfristig die Profitabilität.

Bart Waelkens

Natürlich ging der Prozess nicht ganz reibungslos vonstatten. Gemäss Kurt Deklerck war es wichtig, nicht nur die Technologie bereitzustellen, sondern auch die Prozesse: "Es musste ein neuer Review-Prozess aufgesetzt werden. Es war auch wichtig, dem gesamten Team zu erklären, wieso wir das machen. Dass es nicht darum geht, die Mitarbeiter zu überwachen oder zu bestrafen, wenn die Zahlen nicht stimmen."

Im Nachhinein gibt Kurt Deklerck zu, das Thema Datenkultur unterschätzt zu haben.

Der beste Zeitpunkt für ein BI-Projekt

Techbox kontaktierte uns im Herbst 2020. Der masterplan von Kurt Declerck sah vor, seine Systemlandschaft aufzusplitten und zu spezialisieren. Bisher deckte Microsoft Dynamics alles ab: Finanzbuchhaltung, Projektprozesse und Mitarbeiter. Neu sollte Dynamics nur noch die Finanzbuchhaltung abdecken, wogegen der Projekt-Teil und die Mitarbeiter-Prozesse ins spezialisierte ERP Bouwsoft migriert werden sollte.

"Zuerst waren wir nicht sicher, ob wir zuerst die System-Migration umsetzen sollten, und uns in einem zweiten Schritt um den Themenbereich BI kümmern sollten. Die Jungs von Power Partners haben uns dann aber überzeugt, dass es sich lohnt, sich möglichst früh um das Thema Business Intelligence und Reporting zu kümmern. Schliesslich handelt es sich bei KPIs um ein strategisches Mittel. Der Beratungstag mit Christoph und Jules im September 2020 hat uns geholfen, früh die richtigen Weichen zu stellen."

Business Intelligence ist eine langfristige, strategische Investition.

Kurt Declerck - Geschäftsführer Techbox

Auch Bart Waelkens bestätigt: "Dank den Dashboards haben wir erst gemerkt, dass wir bestimmte Felder in Bouwsoft (ERP) nicht konsequent erfasst hatten. Dieser Plausibilitätsdetektor hat uns bei der Migration viele Stunden erspart."

Iterative Verbesserungen

Und weiter: "Die ersten Dashboards wurden bereits vor Monaten eingeführt. Dank dem regelmässigen Kontakt zu Power Partners werden die Dashboards jedoch laufend mit kleinen Verbesserungen optimiert. Die unkomplizierte Art, der direkte Kontakt sowie die Expertise von Power Partners habe ich bisher so noch nie erlebt."

Jetzt, da wir ein sauberes Datenmodell haben, werde ich bald in der Lage sein, einfache Dashboards selbst zu erstellen.

Bart Waelkens - Geschäftsführer Techbox

Die Dashboards

Mit folgendem Button starten Sie eines der Dashboards von Techbox. Die Daten sind natürlich nicht echt, sondern synthetisch generiert.

Das Dashboard enthält folgende Elemente:

1. Eine Übersicht über die verschiedenen Geschäftsfelder
   1. App: Apartments
   2. Pro: Projekte
   3. Won: Häuser
2. Eine Aufschlüsselung nach den verschiedenen Bereichen:
   1. AC: Air Condition
   2. H: Heating
   3. V: Lüftung
3. Geliefert: Abgeschlossene Arbeiten / Umsetzung gemäss Leistungsvereinbarung oder Projektplan
4. Fortschritt: Projektfortschritt gegenüber Leistungsvereinbarung oder Projektplan
5. Kosten: Kosten, die bisher aufgelaufen sind, aufgeteilt auf
   1. Arbeit
   2. Material
   3. Maschinen (Benutzungsgebühr)
6. Extras: Zusätzliche Arbeiten/Materialien, die im Laufe des Projektes vom Kunden gewünscht wurden, die aber nicht im ursprünglichen Projekt inkludiert waren
7. Bruttogewinn: Hier handelt es sich um den Bruttogewinn pro Projekt (ähnlich Deckungsbeitrag I), je nach Ansicht aggregiert über verschiedene Projekte, Kunden, Bereiche, etc.
8. Marge (=Bruttogewinnmarge): (Geliefert - Kosten)/Geliefert

Wie immer ist die Aufbereitung der Daten äusserst Komplex. Die Bedienung und die Komplexität des Dashboards sind aber äusserst einfach - bewusst!