Power BI vs Excel: Die Battle!

Sowohl Excel als auch Power BI kommen aus dem Hause Microsoft. Excel erblickte das Licht der Welt im Jahre 1985. Vor bald 40 Jahren! Schon fast ein Boomer! Power BI hingegen ist jung, sexy und modern. Das heisst aber nicht, dass die Software mit dem grünen Logo ausgedient hätte. Wie erklären, wo welche Applikation ihre Stärken ausspielen kann und verraten, wie Sie es schaffen, mit dem richtigen Setup das beste aus beiden Welten zu haben: Flexibilität auf der einen Seite, und geringen manuellen Aufwand, Sicherheit und Kontrolle über Ihre Daten auf der anderen.

Excel, das untötbare Taschenmesser eines jeden Zahlenmenschen

Wer hat noch nie mit Excel?

Ich würde fast wetten, dass es keine Excel-Jungfrauen gibt unter unseren Lesern. Denn Excel ist zwar nicht sexy, aber trotz allem gut für einen Zahlen-Quickie. Excel eignet sich für die schnelle finanzielle und numerische Analyse genau so gut wir für eine Stehgreif-Prognose. Richtig, auch den sicheren Datenaustausch beherrscht das Tool, zumindest sofern man ein grosses Email-Postfach hat und weiss, wie man eine Zip-Datei verschlüsselt.

In den vergangenen 35 Jahren hat sich Excel in der Mainstream-Unternehmenskultur wie ein Virus ausgebreitet. Zuerst wurden die Buchhalter infiziert. Dann die Analysten, die Portfoliomanager, bis hin zu einer endemischen Verbreitung vom Startup bis zum Konzern.

Und das überrascht kaum, denn Excel eignet sich perfekt, um mit Daten zu spielen und mit Zahlen zu jonglieren.

Für den geübten Anwender ist es recht einfach, in einem Excel Workbook Parameter einzubauen und Szenarien durchzuspielen. Die zweidimensionale tabellenförmige Anordnung deckt viele Use Cases ab, und ist gleichzeitig einfach genug, um auch ohne Spezialschulung vom Durchschnittsmitarbeiter erlernt zu werden.

All das ist relevant und wird es bleiben.

Excel, der Frustbringer und Lusttöter

Excel macht traurig

Dem Excel seine Stärke ist auch sein grösster Feind. Ha! Schön gesagt, wenn auch grammatikalisch zweifelhaft. Aber schön. Denn Excel kann tatsächlich (fast) alles.

Denn gerade weil Excel alles kann und sein will, fehlt den Excel Sheets oft eine klare Struktur. Horizontales Anordnung, vertikale Anordnung, Variablen verteilt über Worksheets, Referenzen auf andere Worksheets, Zellenbezug, Makros. Alles ist möglich, und jeder hat seine eigenen Präferenzen und seinen eigenen Stil.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie arbeiten für ein grösseres Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Standorten. Typischerweise sind die Daten verteilt und müssen zuerst konsolidiert werden, bevor Sie als Analyst zu Ihrer eigentlichen Aufgabe schreiten können: Zur Datennalyse.

Monat für Monat Überstunden also. Viele, viele Überstunden.

Excel spart die Netflix-Kosten

Oder stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem kleineren Unternehmen, das die relevantesten Daten Monat für Monat in einem Excel archiviert. 2013 kam eine Spalte hinzu. 2016 ein neues Set an Excels für die neue Abteilung. 2018 hat ein Praktikand alles mit einem VBA-Makro automatisiert, was manchmal sogar ohne kryptische Fehlermeldung durchläuft. Und für die Dateien ab 2020 wurde der rekursive Bezug mit einer iterativen Simulation bewältigt. Einfach F5 klicken, wenn die Daten veraltet scheinen.

Und jetzt ist Ihr Auftrag, die Konsolidierung aus zehn Jahren Wildwuchs zu vereinheitlichen. Refactoring nennt sich das. Und es ist nicht schön. Aber hey, herzliche Gratulation zur Beförderung! Wir sehen uns dann mal in drei Jahren wieder. Kann ich inzwischen Ihr Netflix-Abo nutzen?

