Wie treffen Sie als Unternehmer Ihre Entscheidungen? Aus dem Bauch? Weil Sie gezwungen werden? Gezwungen von Ihren Mitarbeitern, von Ihrer Bank, von Ihren Kunden, von Ihrem Lieferanten? Oder entscheiden Sie ohne dass Sie es merken, nämlich passiv durch Grübeln, Brüten und Nicht-Entscheiden? Wir bei Power Partners brauchen vier einfache Kennzahlen. Seit wir diese eingeführt haben, sehe ich jederzeit wo wir stehen. Ich weiss welche Engpässe wir im Moment haben. Und jeder im Team kennt unsere Ziele und sieht selbständig, wo Handlungsbedarf besteht. In diesem Beitrag stellen wir unsere Power KPIs vor. Und Sie lernen, wie Sie selber Licht ins Dunkle bringen können, indem Sie Ihre unternehmerische Intuition durch KPIs ergänzen und so bessere Entscheidungen treffen. Aber das Beste kommt wie immer zum Schluss: Ganz am Ende gibt es ein Spezialangebot, das Sie nicht verpassen sollten!
- Titel: Kern-KPIs
- Kunde: PowerPartners (respektive die fiktive DestinAir in der hier gezeigten Ausführung)
- Budget: 6 Tage
- Datenquellen: Freshsales, Planio, bexio, Google Ads, Google Analytics
Inhalt
Dashboard für den ungeduldigen Leser
Bemerkung: Bei diesem Dashboard werden wie immer keine echten Daten gezeigt, sondern Daten unserer fiktiven Beispielfirma DestinAir, einer Fluggesellschaft, die Abenteuer-Exkursionen anbietet. Sie hat einen CEO (Leo Barth), ein Logo, und wer weiss, vielleicht sogar bald schon eine eigene Webseite!
So, die erste Neugierde konnte hoffentlich gestillt werden. Nach dem kurzen Probeflug mit dem interaktiven Dashboard haben Sie bestimt die nötige Ruhe wiedergefunden, um die Hintergrundinformationen aufzunehmen, die wir im folgenden Infoblock für Sie zusammengestellt haben.
KPI: Was ist das?
KPI steht für Key Performance Indicator. Auf Deutsch wird das oft mit Kennzahl übersetzt. Manchmal sieht man auch die Begriffe Leistungskennzahl, Metrik, und mehr. Wir wollen hier keine Debatte über Terminologie auslösen. Aber für Ihr weiteres Verständnis ist es hilfreich, wenn wir ganz kurz abstecken, wie wir bei Power Partners diese Begriffe verwenden:
Geschäftsvorgang
- "Etwas passiert" in oder um unser Unternehmen: eine Person betritt unser Geschäft, eine Kunde unterzeichnet einen Vertrag, eine Stromrechnung flattert rein.
- Wir sind grosszügig bei der Definition eines Geschäftsvorgangs: Jede potentiell messbare Grösse ist für uns ein Geschäftsvorgang. Nach dieser Definition sind Geschäftsvorgänge also nicht nur - aber auch - klassische Transaktionen.
- Viele Geschäftsvorgänge werden in der Praxis nicht gemessen. Und das ist auch gut so. Oder wissen Sie, wie viele Kaffees bei Ihnen jeder Mitarbeiter jeden Tag zieht?
Daten
- Manche (aber eben längst nicht alle) Geschäftsvorgänge hinterlassen Spuren in Form von Daten.
- Viele Daten werden nie ausgewertet und sterben einen einsamen Tod in den tiefsten Tiefen der Verzeichnisstruktur eines obskuren Servers in einem fernen Datencenter.
Metrik (Measure)
- Eine Metrik ist eine gemessene und systematisch ausgewertete Grösse, die auf Daten eines bestimmten Geschäftsvorgangs basiert
- Typische Beispiele für Metriken sind z.B. Anzahl Klicks, Gewinn, Anzahl Mitarbeiter, Anzahl Krankheitstage, etc.
- Oft sind Metriken absolute Grössen (d.h. "Anzahl ..."). Absolute Grössen können nicht über die Zeit oder zwischen Unternehmen verglichen werden. Oder denken Sie, Ihr Unternehmen ist schlechter aufgestellt weil Sie im letzten Geschäftsjahr mehr Krankeitstage verzeichneten als im Vorjahr? Wohl kaum, wenn diese Erhöhung mit einer stark gewachsenen Belegschaft einhergeht.
- Normalerweise werden Metriken als Zeitreihen gemessen (z.B. Klicks pro Tag, Krankheitstage pro Monat, Gewinn pro Quartal, etc.).
