Bluedrops is een succesvolle groothandel die kwalitatieve producten levert voor zwembaden, wellness en waterbehandeling. Tijdens de coronapandemie heeft het bedrijf een sterke groei doorgemaakt, maar dit bracht ook uitdagingen met zich mee. In dit artikel zullen we dieper ingaan op hoe Bluedrops heeft gesurft op de postcoronagolf met behulp van Power BI, waarbij de focus ligt op sales- en voorraaddashboards.
- Titel: Surfen op de coronagolf
- Budget: 12 dagen
- Databronnen: Business Central & Excel
De golf
Bluedrops fungeert als een verbindingspartner tussen zwembadproducenten en zwembadbouwers in de Benelux en Noord-Frankrijk. Hun activiteiten omvatten het leveren van hoogwaardige materialen en apparatuur voor de bouw en installatie van zwembaden. Tijdens de COVID-19-pandemie zagen ze een toename in de vraag naar hun diensten. Er ontstond een ware trend van vakanties in eigen land en een focus op thuisverbetering.
Door de sterke groei van het team werd het steeds moeilijker voor Bluedrops om het overzicht op de activiteiten te bewaren. Niet alleen voor de medewerkers in het magazijn, maar ook voor de verkopers en het management was er nood aan rapportering op maat. Via onze partner Sonical kregen we de kans om een business intelligence project uit te voeren voor deze snelgroeiende KMO.
Op vandaag maakt Bluedrops gebruik van een 4-tal Power BI dashboards die hun ondersteunen op vlak van financiële KPI's, efficiënt voorraadbeheer en het stimuleren van de sales.
Sales
Als verbindingspartner tussen zwembadproducenten en zwembadbouwers speelt sales een cruciale rol binnen de onderneming.
Bluedrops begrijpt hoe belangrijk het is om de salesafdeling te ondersteunen met overzichtelijke, up-to-date inzichten. Zoals vele van onze dashboards, starten we steeds met een overzicht van de verkoopcijfers. Daarna kan de gebruiker de data tot in detail analyseren.
Concreet betekent dit voor de Verkopers:
- Altijd en overal toegang tot de sales dashboards zowel op kantoor als onderweg naar de klant (Power BI Mobile app).
- Overzicht bewaren op klant-, regio- & productniveau (zelfs met een assortiment van > 5.600 producten).
- Tijdsefficiëntie tijdens het voorbereiden van klantenmeetings.
- Evoluties, trends en problemen vroegtijdig opmerken op klant-, regio- & productniveau.
Door het minimaliseren van de voorbereidingstijd, kan een verkoper meer tijd besteden aan het bezoeken van klanten en het opbouwen van relaties. Verder geeft een sales dashboard ook inzicht in het koopgedrag van klanten. Welke producten zijn populair bij welke klanten? In welke regio's? En waar liggen de kansen voor cross-selling?
Door middel van het sales dashboard streven we ernaar om de kwaliteit en efficiëntie van onze verkopers te verbeteren.
Steffert Vanneste - Bluedrops
Concreet betekent dit voor de Sales Managers:
- Onderbouwde strategische keuzes maken: welke regio's kunnen we best verder uitbouwen?
- Overzicht van prestaties van verkopers: welke teamleden kunnen we beter coachen/ondersteunen?
- Sneller reageren op veranderende omstandigheden: zijn er producten die het plots zeer goed/slecht doen?
Stock
Bluedrops beschikt over een magazijn van 2000 m². Om de aanwezige voorraad en de rotatie te optimaliseren maken ze gebruik van een Power BI dashboard. Hieronder leggen we uit welke drie verschillende functies Rembert van het managementteam gebruikt tijdens zijn analyse.
Als verbindingslijn tussen 2 partijen moet onze stockrotatie zo efficiënt mogelijk werken.
Rembert De Vrieze - Bluedrops
1. Functie "In Stock"
Door de functie "In Stock" kan Rembert in één oogopslag zien welke producten er nog voorradig zijn voor de komende 30 dagen. De andere producten kan hij maar best binnenkort bestellen. Het kantelmoment werd door Rembert op 30 dagen gelegd. Volgens zijn ervaring is dit het meest accurate beeld.
Wanneer product X minder dan 30 dagen voorraadbereik heeft, krijgt de filter "In stock" het resultaat "NOT OK". ❌
Wanneer product X meer dan 30 dagen voorraadbereik heeft, krijgt de filter "In stock" het resultaat "OK". ✅
Het is een eenvoudige maar essentiële functie voor het efficiënt managen van de voorraad en het voorkomen van mogelijke tekorten.
2. Functie "Leverancier"
Door leveranciers te groeperen op basis van de leverkosten en het aantal bestellingen, ontstaan inzichten over de efficiëntie van verschillende leveranciers alsook het aankoopteam.
3. Functie "Product"
Wordt gebruikt om specifieke producten op te vragen en te zien of deze nog voorradig zijn alsook de evolutie in de afnames op te merken. Als het product niet meer op voorraad is, kan Rembert dit aan de stockmedewerkers doorgeven zodat zij weten dat het product niet meer beschikbaar is. Of hij kan het meedelen aan de verkopers. Dit is van belang om de klanttevredenheid en het bedrijfsimago hoog te houden.
Voordelen:
| Leveranciers | Het beter plannen van hun productieplan en leveringsschema. |
| Klanten | Hun producten op tijd geleverd. |
| Sales | Het vermijden van missen van verkoopopportuniteiten. |
| Magazijn | Controle over de voorraad en beschikbare magazijnsruimte. |
Finance Reporting Accelerator
Naast het verkoop- en inkoopteam heeft Bluedrops een sterk en nauwkeurig finance duo dat verantwoordelijk is voor alle financiële zaken. Dit team maakt gebruik van onze finance accelerator.
Ben je benieuwd naar de voordelen van deze finance accelerator en de redenen waarom het vanzelfsprekend is om te starten met deze financiële rapportering? Dan verwijzen we je graag verder door.