Excel zeigt Grösse

Gut, nächster Schritt: Sie haben die Daten in einer Sammeldatei konsolidiert und möchten nun alles analysieren. Nur ist leider die Sammeldatei 128 Mb gross. Alles klebt und ruckelt. Dabei schaue Sie sich 99% der (Roh-)Daten gar nie an. Jeden Dritten des Monats dringen verzweifelte Schreie aus Ihrem Büro, und mit Tränen in den Augen fallen Sie vor dem CEO auf die Knie, während Sie flehen: "Darf ich das Marktanteilsexcel der IT übergeben? Ich übernehme auch die Kaffeemaschine. 5 mal die Woche! Und Muffins jeden Freitag!"

Aber der CEO antwortet nur kalt: "Das Excel bleibt bei Ihnen. Und wenn ich Sie schon bei mir hab: Könnten Sie mir eine Tabelle der Kundenumsätze ziehen? Gerne mit den Vergleichswerten zum Vorjahr. Aber machen Sie sich nicht zu viel Aufwand, ich brauche ja nur die drei Kunden mit dem grössten Umsatz, sowie die drei Kunden mit der grössten relativen Umsatzreduktion. Sagen wir bis Mittag?"

Richtig: Eine der Schwachstellen von Spreadsheets ist es, Analysen auf aggregierte Zahlen über die Zeit durchzuführen. Das geht immer, aber es braucht enorm viel Zeit.

Excel hält Sie geistig fit - weil schwierig

Wie stellen Sie zum Beispiel fest, dass der Umsatz für einen Ihrer Kunden im Oktober dieses Jahres im Vergleich zum Vorjahreszeitraum um 10% niedriger ist, und dies, während er in den letzten 4 Jahren begonnen hat, mehr zu bestellen? Lösungen bitte per Mail an mich. Für den elegantesten Vorschlag offeriere ich eine kostenlose Power BI Pro Lizenz für ein Jahr! Und nein, "Power Pivot" wird nicht als Lösung akzeptiert.

Der Daten-Pfleger

Als Manager haben Sie vielleicht den Luxus, dass derartige Excel-Tabellen wöchentlich oder monatlich für Sie bereitgestellt und pünktlich in Ihrem Email-Postfach abgelegt werden. Jemand aus Ihrem Team hat dann aber schon mehrere Stunden im Nahkampf mit dieser Datei verbracht, bevor Sie sie handzahm und zugeritten auf dem Silbertablett serviert bekommen. Monat für Monat. Frustration, bis hin zur unnötig hohen Personalfluktuation sind die Folgen.

Sie lachen jetzt vielleicht, aber ich könnte Ihnen mehr als einen Fall nennen, bei dem Excel (oder dessen unsachgemässe Verwendung) zur Kündigung durch den Arbeitgeber geführt hat. Im Austrittsgespräch heisst das dann "Berufliche Neuausrichtung".

Ich erinnere mich noch an mein Praktikum in einem flämischen KMU. Jeden Freitag verbrachte ich 4 Stunden damit, den Cashflow-Bericht in Excel für das Management vorzubereiten. Das Angebot für eine Anstellung lehnte ich dann dankend ab.

Jules Vandierendonck - Power Partner

Aber auch wenn Sie das Glück haben, Ihre Excel-Heinzelmännchen oder Kung Fu Masters im Hintergrund zu haben, so ist trotzdem nicht alles paletti. Sie können nicht sicher sein, wieviele Fehler sich durch die manuelle Verarbeitung eingeschlichen haben. Und jede Variation der Analyse erfordert genaue Kenntnisse des Aufbaus des Worksheets. Ergo: zurück ans Datenteam.

