Power BI Workshop: Ihre Blaupause in 7 Schritten

1. Was ist das Geheimnis hinter erfolgreichen Power BI-Projekten?

Seit der Gründung von Power Partners im Jahr 2020 haben Christoph und Jules kontinuierlich nach Wegen gesucht, um wachsende KMUs in der BENELUX- und DACH-Region auf ihrem BI-Weg zu unterstützen. Mit mehr als 60 unterstützten Unternehmen hat sich unser Power BI-Workshop als Schlüssel zum Erfolg erwiesen. Er steht am Anfang eines jeden BI-Projekts und liefert die Blaupause für eine nachhaltige datengesteuerte Geschichte.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen unseren Prozess vor, einschließlich der Fehler, die wir gemacht haben (damit Sie sie vermeiden können), sowie Tipps und eine Roadmap für Ihren eigenen Start.

Dieser Artikel ist wie folgt aufgebaut: Wir beginnen mit der Definition der Zielgruppe für diesen Power BI-Workshop und ordnen ihn dann in den Rahmen eines BI-Projekts ein(Design, Build, Integrate). Anschließend werden wir die acht Phasen des Workshops Schritt für Schritt durchgehen, so dass Sie und Ihr Team selbständig damit arbeiten können.

Dieser Workshop wird Ihnen die Werkzeuge und das Wissen vermitteln, um leistungsstarke, livefähige Dashboards zu erstellen, die mehrere Geschäftsbereiche unterstützen und Ihr Unternehmen datengesteuert machen.

2. Für wen ist dieser Workshop gedacht?

Der Workshop richtet sich speziell an Führungskräfte und Teams in Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitern, die bereits erste Schritte in Richtung einer Datenkultur unternommen haben. Viele Unternehmen haben zwar schon mit Power BI experimentiert oder sich darüber informiert, aber oft fehlt ihnen die Struktur, um diese Erkenntnisse gezielt und skalierbar zu nutzen.

Vielleicht haben Sie bereits eine Schulung bei VOKA besucht oder sind in die vielen YouTube-Tutorials eingetaucht. Oder Sie haben noch keine Erfahrung mit Power BI und arbeiten derzeit mit Jet Reports? Was wirklich zählt, ist Ihr Bestreben, Daten aktiver zu nutzen und das Berichtswesen als eine wesentliche Säule innerhalb Ihrer Organisation zu betrachten.

Kurz gefasst:

✅ Wollen Sie Ihre Daten aktiver nutzen?
✅ S ind Sie aktiv in das operative Management eingebunden?
✅ Betrachten Sie das Berichtswesen als eine wesentliche Säule innerhalb Ihrer Organisation?

➡️ Dann ist dieser Power BI-Workshop genau das Richtige für Sie! 🚀

3. Die drei Säulen eines erfolgreichen BI-Projekts

Entwerfen - Erstellen - Integrieren

Ein Power BI-Projekt durchläuft idealerweise drei Phasen: Design, Build und Integrate. Wir möchten diesen Prozess mit der folgenden Metapher verdeutlichen:

• Design: Der Unternehmer oder Manager (der Bauherr) arbeitet mit einem BI-Experten wie Power Partners (dem Architekten) zusammen, um ein klares Design zu erstellen. Dadurch werden die Bedürfnisse und Erwartungen definiert.
• Bauen: Die Ausführung beginnt. Die Entwickler (die Auftragnehmer) bauen die Lösung, während der BI-Experte als Projektmanager überwacht und überprüft, ob alles den vordefinierten Anforderungen entspricht.
• Integrieren: Das Projekt ist abgeschlossen und der Schlüssel wird Ihnen übergeben. So wie Sie ein neues Haus weiter einrichten, erhalten Sie nun Zugang zu den fertiggestellten Dashboards. Diese können Sie sofort nutzen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Darüber hinaus lernen Sie in unseren Schulungen und Kundenveranstaltungen, wie Sie Dashboards individuell anpassen oder sogar von Grund auf neu erstellen können.

Durch die Unterteilung eines BI-Projekts in diese drei Phasen gewährleisten wir ein strukturiertes Vorgehen. Die durchschnittliche Vorlaufzeit für ein komplettes BI-Projekt beträgt etwa drei Monate.

Design: Übersetzen der Geschäftslogik in ein Modell und einen Aktionsplan.

Dieser Workshop ist der wichtigste Teil der Design-Phase, hier legen wir das Fundament für das gesamte Power BI-Projekt. Der Aufbau und die Integration folgen später, aber ein erfolgreiches BI-Projekt beginnt mit einem starken Design. In dieser Phase arbeiten der Unternehmer und der Power BI-Experte gemeinsam an der Konzeption der BI-Lösung.

