Zowel Excel als Power BI zijn ontwikkeld door Microsoft, de ene was er al in 1985, toen nog op de Apple Macintosh. Het programma met het groene logootje kende al meerdere gedaantewissels, maar zit ondertussen volledig ingebakken in onze bedrijfscultuur. Excel zal ook niet verdwijnen. Wat wel zal verdwijnen is de in elkaar geklutste rapporteringen in Excel. Simpelweg omdat er veel betere opties op de markt zijn. Eén ervan is Power BI in dit artikel alles wat je moet weten.
Excel de spil in onze bedrijfsrapportering
Ongetwijfeld hebben u en uw werknemers al zitten ploeteren in Excel files. Excel is dan ook zeer geschikt voor snelle (financiële en numerieke) analyses en forecasts. In de afgelopen 35 jaar kreeg het programma een prominente rol in de rapportering van onze bedrijven. Excel leent zich perfect om met data te spelen en met getallen te goochelen. Je kan eenvoudig parameters instellen en deze aanpassen naar gelang de situatie. Genoeg toepassingen die op vandaag zeker nog relevant zijn en ook zullen blijven.
Frustraties Excel
Onoverzichtelijkheid
In het algemeen zou je kunnen stellen dat het grootste probleem van Excel ligt in de onoverzichtelijkheid. Van zodra je onderneming groot genoeg is en bestaat uit meerdere business units, je data hebt over meerdere jaren heen en verschillende managers dezelfde data moeten analyseren, sta je voor problemen. Dan krijg je al snel een grote spreadsheet met draaitabellen, meerdere sheets en vooral heel veel cellen en getallen. 99% van deze cellen bekijk je niet eens. Hoe navigeren in dergelijk spreadsheet? Waar moet de gebruiker starten? Welke cellen dienen aangepast te worden? Hoe kan ik fouten opmerken?
Hoe merk je op dat de sales voor één van je klanten in de maand oktober van dit jaar 10% lager ligt t.o.v. zelfde periode vorig jaar, en dit terwijl hij de afgelopen 4 jaar juist meer begon te bestellen?
Simpel. Je merkt dit niet op.
Waarschijnlijk kijk je snel eens naar de eerste 2 sheets, bekijk je enkele geaggregeerde cijfers en trek je daaruit je conclusies. Maar hoe merk je op dat de sales voor één van je klanten in de maand oktober van dit jaar 10% lager ligt t.o.v. zelfde periode vorig jaar, en dit terwijl hij de afgelopen 4 jaar juist meer begon te bestellen? Simpel, het antwoord is niet. Je merkt dit niet op. Het tijdig spotten van trends in Excel tabellen is extreem onoverzichtelijk en één van de grootste problemen.
Tijdverlies
Als manager heb je misschien wel de luxe dat dergelijke Excel spreadsheets wekelijks of maandelijks voor je worden opgesteld en in je mailbox gedropt. Iemand van je team spendeert dan meerdere uren aan deze file voor jij ze te zien krijgt. Uiteraard blijft het een inefficient proces en is het probleem hiermee enkel verlegd naar een collega, met de nodige frustraties als gevolg.
Ik herinner me nog dat ik stage liep binnen een mooie Vlaamse KMO. Elke vrijdag spendeerde ik 4 uur aan het klaarmaken van een cashflow rapportering in Excel voor het management.
Jules Vandierendonck - Power Partners
Toch is het nog steeds niet ideaal voor jou om hier je informatie uit te halen, laat staan om fouten in de data input te identificeren. Uit onze ervaring en gesprekken met onze klanten schatten wij dat ongeveer 90% v/d tijd naar het opstellen en onderhouden van de spreadsheet gaat en slechts 10% naar het werkelijk analyseren en interpreteren van de data. Je bent een manager - en dus verantwoordelijk om je team in de juiste richting te sturen - toch spendeer je slechts een fractie van je tijd aan het interpreteren van de data? Oeps, toch niet echt manager after all.