Quiz

Aus unserer Erfahrung aus den Gesprächen mit unseren Kunden schätzen wir, dass etwa 90% der Zeit für die Einrichtung und Pflege von Excel-Workbooks draufgeht, während nur 10% für die tatsächliche Analyse und Interpretation der Daten aufgewendet wird. Ja, Datenanalyse klingt sexier als Datenpflege.

Und doch sind wir alle Pfleger.

Fragt sich nur noch, wer der Patient ist. Die Excel-Datei? Der Manager?

Der Excel-Künstler

Neben dem Datenpfleger gibt es einen weiteren Archetyp von Excel Nutzer: Der Künstler.

Der Excel-Künstler ist oft autodidakt, mit leichtem Hang zum Nerdtum. Er ist freundlich und ruhig, aber geniesst es insgeheim, die Unwissenden mit Fachbegriffen zu verwirren. Er klagt zwar beim Mittagstisch um 11:30 darüber, dass immer alles bei ihm landet, aber im Grunde gibt ihm seine Unersetzbarkeit Bestätigung und erhöht seinen inneren Status.

Und so setzt er sich Tag für Tag an seine Staffelei und arbeitet weiter an seinen Kunstwerken. Ah, oh, ein wahrer Magritte! Oder sogar ein Van Gogh?

Aus Sicht der Kollegen allerdings sieht es anders aus. Zwar wird dem Excel Zauberer seinen Künstelerstatus nicht direkt abgesprochen (aus Angst, dass er dann das Excel als vollendet erklärt und nicht mehr weiter pinselt). Aber aus Sicht der Kollegen handelt es sich nicht um einen Magritte, sondern eher um einen Jackson Pollock. Auch wertvoll zwar und durchaus geschätzt in gewissen Kreisen, aber nicht wirklich für jedermann zugänglich.

Diese Pollockisierung betrifft übrigens nicht nur die Visualisierung (Charts, etc.). Auch das Datenmodell wird naturgemäss immer unübersichtlicher, je grösser und je älter ein Excel-Sheet wird. Oder wer hat nicht schon einmal ein Wochenende damit verbracht, Zirkelbezüge aufzulösen!

Kurz: Es ist eine grosse und eine unterschätzte Arbeit, Tabellenkalkulationen zu pflegen und auf dem neuesten Stand zu halten. Für viele Unternehmen ist das ein grosser Kostenfaktor. Gross und versteckt.

Werd erwachsen, Excel!

Microsoft zu Excel: "Was möchtest du einmal werden, wenn du gross bist?" - Excel zu Microsoft: "Power BI".

Gespräch zwischen Mutter und Tochter.

So, genug Polemik. Denn, zugegeben, auch wir bei Power Partners benutzen Excel. Wir benutzen es für die schnelle Analyse, und wir benutzen es sogar, um Tabellen zu pflegen. Aber wir benutzen Excel nicht als Datenbankersatz. Und wir benutzen Excel nicht fürs wiederholte, regelmässsige Reporting. Und wir bauen keine Dashboards mit Excel. Und wir versuchen auch nicht, über Makros oder ähnliches Interaktivität in die Reports zu bringen. Und wir definieren keine Seitenumbrüche, um mehrseitige Reports auszudrucken. Und wir haben grundsätzlich keine gesharten Excel Sheets.

Vor vielen Jahren - sogar noch bevor Excel herausgebracht wurde - hat Everett Rogers, ein amerikanischer Soziologe, die Diffusionstheorie aufgestellt. Darin analysiert er, wie sich Veränderung und Innovation verbreiten. Er hat die Verbreitung in fünf Phasen aufgeteilt, je nach Archetyp von Erstanwendern.

1. Innovatoren (Innovators)
2. Frühchen (Early Adopters)
3. Frühe Mehrheit (Early Majority)
4. Späte Mehrheit (Late Majority)
5. Nachzügler (Laggards)

Wendet man diese Theorie auf Excel an, so könnte man sagen, dass sich die Verwendung von Excel als reines Eingabe- und Reporting-Tool in der Nachzüglerphase der Innovationskurve befindet. Wenn Sie also älter als zwanzig sind und vor kurzem beschlossen haben, sich jetzt endlich für den Excel-Kurs einzuschreiben, dann sind Sie ein Nachzügler.

