Wat kost een KPI dashboard?

Welke investering moeten we voorzien voor dergelijk project? Een vaak voorkomende vraag wanneer wij met bedrijven praten. Jammer genoeg, is er geen éénduidig antwoord. Gelukkig hebben wij bij Power Partners wel enkele mechanismen ontwikkeld om de prijs van een business intelligence project vast te leggen, we delen deze graag met je. Aan het eind van dit artikel sturen we je naar onze eigen ontwikkelde prijscalculator. In slechts 5 stappen kan je daar de kost bereken voor je eigen droom dashboard(s). Al onze projecten worden steeds uitgevoerd tegen een vooraf vastgelegde prijs (werkdagen), zo kom je nooit voor verrassingen te staan.

Een voorbeeld

Laat ons er een fictief voorbeeld bijhalen om het allemaal wat levendiger te maken. Je bent een ondernemer van een mooie bloeiende KMO. Volgende kenmerken beschrijven je.

• Werknemers: 50-250
• Ondernemingsactiviteit met veel data/transacties
  vb. transport, bouw, webshop, manufacturing...
• Het bedrijf bestaat uit meerdere afdelingen/business units:
  vb. finance, sales, marketing, planning, hr...
• Als ondernemer wil je graag verschillende KPI's verbeteren
  vb. winstgevendheid, klantconversie, voorraadrotatie...

Onderstaand is een landschap/orgchart van ons fictief bedrijf, "DestinAir". Het gaat hier om een kleine vliegmaatschappij, je zou het kunnen vergelijken met Wright Air Service. We willen graag starten met de analyse van 4 KPI's op 3 verschillende domeinen van het bedrijf. Hiervoor zullen we 1 dataset ontwikkelen met daarop meerdere dashboards. We zullen 1 dashboard hebben als overzicht met de huidige stand van alle KPI's. Vervolgens zullen we per KPI één detail dashboard bouwen. Dit helpt ons de evolutie en de verschillende componenten beter in kaart te brengen. In totaal willen we dus 5 dashboards ontwikkelen.

Later willen we uiteindelijk een dashboard voor elke business unit. Maar zoals met alle IT projecten start je beter met een goeie basis, stevige fundamenten. Dit is exact waarom wij elk project starten met één consulting dag (€ 1490) ter plaatse. Wil je graag weten hoe we tijdens zo'n dag te werk gaan? Dat lees je hier. In dit voorbeeld gaan we er van uit dat de consulting dag reeds achter de rug is en dus al de nodige informatie voorhanden is.

Kostendrijvers

A) Databronnen

Een van de belangrijkste kostendrijvers zijn de databronnen. Hoeveel systemen gebruiken jullie binnen de onderneming en waar wordt de data in opgeslaan? Waarschijnlijk beschikken jullie over een ERP (SAP, Odoo, Dynamics...), vaak ook nog een boekhoudprogramma (Exact, Yuki, Sage...). Misschien hebben jullie ook data van jullie website, nog enkele Excel files en eventueel ook nog specifieke software op maat van de sector (planning, warehouse...).

De kracht van Power BI bestaat er in om al deze data samen te brengen in één datamodel. Om deze data gestructureerd uit deze verschillende systemen te halen, dient een verbinding gemaakt te worden met elk systeem.

Deze verbinding gebeurt meestal via een API-connectie. Hierbij schrijven onze data engineers adhv programmeertaal (python), code om op gepaste tijdstip al de nodige data automatisch in Power BI te “trekken”.

Het bouwen van deze connecties is één van de belangrijkste drijvers van de werkuren en dus ook van de kost. Gelukkig zijn wij hier erg in gespecialiseerd en kunnen wij eender welke databron verbinden in 2-3 werkdagen.

Voor ons voorbeeld betekent dit dus.

• ERP systeem: 2 dagen
• Boekhoudsysteem: 2 dagen
• Google Analytics: 1 dag
• Excel: 1 dag

-> Tussentotaal: 6 dagen

B) Het datamodel

Eens we de data op een gestructureerde wijze uit de verschillende systemen gehaald hebben, bouwen we een datamodel. Hierbij gaat veel denkwerk aan vooraf. Ook in onze consulting dag spenderen we hier de nodige aandacht aan. De kwaliteit van het datamodel zal later bepalen hoe eenvoudig en krachtig de dashboards kunnen worden ontwikkeld.