Kennzahl (KPI):
- Wir verwenden beide Begriffe Kennzahl und KPI austauschbar.
- Als Kennzahl bezeichnen wir eine Metrik, welche strategische Bedeutung hat. Eine Kennzahl gehört also immer zu einem Ziel - oder noch besser: eine Kennzahl misst, inwiefern wir ein Ziel erreicht haben.
- Oft sind KPIs als Verhältnis, Rate oder Quote aus mehreren Metriken ausgedrückt. Dadurch können sie über die Zeit oder zwischen mehreren Unternehmen verglichen werden.
- Zudem gehört zu jeder Kennzahl auch eine Skala mit einem Minimal- und einem Maximalwert. Zudem drückt die Skala aus, was ist ein schlechter, ein akzeptabler, und was ist ein guter Wert oder Zielkorridor für die Metrik ist.
- Es gibt eine grosse Anzahl verschiedener Möglichkeiten, wie man KPIs designen kann. Manchmal bedeutet ein negativer Wert, dass sich die Kennzahl in einem ungünstigen Bereich befindet, wogegen eine positive Zahl eine günstige Entwicklung anzeigt (z.B. Rendite). Aber manchmal gehen KPIs auch von 0 bis 1. Oder von 0 bis unendlich.
- Oft sind KPIs so gestaltet, dass ein grösserer Wert auch eine günstigere Lage anzeigt. Aber oft ist es auch so, dass wir mit einem bestimmten KPI einen bestimmten Zielwert oder Korridor anpeilen, dass also ein zu tiefer Wert, aber auch ein zu hoher Wert schlecht sind.
Ziel
- Bei Power Partners setzen wir immer auf Ziele die SMART sind, wobei bezüglich KPIs für allem die Attribute spezifisch, messbar und terminiert von Belang sind.
- Indem wir ein Ziel auf Basis einer Kennzahl definieren, stellen wir sicher, dass es spezifisch und messbar ist. Zusätzlich zum Zielwert definieren wir auch, bis wann das Ziel erreicht werden soll, wodurch der Anforderung and die Terminiertheit genüge getan wird.
- Ein typisches Ziel wäre zum Beispiel: Bis Ende Jahr wollen wir eine Finanzielle Reichweite von mindestens 6 Monaten haben.
Visuell kann man diese Abhängigkeit eines Ziels über die verschiedenen Stufen bis hin zum Geschäftsvorgang folgendermassen darstellen:
KPI: The Big Four
Folgende 4 KPIs setzen wir bei Power Partners ein. Die selben KPIs gehören aber auch in unseren Kundenprojekten zu den Evergreens.
Denn wir glauben durchaus, dass diese vier KPIs für viele Unternehmen relevant sind, ganz unabhängig von der Grösse des Unternehmens, der Kapitalstruktur oder des Sektors. Deshalb nennen wir sie The Big Four. Zugegeben, bei manchen Kunden passt das eine oder andere nicht, oder wir müssen eine der Kennzahlen etwas anpassen.
Und das sind sie, die Big Four:
- Finanzielle Reichweite
- Projekt-Effizienz
- Marketing-Effizienz
- Monate-in-der-Pipeline
Finanzielle Reichweite
Über die finanzielle Reichweite wurde schon viel geschrieben - in diesem Blog und anderswo. Die einen mögen sich noch daran erinnern, dass wir unseren Lesern und Kunden letztes Jahr aufgrund der Corona-Krise ein kostenloses Reichweiten-Dashboard offeriert haben. Das Angebot gilt übrigens nach wie vor, melden Sie sich bei mailto:pwr@powerpartners.pro bei Interesse.
KPI-Typ
Finanzen, Liquidität
Beschreibung
Die Finanzielle Reichweite beantwortet die Frage: Gegeben meine Fixkosten und meine flüssigen Rücklagen und offenen Kreditlinien, wie viele Monate kann mein Unternehmen überleben falls der schlimmst-mögliche Fall eintritt.
Der schlimmste mögliche Fall für jedes Unternehmen ist: Alle offenen Rechnungen werden nicht bezahlt, alle Kunden springen ab, es kommen keine Neukunden. Tritt dieser Fall ein, dann bezahle ich weiterhin meine Fixkosten, wogegen kein Geld mehr rein kommt. Wie lange kann ich weiter machen? Das hängt dann eben davon ab, wie gross meine Rücklagen in Form von liquiden Mitteln und offenen Kreditlinien sind.
