Business Intelligence floreert wanneer het gegevens uit meerdere systemen kan combineren. Te meer wanneer deze systemen grote hoeveelheden data aanleveren. Om deze reden past BI perfect bij de transport en logistieke sector. In dit verhaal presenteren we u het geval van Transport De Rese: een 3de generatie familiebedrijf, gevestigd in het hart van het West-Europese logistieke landschap. Hoe het management nu elke levering, klant of chauffeur kan analyseren tot een ongeëvenaard niveau van detail.
- Titel: Dashboard kostencalculatie
- Klant: Transport De Rese
- Budget: 9 dagen
- Databronnen: Navitrans (navision), Trimble, VolvoConnect, Excel
How it started
vs how it's going
Het familiebedrijf
Na zijn studies in Gent en Antwerpen had Milan De Rese alle academische logistieke achtergrond die hij nodig had, verwerft. Vandaar was het tijd om zijn vader te helpen in het familiebedrijf. Milan doorliep zelf meerdere functies in het bedrijf en zag verschillende aspecten van het bedrijf: gaande van planner tot administratie en chauffeursondersteuning. Vandaag de dag hebben Marnix en Milan De Rese de leiding over de dagelijkse activiteiten. Samen met hun team en een vloot van 115 vrachtwagens opereren ze in het hart van het Europese logistieke centrum.
De sector
"Door onze ligging in de haven van Zeebrugge werden we de voorbije jaren zwaar getroffen door de Brexit, en dat geldt trouwens nog steeds. Dit zorgde ervoor dat we het business-intelligence-verhaal reeds meerdere keren uitstelden. Nu we de dashboards hebben, is het duidelijk dat je gewoon aan de slag moet gaan," zegt Milan. Maak dingen zichtbaar, zodat je ze kunt verbeteren. Geef het een centrale rol in je bedrijfsprocessen.
Transport over de weg heeft zeer hoge volumes en vrij lage marges. Het is uiterst belangrijk om je kosten te controleren als je winstgevend en relevant wilt blijven.
Milan De Rese
Uiteraard spelen de kostencomponenten een belangrijke rol in onze branche, maar er is meer dan dat. We hebben 4-5 andere KPI's zoals omzet/rijtijd, resultaat/KM, brandstofverbruik, winstmarge per klant, levertijden... We kunnen nu zelfs in detail zien hoe veel tijd onze chauffeurs nodig hebben om op verschillende klantlocaties te laden/lossen en of dit afwijkt van gemiddelde tijden.
Het is mooi om deze KPI's per klant, chauffeur en lading te kunnen volgen en zien in het dashboard. Wat écht het verschil maakt, is dat je de evolutie van deze KPI's doorheen de tijd ziet.
Milan De Rese
De data
Langs de inkomstenkant is dit vrij eenvoudig: elke factuur aan de klant bevat een deel voor de levering en een surplus voor de tol. De grote uitdaging in dit project was om alle relevante kosten voor elke levering afzonderlijk en voor het bedrijf als geheel te definiëren, identificeren en visualiseren. Voor de hand liggende kosten zijn de arbeidskosten van de chauffeur (tot op de minuut) en de brandstofkosten voor de afgelegde afstand.
We wilden een compleet beeld hebben van de nacalculatie, dat betekent dat we rekening hebben gehouden met alle (meetbare) componenten.
Milan De Rese
Maar we hebben ook afschrijvingen van de vloot, de overheadkosten van de kantoren, nachttoeslag, weekendtoeslag etc. in rekening gebracht. Daarentegen werden betaalde pauzes, tol en dergelijke uitgesloten. Er moesten veel beslissingen genomen worden.
Net als veel andere (logistieke) bedrijven maken wij gebruik van verschillende softwaresystemen. Gedurende een lange tijd waren we niet in staat deze gegevens te combineren.
Milan De Rese
Wij bij Power Partners vonden vooral de geolocatiedata van dit project erg interessant. De vrachtwagens en hun boordcomputers registreren maand na maand duizenden datapunten. Dit opent deuren voor een meer diepgaande analyse van routes, verkeer, laad- en loslocaties... en allerlei andere optimalisaties. Meer dan genoeg stof voor toekomstige projecten.
De dashboards
Stap 1: Maak een selectie voor een divisie en/of een klant
Transport De Rese heeft, net als veel andere bedrijven, meerdere divisies. Dry Bulk, General Cargo en Liquid zijn weergegeven in de bovenstaande staafgrafiek. Elkeen toont de opbrengst en de kosten van de leveringen die specifiek in deze divisie zijn uitgevoerd. Wanneer u 1 divisie selecteert, worden de andere visuals in het dashboard gefilterd. Bijvoorbeeld: selecteer "Dry Bulk" om alleen de klanten en de leveringen in de divisie "Dry Bulk" te zien.
Stap 2: Analyseer een specifieke levering in detail door met de rechtermuisknop te klikken
De visual aan de rechterkant toont de winstgevendheid van elke afzonderlijke levering. U kunt elke levering in meer detail analyseren door met de rechtermuisknop op de balk te klikken en de drill through functie te gebruiken.
Stap 3: Bekijk hoe de kosten- en tijdverdeling voor deze levering was.
Misschien wilt u de exacte dieselkosten weten, de totale gereden tijd of misschien wilt u zelfs weten waar de bestuurder vastzat in het verkeer en hoeveel winst zo is misgelopen. Dat alles kunt u eenvoudig doen in dit detailoverzicht. We zijn willen weten hoe lang de chauffeur nodig heeft om een container te deponeren en we willen dit analyseren t.o.v. de gemiddelde tijd die onze andere chauffeurs nodig hebben voor deze actie. We kunnen dit doen door met de rechtermuisknop op het rode hokje te klikken.
Stap 4: Hoeveel tijd hebben onze chauffeurs gemiddeld nodig?
-Deze pagina is niet beschikbaar in de geanonimiseerde versie van het dashboard. Als u het zelf wilt testen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.-
We zien nu alle op- en aflaadactiviteiten voor deze klant / locatie. Elke stip toont 1 activiteit, hoe groter de stip, hoe langer de bestuurder nodig had om de activiteit uit te voeren. Aan de rechterkant ziet u alle individuele tijden van de chauffeurs alsook de gemiddelde tijd die benodigd is. Als u 1 levering in detail wilt analyseren, kunt u dat doen door met de rechtermuisknop op de "file" te klikken en de drill through functie te gebruiken.