Delen van rapporten
Sommige gebruikers maken een waar kunststukje van hun Excel spreadsheets. In hun ogen een Magritte of zelfs een Van Gogh. Echter vaak wanneer de Excel kunststukjes worden doorgestuurd naar een collega, lijkt het eerder op een Jackson Pollock, ook mooi, maar niet echt het overzichtelijk geheel waar je naar op zoek bent.
Trouwens dit geldt niet enkel voor het visuele aspect, ook het "datamodel" is helemaal niet robuust. Probeer maar eens al de berekeningen te achterhalen of extra dimensies aan de data toe te voegen. Het manuele werk om spreadsheets te onderhouden en up to date te houden is een grote "sunk cost".
Excel ontgroeien, Power BI als alternatief?
Early majority
We zijn dit artikel gestart met het belang van Excel in onze bedrijfsrapportering te benadrukken. Zelfs wij bij Power Partners gebruiken nog af en toe Excel voor snelle analyses. Echter is er sinds de lancering van Excel in 1985 op vlak van IT heel wat progressie geboekt. Je zou kunnen zeggen dat het gebruik van Excel als pure input en rapportering tool zich in de laggards fase van de innovatiecurve bevindt (zie grafiek boven).
Op vandaag zijn er nog wel bedrijven die hun volledige rapportering opzetten in Excel, echter zijn ze met uitsterven bedreigt. Ze worden ook wel eens de "technologie dinosaurussen" genoemd. Een ludieke term voor managers die weigeren nieuwe technologische alternatieven op te nemen in hun dagelijks bestuur.
Op zoek naar de hedendaagse versie van Excel? Welkom Power BI!
Power BI is één van dé alternatieven voor een krachtige interactieve rapportering. Voor de lancering van Power BI was business intelligence exclusief voor grote ondernemingen met hoge budgetten. Maar daar kwam in 2015 verandering in, Power BI werd geïntroduceerd als BI platform en voorgesteld aan het grote publiek. Voortaan kon iedereen voor een fractie van de kost gebruik maken van een krachtig business intelligence platform.
| Power BI | Excel | |
| Lancering | 2015 | 1985 |
| Kostprijs per gebruiker/maand | € 8.4 | € 7 |
| Flexibiliteit | ✅ | ✅ |
| Interactiviteit | ✅ | ❌ |
| Eenvoudige visualisering | ✅ | ❌ |
| Veilig delen rapporten | ✅ | ❌ |
| Onbeperkte databronnen | ✅ | ❌ |
| Ingebouwde databeveiliging | ✅ | ❌ |
| Live datastreaming | ✅ | ❌ |
Power BI is niet zomaar een beetje mooier en een beetje visueler. Nee, het is veel meer dan dat, het is een volledige business intelligence cloud oplossing die je toestaat als onderneming om een datacultuur op te zetten. Interactieve rapporten bouwen en veilig delen met je team was nog nooit zo eenvoudig en betaalbaar.
Tijdens de periode 2018 - 2021 zag Power BI een nieuwe toestroom aan gebruikers. Managers van kleine- en middelgrote ondernemingen startten gebruik te maken van het Power BI platform. Deze managers stomen hun team/onderneming klaar voor een data-gedreven toekomst. Ze hopen zo de komende 2-5 jaar een concurrentie voordeel te bekomen in hun sector. Business intelligence begint door te sijpelen naar de kern van onze economie.
Vandaag bevinden we ons in de "early majority" fase van de Power BI innovatie-curve. Het Power BI platform is reeds 7 jaar beschikbaar en wordt onderhouden door meer dan 1000 Microsoft ontwikkelaars die maandelijks met verbeteringen komen. Start je vandaag met Power BI dan ben je dus niet meer super nieuw. Toch ben je meer dan welkom, samen met miljoenen andere gebruikers kan je nu meer inzichten uit je data gaan verwerven!
Heb je vragen over Power BI en de data binnen uw onderneming? Boek een vrijblijvende video-call met één van onze consultants.
An offer for you!
Let's talk about Power BI, data and reporting in your business. In a video call we will see if Power Partners can help make your company more data-driven. Completely non-committal and confidential.