Het datamodel kent vaak meerdere versies en komt tot stand via een iteratief proces tot de geschikte opstelling gevonden is. Dit is het werk van onze data architect. Hij/zij zal hier meestal 2-3 dagen voor uitrekenen.

-> Tussentotaal: 8 dagen

C) De dashboards

Eens het datamodel is ontwikkeld en geïmplementeerd, geeft de data architect het project door aan de data analist. In het model is nu al de data van al de verschillende bronnen voorhanden. De juiste relaties zijn ook reeds gelegd. Wat volgt is een brainstorm sessie van de data analist. Hij/zij zal nu de dashboards ontwerpen om zo goed mogelijk te voldoen aan de noden van de eindgebruikers. Enkele belangrijke taken hierbij zijn.

• Bepalen van de lay-out en opzet
• Kiezen van de gepaste grafieken
• Ontwikkelen van de juiste measures
• Implementeren van de nodige filters
• Interacties tussen de visuele componenten
• Aftoetsen van de correctheid v/d data

Al onze Power BI dashboards worden steeds volledig op maat ontwikkeld. Filters, interacties, grafieken, knoppen... worden uitvoerig besproken met de eindgebruikers.

We ontwikkelen een eenvoudige en overzichtelijke achtergrond met uw logo en bedrijfskleuren. Doorheen de dashboards komt de bedrijfsidentiteit telkens terug. Het is belangrijk dat de kleuren en achtergrond, de visualisaties versterken, maar niet overheersen. Concreet betekent dit dat we elk project aanvangen met een schets op een wit papier en via meerdere feedback meetings evolueren tot een volledig operationeel dashboard.

Al dat maatwerk dat moet vast en zeker veel kosten?

Wel, dat valt reuze mee. Power BI zit vrij intuïtief in elkaar en onze data analisten maken er hun missie van steeds up to date te zijn met de laatste features en updates.

Je moet rekenen op 1-2 werkdagen per dashboard om van een schets op papier naar een volledig interactief dashboard te gaan. In ons voorbeeld willen we graag 1 overzichtdashboard en 4 detail dashboards.

• KPI overzicht: 1 dag
• Detail financieel: 1 dag
• Detail marketing: 1 dag
• Detail operationeel: 1 dag
• Detail HR: 1 dag

-> Tussentotaal: 13 dagen

D) Extra's

Indien nodig kunnen we de dashboards en de dataset nu nog verder op maat van het bedrijf verfijnen. Zo kunnen we extra beveiligingsmechanismen inbouwen waarbij bepaalde gebruikers enkel hun eigen data kunnen zien. Terwijl het afdelingshoofd dan weer enkel de data van zijn/haar team kan inkijken. Het managementteam heeft toegang tot de volledige data. Power BI staat toe om dit via een unieke gebruikers login en Row Level Security (RLS) allemaal te regelen. Zo kijkt iedereen naar hetzelfde dashboard, maar ziet elk individu enkel de data die voor hem/haar toegankelijk is.

Voor dergelijke extra security moet je rekenen op +1 dag

Mobiele versie van het dashboard op uw smartphone. Power BI heeft ook een app die u eenvoudig kan download voor iOS of Android. Gewoon inloggen met je Power BI account en je zal al de dashboards kunnen raadplegen op je smartphone. Soms dienen dashboards speciaal ontwikkeld te worden voor de smartphone.

Dit kan je zelf uitproberen of we helpen je graag op weg. +1 dag

Resultaat

De aanvraag bestaat dus uit: 5 dashboards met meerdere KPI's gebouwd op 4 verschillende databronnen. Als extra willen we graag RLS (Row Level Security) en een mobiele versie van het dashboard voor op je smartphone.

4 databronnen (ERP, boekhoud, website, Excel)	6 dagen
1 datamodel	2 dagen
5 dashboards	5 dagen
Row level security	1 dag
Mobile app	1 dag
Totaalprijs	15 dagen * € 990 = € 14'850

Doe zelf de berekening

In slechts 5 stappen kan jezelf de kost van je droomdashboard(s) berekenen. We maken gebruik van exact dezelfde formules als hierboven vermeld. Doe nu zelf de test!