Definition Finanzielle Reichweite
Finanzielle Reichweite in Monaten = Cash / Fixkosten
wobei:
Cash = Liquide Mittel + offene Kreditlinien
Fixkosten = Durchschnittliche monatliche Fixkosten über die letzten 3 Monate
In der Originaldefinition der Finanziellen Reichweite wird mit einem Durchschnitt über 6 Monate gerechnet. Aus unserer Beratungstätigkeit haben wir jedoch gelernt, dass gerade für junge und wachsende Betriebe drei Monate hilfreicher sind, da die Kosten oft schnell anwachsen und demzufolge bei einem gleitenden Schnitt von 6 Monaten unterschätzt würden.
Skala
Das KPI für die Finanzielle Reichweite kann von 0 bis unendlich gehen. Werte zwischen 6 und 18 sind gut. Ist der Wert tiefer als 6, so fahre ich ein grosses Risiko. Ist der Wert höher als 18, so habe ich unnötig viel Liquidität herumliegen, die ich womöglich besser investieren könnte (innerhalb oder ausserhalb des Unternehmens). Aber wir haben noch nie ein Unternehmen angetroffen, bei dem das Problem eine zu hohe Finanzielle Reichweite war.
Konkret:
- Rot: Ein Wert von < 3 ist hochriskant.
- Orange: Ein Wert von 3 - 6 ist riskant.
- Grün: Ein Wert von 6 - 18 ist ideal.
- Orange: Ein Wert von 18 - 24 ist tendenziell ineffizient.
- Rot: Ein Wert von > 24 ist ineffizient.
Interpretation
Die Finanzielle Reichweite gibt an, wie viele Monate ich im schlimmsten Fall Zeit hätte, um entweder ein neues Geschäftsmodell zu entwickeln, oder um meine Firma herunterzufahren.
Beispiel
Nehmen wir an, DestinAir hat folgende Fixkosten (Personalkosten, Mietkosten, Leasingraten, etc., jedoch ohne Kerosen, Startgelder usw.)
- Januar: 500’000
- Februar: 550’000
- März: 600’000
Nehmen wir weiter an, dass DestinAir Ende März Cash und Investitionen mit kurzfristiger Laufzeit von 1.4 Millionen, sowie eine offene Kreditlinie von 0.5 Millionen hat (ohne Forderungen).
Die Finanzielle Reichweite ist dann:
Financial Reach = 1.9 / (0.5+0.55+0.6)/3 = 3.5
Im schlimmsten Fall könnte das Unternehmen also während 3.5 Monaten den Betrieb aufrecht erhalten, Löhne bezahlen, Forderungen nachkommen. DestinAir hätte also nur 3.5 Monate Zeit um die Angestellten zu entlassen, Flugzeuge und Startlizenzen zu verkaufen, usw.
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Projekt-Effizienz
Dieses KPI aus dem Bereich des Projekt-Controllings ist hilfreich für alle Unternehmen, die Arbeit zu fest verrechenbaren Preisen leisten. Das sind viele Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister, Event-Organisatoren, Maschineningenieure, Architekten, Garagisten, u.v.a. In einer leicht abgeänderten Form ist dieses KPI aber auch als Produktions-Effizienz für herstellende Betriebe von Relevanz.
KPI-Typ
Operationelle Effizienz
Beschreibung
Mit dieser Kennzahl möchten wir messen, wie effizient unser Team seine Arbeit leistet - gemessen an den geschätzten Aufwänden. Brauchen wir regelmässig mehr Zeit als geplant für die Umsetzung von Projekten oder die Herstellung von Gütern, dann haben wir zwei Optionen:
- Wir können unsere Schätzungen erhöhen (z.B. indem wir unser Team besser schulen, oder mehr Zeit und Detailtreue aufwenden, oder einfach indem wir einen Kontingenzfaktor auf die Schätzungen anwenden)
- Oder wir können darauf hin arbeiten, dass unser Team effizienter arbeitet (ebenfalls durch Schulung, oder indem wir eine bessere Methode anwenden, oder bessere Tools verwenden, etc.)
Definition Projekt-Effizienz
Projekt-Effizienz = Geschätzter Aufwand / Tatsächlicher Aufwand
wobei:
Geschätzter Aufwand = Summe des geschätzten Aufwands aller Projekte, die diesen Monat fertiggestellt wurden
Tatsächlicher Aufwand = Summe des tatsächlichen Aufwands aller Projekte, die diesen Monat fertiggestellt wurden
Dadurch, dass wir nur die Projekte (oder Produkte) berücksichtigen, die im Messzeitraum fertig gestellt wurden fügen wir den Metriken zwar eine Verzögerung hinzu, was die Kennzahl mehr rückwärtsgewandt macht als wir dies wünschen, jedoch vermeiden wir dadurch komplizierte Anpassungen für halbfertige Projekte. Bei kurzen Projekten oder hohen Stückzahlen ist das vernachlässigbar. Bei langen Projekten, wo ein einzelnes Projekt das ganze Team mehrere Monate beschäftigen kann, muss dieses KPI jedoch angepasst werden.