Technosaurier sterben aus

Natürlich gibt es immer noch Unternehmen, die ihr vollständiges Reporting in Excel einrichten. Aber sie sind vom Aussterben bedroht. Dinosaurier. Genau, damit meinen wir die Manager, die sich weigern, neue technologische Alternativen in ihre täglichen Routinen einzubeziehen.

Excel Alternativen

Suchen Sie nach der modernen Version von Excel? Achtung Spoiler: Willkommen Power BI!

Gut, zugegeben, wir sind nicht ganz neutral, denn schliesslich zahlt Power BI unsere Miete. Und: Wie gesagt sind wir nicht der Meinung, dass Power BI ein moderner eins-zu-eins Ersatz für Excel ist. Sowohl Excel als auch Power BI haben ihre Anwendungsfälle.

Für welche Platformen ist Power BI erhältlich?

Power BI läuft nicht nur auf dem Desktop, sondern in jedem Browser und auf jedem Smartphone. Sie können Daten auf sichere Weise auf einen Smart-TV bringen und sicherstellen, dass sich die Daten im Hintergrund automatisch aktualisieren.

Im Bereich der Visualisieren ist Power BI um Klassen besser als Excel. Und für interaktive Berichte schlicht nicht zu vergleichen.

Für alle, die nicht zufällig in einem Konzern arbeiten: Power BI ist auch für den Mittelstand und für Startups erschwinglich und geeignet. Und es ist vollständig integriert mit Microsoft 365: Single Sign-On, sicherer Zugriff auf dieselben Daten.

Excel vs Power BI: Vergleichstabelle

	Power BI	Excel
Verfügbar seit	2015	1985
Kosten pro Benutzer/Monat	8,4 €	7 €
Flexibilität	✅	✅
Interaktive Visualisierung	✅	❌
Einfache Visualisierung	✅	✅ (wir bevorzugen Power BI)
Sichere Berichtfreigabe	✅	nur über das Filesystem (oder OneDrive od. ähnlich)
Unbegrenzte Datenquellen	✅	nur manuell
Integrierter, feingliedriger Datenschutz	✅	❌
Live-Daten-Streaming	✅	nicht out of the box
Mulit-Dimensionales Datenmodell	✅	❌

Und zu guter Letzt noch dies: Power BI ist mehr als ein modernes Excel. Excel ist eine Software-Anwendung. Power BI ist eine Platform.

Als Power BI Nutzer definieren Sie, woher Ihre Daten kommen. Sie definieren, wer Zugriff auf welche Daten hat. Und wie Sie die Daten als interaktive Reports an Ihre Belegschaft und an externe Partner verteilen.

Think data culture!

Datengetriebene Organisation.

Digitalisierung.

Für schlappe 8 Euro 40 pro Monat.

Power BI: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist einzusteigen

In Bezug auf Power BI befinden wir uns heute in der Phase der Frühen Mehrheit. Die Power BI-Plattform ist seit 7 Jahren verfügbar und wird von mehr als 1000 Microsoft-Entwicklern gepflegt. Monat für Monat werden Verbesserungen und neue Features zu Verfügung gestellt.

Wenn Sie also heute mit Power BI beginnen, sind Sie also schon nicht mehr bei den Early Adopters. Dafür haben Sie eine robuste, ausgereifte Plattform und viele Spezialisten (wie z.B. Power Partners), die Sie bei der Transition unterstützen.

So, und jetzt Sie: Wo ordnen Sie sich ein: Bei den Innovatoren, bei der Frühen Mehrheit, oder bei den Nachzüglern und Technosauriern? Denken Sie, Sie können sich mit einer soliden Datenbasis einen Wettbewerbsvorteil erwirtschaften? Hilft Ihnen Innovation und Digitalisierung, sich gegen Ihre Mitbewerber abzusetzen? Ich freue mich auf eine angereget Diskussion!