Vensol is een familiebedrijf met meer dan 15 jaar ervaring in het realiseren van elektrotechnische projecten, waaronder industriële verlichtingsprojecten van A tot Z. Kris Decraene en Inge hebben het bedrijf gestart en werken er nog steeds. Hun zoon Thomas fungeert nu als tweede generatie zaakvoerder en projectleider. Het was Thomas die een nood zag voor betere cashflow en projectrapportering en zo bij Power BI/Power Partners terecht kwam.
- Titel: Optimaliseren van cashflow en projectbeheer bij industrieel elektriciteitsbedrijf.
- Budget: 12 dagen
- Databronnen: Visma Bouwsoft, Sage BOB & Excel
Vensol
Thomas Decraene is een tweede generatie bestuurder bij Vensol, hij hecht veel belang aan het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Het is een verhaallijn die we bij onze klanten vaak terug zien. De nieuwe generatie bestuurders binnen familiebedrijven komen bij ons terecht met een innovatieve en ambitieuze visie op het bedrijf van hun (voor)ouders. Ze willen inspelen op de laatste trends en willen vooral de toekomst van de onderneming waarborgen. Bestuurders zoals Thomas kiezen dan vaak voor moderne Microsoft technologieën als Power BI en Azure.
Als projectleider/manager lanceerde Thomas in 2022 de ambitie om meer inzichten uit de operationele en financiële data te halen. Een jaar later lees je hier het relaas van zijn verhaal.
Uitdaging
Het team van Vensol is reeds jarenlang vertrouwd met Bouwsoft, een gespecialiseerd ERP-systeem specifiek ontworpen voor bouwbedrijven die projectmatig werken. Het ERP is ons niet onbekend, we zagen het reeds opduiken in het Techbox project. Bouwsoft speelt een centrale rol in de dagelijkse processen van Vensol en bevat veel kostbare operationele data. Daarnaast maken ze ook nog gebruik van BOBSage voor hun accounting.
Bouwsoft ondersteunt Vensol goed in hun dagelijkse werking, maar een manager wil meer dan alleen een operationeel ERP-systeem. Als (project)manager wil je up to date helikopteroverzicht. Het is simpelweg onmogelijk om telkens weer op zoek te gaan naar de actuele status voor meer dan 40 lopende projecten. Budgetten, artikelen, uren, materieel, facturatie etc. Het voelt als zoeken naar een speld in een hooiberg om opportuniteiten en problemen te identificeren. Bij de nacalculatie op het einde van het project kom je dan finaal voor voldongen feiten te staan.
Voor Vensol volstaat dit niet, zij willen proactief opportuniteiten en problemen in hun projecten spotten en hier op inspelen. Daarom werd de switch gemaakt naar een geautomatiseerd projectbeheerdashboard in Power BI.
Oplossing
Een Power BI-dashboard toont de drie belangrijkste kostendrijvers vanuit hun ERP-systeem: Artikel, Uren en Materieel. Deze worden gecombineerd om de totale kosten (rood) weer te geven, die vervolgens worden vergeleken met het projectbudget (blauw). Door middel van dit dashboard kan het team van Vensol direct zien welke kosten logisch zijn en welke kosten buiten proportie zijn in termen van hun projectexpertise. Na de maandelijkse facturatie kunnen ze ook de daadwerkelijk gefactureerde bedragen (groen) bekijken.
Bovenaan het dashboard zijn er specifieke filters waarmee ze de gegevens kunnen bekijken op basis van onderneming, klant, status, tijdsperiode en datum. Hierdoor kunnen ze een gedetailleerd overzicht krijgen van de relevante informatie die ze nodig hebben. Het dashboard biedt een snelle en efficiënte manier om de gegevens te analyseren en inzichten te verkrijgen.
Deze 'overview' weergave van het dashboard stelt hen in staat om een breed scala aan informatie in één oogopslag te bekijken, in tegenstelling tot de tijdrovende taak van het opzoeken van gegevens in hun ERP-systeem. Dit maakt een groot verschil in termen van tijd en moeite.
Naast het "overview" dashboard is er ook een 'detail view' dashboard. De analyse start op het overview dashboard. Springt een project in het oog, dan bekijken we het in detail.
Wat kunnen we allemaal zien per project:
- Het geaccepteerde bedrag van de offerte
- Het gefactureerde bedrag
- De totale kosten
- De brutowinstmarge in zowel percentage als euro
- De voortgang in percentage
- Het percentage van de kosten toegewezen aan artikelen
- Het percentage van de kosten toegewezen aan arbeidsuren
- Het percentage van de kosten in vergelijking met het budget
Daarnaast kunnen we ook het budget versus de werkelijke kosten per kostenpost bekijken, namelijk:
- Kosten voor artikelen
- Kosten voor arbeidsuren
- Kosten voor materieel
- Kosten voor onderaanneming
Datacultuur
Vensol is gestart met Power BI via een Kick-off consultingdag van Power Partners. Ondertussen bevindt de onderneming zich reeds in de volgende fase van de ontwikkeling naar een datacultuur. Naast Thomas volgt nu ook een andere medewerker een Power BI-opleiding, waardoor het gebruik van Power BI binnen het bedrijf toeneemt. Ze zijn op de juiste weg en hebben de intentie om binnenkort zelf hun rapporten te bouwen op basis van hun bestaande DataWarehouse. Het is van groot belang dat niet alleen het management, maar uiteindelijk ook andere key-medewerkers gebruik gaan maken van de dashboards.
Wil je meer te weten komen over de 7 stappen richting een datacultuur in jouw onderneming?
In het kort
Grote hoeveelheid data:
Vensol heeft te maken met een enorme hoeveelheid data. Ze hebben bijvoorbeeld BOBSage voor alle financiële data, Visma Bouwsoft voor projectmanagement en Excel voor de budgetten.
Complexiteit van projecten:
Er zijn veel facetten waar ze rekening moeten mee houden, zoals planning, budgettering, projectvoortgang en kostenbeheersing.
Strikte budgetten en deadlines:
Ook Vensol heeft een nauwkeurige budgettering en kostenbeheersing om projecten op tijd en binnen het budget af te ronden.
Snelle besluitvorming:
Met Power BI kunnen Thomas en andere projectleiders hun gegevens analyseren en beslissingen nemen op basis van feitelijke gegevens in plaats van op basis van aannames.
Samenwerking tussen afdelingen:
Een nauwe samenwerking tussen verschillende afdelingen, zoals engineering, projectmanagement en financiën.