Skala
Die Projekt-Effizienz kann von 0 bis unendlich gehen.
Idealerweise ist die Projekteffizienz 1 oder leicht grösser.
Interpretation
Ist das KPI tiefer als 1, so ist der tatsächliche Aufwand Grösser als die Schätzung. Also setzen wir unsere Projekte nicht profitabel um.
Ist der Wert zu hoch, also deutlich grösser als 1, so überschätzen wir den Aufwand systematisch. Dafür gibt es zwei mögliche Gründe:
- Entweder verrechnen wir unseren Kunden zu viel für unsere Dienstleistung. Wir riskieren, Marktanteile zu verlieren
- Oder der Stückpreis für unsere Dienstleistung ist zu tief angesetzt. Wir sollten uns also überlegen, ob es nicht transparenter wäre, weniger Stunden zu schätzen und dafür einen höheren internen Stundensatz anzunehmen.
Beispiel
Nehmen wir an, DestinAir bietet anderen Fluggesellschaften an, den Unterhalt von Flugzeugen durchzuführen. Diese Dienstleistung wird pauschal je nach Flugzeugtyp angeboten, wobei die Ersatzteile extra verrechnet werden.
Nehmen wir an, im März hat DestinAir drei solche Projekte durchgeführt. Die Zahlen sind:
| Flugzeug A | Flugzeug B | Flugzeug C | |
| Geschätzter Aufwand | 10 | 8 | 12 |
| Tatsächlicher Aufwand | 8 | 9 | 16 |
Die Projekt-Effizienz ist also:
Projekt-Effizienz = (10 + 8 + 12) / (8 + 9 + 16) = 30 / 33 = 0.9
Entsprechend hat Leo Barth, der CEO von DestinAir folgende Möglichkeiten:
- das Team effizienter zu machen
- den geschätzten Aufwand zu erhöhen und für die Dienstleistung einen höheren Preis verlangen
- den geschätzten Aufwand zu erhöhen und seinem Team weniger zu bezahlen
- den Unterhalt von Flugzeugen nicht mehr anzubieten (von allen Typen oder nur von gewissen Typen)
Marketing-Effizienz
KPI-Typ
Marketing
Beschreibung
Das Ziel jedes Unternehmens sollte es sein, zu einer Marketing-Maschine zu werden. Jeder Euro, den wir in diese Maschine stecken, muss mehr als einen Euro an Gewinn bringen. Sobald wir das erreicht haben können wir unser Marketing-Budget in Abhängigkeit unserer Kapazität bestimmen. Diese Kennzahl zeigt uns schwarz auf weiss, ob wir diese Marketing-Maschine bereits haben, und wieviel PS wir damit auf die Strasse (oder in die Luft) bringen.
Wir haben dieses KPI ursprünglich für die Online Werbung entwickelt. Aber es funktioniert für alle Arten von kampagnengesteuerter Werbung, also auch für Print und Guerilla-Aktionen. Einzig für allgemeines Branding funktioniert es nicht. Aber Branding ist für Ihr Unternehmen hoffentlich sowieso nicht relevant. Ausser Sie sind zufällig CEO von Coca Cola oder Nike. In diesem Fall dürfen Sie die Lektüre dieses KPIs gerne auslassen und in der gewonnen Zeit unsere Vertriebsabteilung anrufen: +41 44 500 60 30.
Definition Marketing-Effizienz
Marketing-Effizienz = Totaler CTA-Wert / Totales Kampagnen-Budget
wobei:
CTA-Gesamtwert = Summe(CTA-Ereignis * CTA-Wert)
Kampagnen-Gesamtbudget = Summe(Kampagnen-Budgets)
wobei:
CTA = Call-to-action, also eine gewünschte Aktion, die der Kunde ausführen soll (Checkout im Webstore, das Buchen eine Reise, ein Anruf an unsere Sales-Nummer, das Einlösen eines Gutscheins, etc.)
CTA-Ereignis = Der Kunde (oder Lead) führt die gewünschte Aktion aus
CTA-Wert = der Wert, den wir dem CTA-Ereignis beimessen. Bei einem Geschäftsabschluss ist das meist der Gewinn, der durch den Kauf entsteht. Im Onlinemarketing schätzen wir den Wert eines CTA-Ereignisses.
Skala
Diese Kennzahl kann Werte annehmen zwischen 0 und unendlich.
