Profilec is een groeiend familiebedrijf dat zich richt op e-commerce via verschillende online kanalen (webshop en andere marktplaatsen), alsook een fysieke winkel met magazijn in Brugge. Het bedrijf verkoopt tienduizenden verschillende producten met vaak schommelende prijzen aan particulieren in België en Nederland. Om al deze parameters beter te managen, maakt Profilec nu gebruik van Power BI dashboards.
- Titel: Power BI in de E-Commerce wereld.
- Budget: 11 dagen
- Databron: Logic4, Bol.com & Excel
Bedrijfskennis delen
Frederic en Peggy zijn de zaakvoerders en tweede generatie binnen Profilec. Na meer dan 25 jaar kennen zij alle ins and outs van de business. Maar dat betekent niet dat het altijd even eenvoudig is geweest. Retail is een sector die de laatste jaren een ware transitie heeft doorgemaakt. De opkomst van online webshops bracht grote uitdagingen, maar ook opportuniteiten met zich mee.
Het dashboard helpt om mijn 25-jarige ervaring te delen met mijn team, alsook het helikopteroverzicht van mijn bedrijf te behouden.
Frederic Penel - Profilec Electro
Door de uitbouw van de Profilec-webshop en het inspelen op de groei van marktplaatsen zijn Frederic en Peggy erin geslaagd de onderneming te laten groeien als nooit tevoren. Als gevolg van hun jarenlange werk hebben Frederic en Peggy een specifieke en succesvolle aanpak ontwikkeld die zijn vruchten heeft afgeworpen.
De volgende uitdaging die zich nu opwerpt: hoe kunnen we de opgebouwde kennis en ervaring van de afgelopen 25 jaar delen met onze werknemers?
Bedrijfsoverzicht
Het bedrijfsoverzicht dashboard zorgt ervoor dat Frederic en Peggy in één oogopslag hun drie verschillende kanalen (winkel, webshop en marktplaats) kunnen bekijken op basis van omzet, volume, klanten en retourzendingen, zowel in absolute getallen als in trendvorm vb. evolutie afgelopen 5 jaar.
Als managementteam willen we de winstgevendheid per kanaal volgen elke dag opnieuw.
Peggy Baert - Profilec Electro
Het dashboard helpt Profilec grote hoeveelheden data onder controle te houden en snel in te grijpen van zodra er een afwijking is bij één van de verkoopkanalen/merken/producten.
Detail-analyse
Naast het bedrijfsoverzicht dashboard is er ook een detail-analyse dashboard, deze wordt actief gebruikt door de online sales manager. A.d.h.v. verschillende filters kan hij/zij snel analyses uit voeren op:
A. Verschillende dimensies:
- Merk
- Productgroep
- SKU
- Verkoopkanaal
- Periode
B. Verschillende KPI's
- marge €
- marge %
- volume
- retouren
- etc..
Door de 2 dashboards te combineren ontstaat er een intelligent platform dat de kennis van Frederic nabootst en zijn team via verschillende invalshoeken ondersteunt.
Een marketingmanager wil weten:
Wat zijn onze 3 bestverkopende merken op bol.com binnen de productgroep "groot electro" in de afgelopen 6 maand?
| Tijdfilter | 180 dagen geleden |
| Kanaalfilter | Bol.com |
| Categoriefilter | Groot Electro |
| KPI | Omzet € |
Voor een nieuwe Facebook post rond vaatwassers, vraagt de marketing manager aan Frederic welke van 2 foto's (AEG/BOSH) te gebruiken.
Wat is het verschil in brutomarge (%) tussen de AEG en de BOSH vaatwassers die we het afgelopen jaar in de winkel verkocht hebben?
| Tijdfilter | Afgelopen jaar |
| Kanaalfilter | Winkel |
| Categoriefilter | Groot Electro |
| Sub-categoriefilter | Vrijstaande vaatwassers |
| Merk | AEG en BOSCH |
| KPI | marge % |
Complexiteit
Een uitdaging tijdens dit project was de grote hoeveelheid aan data. Profilec heeft een producttabel met meer dan 100.000 SKU's. Daarnaast diende de analyse te gebeuren op basis van factuurlijn (transacties). Als gevolg hadden we meerdere miljoenen entries. Elke nacht wordt deze dataset gerefreshed zodanig dat het team over up to date inzichten beschikt.
Een extra complexiteit kwam door de vele verschillende aankoopvoorwaarden die Frederic en Peggy onderhandelen met hun leveranciers. Tijdens de kickoff consultingdag kwam dit uitvoerig ter sprake. Deze specifieke voorwaarden zitten nergens in het ERP systeem opgeslaan. Daarnaast moeten al deze voorwaarden afgetoetst worden met de miljoenen factuurlijnen.
Hoe gaan we hier rekening mee houden in de dashboards?
Deze en andere parameters houden Frederic en Peggy bij in Excel files. De files zijn verbonden met Power BI en worden één keer per jaar ingevuld na de onderhandelingen met de leveranciers. De logica die ingebouwd werd, bleek te zwaar te zijn voor Power Query. Daarom beslisten we om de transformaties te verhuizen naar Azure Data Factory. Daar voeren we elke nacht het zware werk uit. Het Microsoft-platform is flexibel en afhankelijk van de case en het budget kiezen we de meest geschikte oplossing.
Power BI en Azure bieden heel veel verschillende mogelijke oplossingen aan. Voor elke budget is er een alternatief.
Jules Vandierendonck - Power Partners
Klantenservice
Als elektronicahandel is Profilec uiteraard bezig met het monitoren van de marges en volumes, dat lazen we eerder in dit artikel. Maar dat is lang niet het enige domein waar Frederic en zijn team op focussen. Een ander speerpunt in hun strategie is het verlenen van een optimale service voor on- en offline klanten. Het blijft niet enkel bij dure woorden, dit merk je meteen aan de 857 reviews op Trustpilot en een rating van maar liefst 4.7/5!
Een goede klantenservice kan bijdragen aan minder retourzendingen. Tevreden klanten zijn geneigd om opnieuw bij Profilec te kopen, dit leidt tot een hoger retentiepercentage. Alweer een positieve impact op de KPI's van het team!
Kortom, een goede klantenservice kan een groot verschil maken voor de klanttevredenheid, retentiepercentages, omzet, retourzendingen en reputatie.
Voor Profilec is klantenservice duidelijk een key KPI. Het heeft een impact (direct of indirect) op zowat alle factoren in de onderneming.
Wat is de key KPI binnen uw onderneming? Laat het ons weten!