Ein Wert unter 1 ist schlecht: wir verbrennen Geld. Dies sollte immer nur vorübergehend der Fall sein.
Interpretation
In der Praxis werden selten Werte über 1.5 erreicht. Und wenn doch, dann sind Sie entweder ein Genie, oder Sie überschätzen den CTA-Wert.
Noch mehr als der absolute Wert interessiert uns aber die Entwicklung. Gemäss unserer Erfahrung ist Marketing immer iterativ. Mit gezielten, systematischen Experimenten testen wir auch bei Power Partners, ob unsere Marketing-Strategie funktioniert. Den Erfolg messen wir im Vergleich zum vorhergehenden Experiment, wobei wir üblicherweise das CTA-Ereignis und den CTA-Wert beibehalten, um so die Iterationen aussagekräftig vergleichen zu können.
Beispiel
Nehmen wir an, DestinAir's Marketing-Strategie besteht aus zwei Kanälen: Facebook-Werbung und eine Werbung in einem Reisemagazin (print), welche einen 20% Gutschein zum Ausschneiden enthält.
Nehmen wir an, im März hat DestinAir drei solche Projekte durchgeführt. Die Zahlen sind:
| Reisemagazin | ||
| CTA-Ereignis | 30 Kunden buchten eine Reise, nachdem sie auf Facebook geklickt haben | 23 Kunden buchten eine Reise mit dem Gutschein |
| CTA-Wert | 250 EUR (der durchschnittliche Gewinn einer Reise, die durch Facebook gebucht wurde) | 75 EUR (durchschnittlicher Gewinn einer Reise, die mit Gutschein gebucht wurde) |
| Kampagnen Budget | Im März gab DestinAir 6000 EUR für Facebook Werbung aus | 2100 EUR für die Anzeige im Reisemagazin |
Die Marketing-Effizienz ist also:
Marketing-Effizienz = (30*250 + 27*75) / (6000 + 2100) = 1.18
Das schöne an dieser Kennzahl ist, dass sie auch für jeden Kanal (Facebook, Reisemagazin) einzeln gerechnet werden kann, womit die verschiedenen Kanäle verglichen werden können.
Marketing-Effizienz Facebook = (30*250) / 6000 = 1.25
Marketing-Effizienz Reisemagazin = (27*75) / 2100 = 0.96
Die Printwerbung verbrennt also Geld, und Leo Barth, der CEO von DestinAir, sollte sich gut überlegen, ob er die Anzeige im Reisemagazin weiterhin schalten will.
Monate-in-der-Pipeline
So wie hier beschrieben, ist das KPI vor allem Hilfreich für Unternehmen, die ihre Kapazität nicht sehr schnell hoch- und runterskalieren können. Das sind zum Beispiel die meisten Dienstleister. Aber auch produzierende Betriebe leiden unter demselben Problem. In leicht abgeänderter Form kann diese Kennzahl auch für diese Unternehmen angewandt werden.
KPI-Typ
Kapazitätsplanung
Beschreibung
Die allermeisten Unternehmen sind von Kapazitäten abhängig. Insbesondere für Agenturen und Projektdienstleister ist besteht eine Schwierigkeit darin, die grösse des Projektteams zu managen. Recruiting und Personalselektion sind aufwändig und brauchen Zeit. So ist die Ausbildung von Personal.
Ist unsere Kapazität zu hoch, so sind wir unprofitabel. Unsere Angestellten sitzen herum und warten auf Arbeit, im besten Fall.
Ist unsere Kapazität zu niedrig, so werden wir die versprochenen Projekte nicht rechtzeitig abliefern. Unsere Kunden sind unzufrieden, und die Zukunft ist dunkel.
Definition Monate-in-der-Pipeline
Monate-in-der-Pipeline = Pipeline-Tage / Kapazität-pro-Monat
wobei:
Pipeline-Tage = Erwartungswert(Stufenwahrscheinlichkeit, Projekt-Tage)
Kapazität-pro-Monat = FTE * Durchschnitt(verrechenbare-Tage-pro-Vollzeit-Angestelltem)
wobei:
Stufenwahrscheinlichkeit = Die Wahrscheinlichkeit einer Stufe im Salesprozess, zu einem Abschluss zu führen
FTE = Full-Time-Equivalent (Vollzeit-Äquivalent), also die Anzahl Volllzeitstellen im Team
Skala
Die Skala hängt ab vom Sektor, von der Kultur, von der Erwartung der Kunden. Nicht zuletzt auch von dem, was man den Kunden gemeinhin verspricht.
Für Power Partners peilen wir einen Wert von 2-3 Monaten an.
Interpretation
Die Kennzahl zeigt an, wie viel neues Business aus unserer Vertriebspipeline zu erwarten ist.
Ist der Wert zu tief, müssen wir die Marketingmaschine anwerfen, oder das Team reduzieren.
Ist der Wert zu hoch, müssen wir die Erwartungen der Kunden aktiv managen, das Marketing herunterfahren neue Leute einstellen.
All diese Massnahmen haben eine unterschiedliche temporale Komponente. Kapazität ist selten eine Kaugummimaschine, in welche man bloss eine Münze einzufügen braucht, und schon rennt ein Offshore Team heraus und erledigt günstig und kompetent seine Arbeit. Insofern ist dieses KPI nicht als eine Kennzahl zu verstehen, der man blind folgen kann. Im Gegenteil braucht es viel Erfahrung um zu beurteilen, was die geeigneten Massnahmen sind, um den Wert in Balance zu halten.
Beispiel
Nehmen wir wieder an, DestinAir bietet an, Flugzeuge zum Pauschalpreis zu unterhalten.
Zudem nehmen wir an, dass das Vertriebsteam von DestinAir folgende Verkaufs-Pipeline unterhält:
| Pipeline Stufe | Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses | Anzahl Projekt-Tage pro Unterhaltsauftrag | Anzahl Deals in der Pipeline |
| Kontaktiert | 3% | 10 | 40 |
| Interessiert | 20% | 10 | 32 |
| Angeboten | 40% | 12 (abhängig von tatsächlichen Angeboten) | 18 |
| Akzeptiert | 80% | 11 | 11 |
| Vorausbezahlt | 100% | 9 | 7 |
Der Erwartungswert der Pipeline-Tage ist demzufolge:
Pipeline-Tage = 3%*10*40+20%*10*32+40%*12*18+80%*11*11+100%*9*7=322
Die Unterhaltsabteilung von DestinAir hat 10 Angestellte. Durchschnittlich kann ein Angestellter dieser Abteilung 15 Tage pro Monat bezahlten Unterhalt leisten (der Rest ist er in Urlaub, in Ausbildung, krank, macht Admin und Sales, etc.)
Folglich ist die Kapazität unseres Teams:
Kapazität-pro-Monat = FTE * Durchschnitt(verrechenbare-Tage-pro-Vollzeit-Angestelltem) = 10*15=150
Also:
Monate-in-Pipeline = 322/150 = 2.15
Das jetzige Team braucht also gut 2 Monate, um die Deals in der Vertriebs-Pipeline abzuarbeiten.
Leo Barth ist zufrieden. Sinkt der Wert allerdings unter 2, so wird er nervös werden und verstehen wollen: Was ist die Ursache, welche Massnahme können wir ergreifen?
Das Dashboard
Das Dashboard ist nach den Power Partners Design-Prinzipien gestaltet.
Dashboard:
Die Übersichtsseite erlaubt es, auf einen Blick zu sehen ob ein Wert aus dem Ruder läuft:
Ein Klick auf den jeweiligen Tacho erlaubt dann, die Details, Ursachen, sowie die historische Entwicklung zu erkunden.
Finanzielle Reichweite:
Die Finanzielle Reichweite hat sich in den letzten Monaten gut entwickelt. Leo Barth ist zufrieden, denn er hat darauf geachtet, dass der Gewinn steigt bei gleichbleibenden Kosten. Jetzt kann er endlich wieder ruhig schlafen. Bravo!
Projekt-Effizienz:
Die Projekt-Effizienz ist Leo Barths Sorgenkind. Seit langem versucht er die Schätzgenauigkeit seines Teams zu erhöhen, und über weite Strecken gelingt ihm das auch. Im Frühjahr 2020 führte er eine neue Methode ein, welche mit Gameification die Schätzgenauigkeit erhöhte. Leider aber reichte das nicht aus.
Anfang 2021 wurden die Projektleiter nochmals geschult. Aber die Verbesserungen des KPIs wurden durch die Vergrösserung des Teams im Frühjahr wieder zunichte gemacht. Erst die Anwendung eines Faktors, um die Schätzungen zu erhöhen zeigten den gewünschten Effekt. Ob diese Entwicklung nachhaltig ist wird sich zeigen.
Marketing-Effizienz
Als Leo Barth Anfang 2020 anfing, die Marketing-Effizienz systematisch zu verfolgen, erschrak er, wie ineffizient sein Marketing war. Jeden Monat hunderte von Euro aus dem Fenster geworfen. Doch dann begann das Marketing-Team, systematisch an der Effizienz der Marketing-Aktivitäten zu arbeiten.
Zwei mal wurde bisher das Marketing-Budget erhöht. Im Nachhinein erkennt Leo jedoch, dass das wohl zu früh war: Bei einer Marketing-Effizienz von unter 1 lohnt es sich nicht, das Budget zu erhöhen. Aber jetzt, wo DestinAir regelmässig eine Marketing-Effizienz von über 1 aufweist, kann Leo anfangen, das Marketing-Budget in Abhängigkeit von der Sales Pipeline zu steuern.
Monate-in-der-Pipeline
Im Frühsommer 2020 stellte Leo Barth einen neuen Vertriebsleiter ein, und dieser machte ganze Arbeit. Innerhalb zweier Monate füllte sich die Pipeline. Allerdings ist nahm im Herbst die Nachfrage dann Saisonbedingt ab. Durch geschicktes Marketing und eine hohe Qualität der Dienstleistungen konnten dann die Pipeline-Tage bei stetigem aber behutsamem Ausbau der Kapazität kontinuierlich ausgebaut werden.
Im Juli 2021 wurde der obere Bereich des Zielbands erstmals überschritten. Leo Barth hat sich deshalb entschlossen, die Marketing-Aktivitäten zu reduzieren und Neukunden zu informieren, dass es allenfalls Verzögerungen mit den Wartungsarbeiten geben könnte.
Smartphone Ansicht:
Die Übersicht mit den KPIs kann ebenfalls auf dem Handy von Leo Barth und der gesamten Geschäftsleitung angezeigt werden. Zum Beispiel für die Monate-in-der-Pipeline:
Wieso gerade diese Kennzahlen?
Bei Power Partners benutzen wir diese vier Kennzahlen regelmässig. Wir sprechen über veränderte Werte, und wir nehmen die Entwicklung dieser KPIs als Basis für die Zielsetzung in unseren OKR-Sitzungen (mehr zu Zielen und OKRs).
Wieso gerade diese vier? Weil sie für Power Partners zum jetzigen Zeitpunk gerade wichtig sind.
Finanzielle Reichweite
Power Partners ist ein junges Unternehmen. Wir bauen ein Team von Business-Intelligence Spezialisten auf. Das ist aufwändig und teuer. Entsprechend schnell kann alles aus dem Ruder laufen. Mir war wichtig, eine einzige Kennzahl aus dem Finanzbereich zu verfolgen, die unabhängig von unserer Strategie, von der Grösse des Teams und der Firmenstruktur funktioniert und relevant ist. Gewinn oder Rendite ist es nicht, oder nicht allein, oder noch nicht. Denn: stimmt der Gewinn, so wirkt sich das (meist) auch positiv auf die Finanzielle Reichweite aus.
Marketing-Effizienz
Wir arbeiten intensiv an unserer Marketing-Maschine. Natürlich steckt ganz viel Detail-Arbeit dahinter, und Jules verbringt Stunden mit der Analyse und dem Set-Up von Google Analytics. Für mich ist das im Alltag zu detailliert, also habe ich nach einer Kennzahl gesucht, die mir all diese Marketing-Experimente in einer Zahl zusammenfasst, die aber dann im Bedarfsfall heruntergebrochen werden kann. Und so kam ich auf die Marketing-Effizienz.
Projekt-Effizienz
Projekt-Effizienz ist ebenfalls nur eine von vielen möglichen und wichtigen Leistungskennzahlen aus dem Projektcontrolling. Bei Power Partners war das in den Anfängen ein latentes Problem. Wir haben uns selber immer über- und den Projektaufwand unterschätzt. Also begannen wir, die Aufwände sauber zu tracken. Auch bei der Projekt-Effizienz kann ich auf einen Blick sehen, ob das Team effizient arbeitet. Läuft der Wert aus dem Ruder, dann kann ich die Kennzahl herunterbrechen, z.B. nach Kunde, nach Berater, etc. Das gibt mir die Informationen um die Ursache zu verstehen und mögliche Gegenmassnahmen zu erkunden.
Monate-in-der-Pipeline
Zu guter Letzt die Monate-in-der-Pipeline. Business Intelligence ist komplex. Die Analyse von Daten braucht viel Fingerspitzengefühl. Es vergehen Monate, bis ein neuer Mitarbeiter produktiv ist. Wir können also unsere Kapazität nicht einfach mit jedem neuen Projekt hochfahren. Vielmehr müssen wir erstens die Kapazität kontinuierlich aufbauen und zweitens den Vertrieb nach unserer Kapazität richten. Jeder Unternehmer weiss, wie schwierig es ist, gute Mitarbeiter zu finden und wie viel Zeit es braucht, ein gutes Team aufzubauen. Und jedem Unternehmer ist klar, dass ein Unternehmen nicht beliebig schnell wachsen kann, will man die Qualität hoch halten und die Firmenkultur bewahren. Entsprechend haben wir nach einer vorwärts gerichteten Mass gesucht, welches uns klare Signale für den Vertrieb und die Kundenkommunikation gibt. Und mit Monate-in-der-Pipeline haben wir genau ein solches Mass gefunden.
Wie wir diese Kennzahlen anwenden
Wir wenden diese Kennzahlen also nicht blind an für unsere Entscheidungen. Vielmehr gehen wir bei der Auswertung folgendermassen vor:
- Wir achten vor allem auf Änderungen eines Wertes
- Hat sich ein Wert geändert, dann fragen wir uns wieso.
- Ist im oder ausserhalb des Unternehmens etwas passiert, was die Änderung erklärt?
- War die Änderung zu erwarten?
- Welche Komponente des KPIs hat sich verändert (also welche Metrik)?
- Gibt es Handlungsbedarf?
- Falls wir Handlungsbedarf sehen, überlegen wir uns:
- was die Konsequenzen der Änderung?
- Gibt es allenfalls Seiteneffekte?
- Wen im Team betrifft die Änderung?
Sind diese Kennzahlen auch etwas für mein Unternehmen?
Wir denken nicht, dass gerade diese vier KPIs die einzig notwendigen sind, oder dass sie universell einsetzbar sind. Ein KPI ist immer eng gebunden an die kritischen Erfolgsfaktoren für ein Unternehmen. Aus diesem Grund sind wir der Meinung, dass ein KPI immer auch sehr individuell ist.
Aus diesem Grund sehen wir Power Partners auch nicht als IT-Bude, sondern als Beratungsunternehmen welches Ihnen hilft, Ihre Unternehmensziele klar zu formulieren, deren Erreichen dann mit dem Design der relevanten KPIs zu ermöglichen, und schlussendlich mit ansprechenden, automatisierten Dashboards sicherzustellen, dass sich das Verhalten Ihres Teams nachhaltig und zu Gunsten der Ziele ändert.
So, deshalb auch direkt zum Angebot, welches wir oben versprochen haben:
Ein ganz spezielles Angebot für Sie!
Und, wie gefallen Ihnen unsere KPIs? Ist das alles zu einfach? Haben Sie andere Lieblings-Kennzahlen, oder bleiben Sie doch lieber bei den Bauchentscheidungen?
Oder war das alles zu kompliziert?
Was auch immer Ihre Gedanken, rein in die Kommentare damit. Denn wir freuen uns auf eine lebhafte Diskussion!
Welches ist das wichtigste KPI für Ihr Unternehmen?
Was aber, wenn Sie gar die Ahnung beschleicht, dass diese Kennzahlen nicht auf Ihr Unternehmen passen, weil bei Ihnen alles anders ist? Wissen Sie was? Wahrscheinlich haben Sie sogar recht. Es gibt ja einen Grund, weshalb wir nicht einfach eine App mit Kennzahlen für alle bauen. Weshalb Beratung ein wichtiger Teil unserer Arbeit ist. Und weshalb jedes Dashboard anders aussieht. Weil Ihr Unternehmen genauso einzigartig ist wie Sie!
Kostenlose, unverbindliche KPI-Beratung
Und weil das so ist haben wir uns ein spezielles Angebot für Sie ausgedacht. Sie als Leser des Dashboard of the Month können sich komplett unverbindlich unten eintragen für eine kostenlose KPI-Beratung. In einem 30-minütigen Video-Call erörtern wir gemeinsam, welche individuell auf Sie zugeschnittene Kennzahl Ihrem Unternehmen in der jetzigen Situation am meisten bringt. 20 Jahre Erfahrung in Business Intelligence und eine Datenbank mit hunderten Blaupausen von KPIs stellen sicher, dass Sie einen grossen Wert aus dieser Beratung ziehen.
Ihr Nutzen
Dieses Angebot ist komplett unverbindlich, und es ist Ihnen überlassen, was Sie mit dem Resultat machen. Gerne können Sie das KPI manuell in Excel tracken.
Wieso wir das tun? Wir sind überzeugt, Sie mit unserer KPI-Beratung erfolgreicher zu machen. Und wenn Sie erfolgreicher sind und gesund wachsen, dann steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass wir Sie in Zukunft zu unseren Kunden zählen dürfen. Deshalb.
Einfach ausprobieren!
Also, worauf warten Sie noch? Schnappen Sie sich einen freien Termin und decken Sie zusammen mit Christoph Glur schon bald den Engpass, das grösste Risiko oder die grösste Expansions-Chance Ihres Unternehmens auf!