Viele Unternehmer sind davon überzeugt, dass ihre Geschäftsziele bereits glasklar sind, und sehen daher wenig Nutzen in umfangreichen strategischen Workshops. In unserem Power BI-Workshop konzentrieren wir uns nicht darauf, was Sie bereits wissen, sondern darauf, wie Sie dieses Wissen praktisch in ein dynamisches Datenmodell umsetzen können. Dieses Modell hilft dabei, Daten auf konsistente und skalierbare Weise zu laden und zu visualisieren, so dass sowohl der Unternehmer als auch das Team die Zahlen immer auf dieselbe Weise betrachten können.

In dieser Phase arbeiten wir gemeinsam an folgenden Punkten:

• Formulierung Ihrer wichtigsten Geschäftsziele in einer messbaren Struktur.
• Aufbau eines flexiblen Datenmodells, das die Grundlage für ein konsistentes Berichtswesen bildet.
• Definition eines Ansatzes zur Visualisierung von Daten in einer standardisierten und wiederholbaren Weise .

In den folgenden Abschnitten dieses Artikels gehen wir Schritt für Schritt durch, wie diese Phase abläuft, so dass Sie sich bereits darauf vorbereiten können.

4. Ihr Power BI-Entwurf in 7 Schritten

Um den Prozess strukturiert und interaktiv zu gestalten, empfehlen wir, bei jedem Schritt Notizen zu machen und diese für das gesamte Team jederzeit sichtbar zu halten. So ist sichergestellt, dass jeder bei Bedarf auf frühere Erkenntnisse zurückgreifen kann.

Wir verwenden große laminierte Tafeln, die auf dem Tisch platziert werden, um den Überblick zu behalten und die Interaktion zu fördern. Sie können auch ein Whiteboard verwenden, solange es für alle gut sichtbar ist.

Zusätzlich zu den 7 Schritten des Workshops empfehlen wir die Verwendung von vier weiteren Thementafeln. Diese Tafeln bleiben ständig verfügbar und werden während des Workshops ergänzt:

KPIs

• Notieren Sie sich jeden KPI, der während des Workshops angesprochen wurde
• Definieren Sie sofort die Formel.
• Beginnen Sie mit maximal 10 KPIs, um den Fokus zu behalten.
• z.B. die Konversionsrate der Verkaufsabteilung.

Konversionsrate (Zahl)

Konversionsrate (%) = (Anzahl der Aufträge / Anzahl der Angebote) × 100%

Umwandlungsquote (€-Wert)

Umwandlungsquote (%) = (Gesamtwert der Aufträge / Gesamtwert der Angebote) × 100%

Terminologie

• Beachten Sie Begriffe, die möglicherweise interpretierbar sind.
• Diese Begriffe tauchen in den Diagrammen, Filtern und im Datenmodell immer wieder auf.
• Wichtig ist, hier 1 Linie zu ziehen und sich daran zu halten.

vb. Unternehmen, Entität, Geschäftseinheit - was genau meinen wir damit?

Datenquellen

• Alle relevanten Datenquellen abbilden
• ERP, CRM, WMS, Excel usw
• aber auch unstrukturierte Quellen.

Jede Woche eine E-Mail mit Bestandsdaten von einem Lieferanten? - Schreiben Sie sie auf!

Prozesse

• Schreiben Sie die Geschäftsprozesse auf, die während des Workshops genannt wurden.
• Konzentrieren Sie sich auf die Beschreibung der Datenflüsse und Akteure.
• Beschreiben Sie den "Happy Flow" - die Situation, wie sie normalerweise abläuft.
• Bleiben Sie auf hohem Niveau, dies ist nicht dazu gedacht, ein ISO-Zertifikat zu erhalten.

vb. Marketing-Prozess

4.1. Erwartungen

Ein guter Start in den Workshop beginnt mit einer klaren Formulierung der Erwartungen. Lassen Sie jeden nacheinander zu Wort kommen. Wir teilen dies in zwei Teile auf. Vergessen Sie nicht, die Ergebnisse der Diskussion aufzuschreiben.

Dauer: 30 min

A. Erwartungen an den Workshop

Was möchten Sie am Ende des Tages auf jeden Fall erreicht haben? Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, die aber keineswegs exklusiv sind. Überlegen Sie:

Inhaltliche Ziele

• Einsicht in das Budget (intern/extern)
• Klarheit über die Machbarkeit von Self-Service-BI
• Festlegung eines realistischen Zeitrahmens

Mindestanforderungen

• Was ist das absolute Minimum, das heute erreicht werden muss?
• Welche Themen sollten auf keinen Fall vergessen werden?

Erfolgsindikatoren

• Welche Ergebnisse würden unsere Erwartungen übertreffen?
• Was würde den Workshop besonders wertvoll machen?

B. Langfristige Erwartungen

Denken Sie über den heutigen Tag hinaus, denken Sie an das "Endziel" dieser Reise. Wo wollen Sie Ihr Unternehmen in ein paar Jahren nach der Implementierung dieser Power BI-Lösung sehen?

Strategische Ziele

• Das Managementteam arbeitet mit den gleichen Erkenntnissen
• Wir erlangen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt
• Investoren haben Vertrauen in die Zahlen

Operative Auswirkungen

• Effizientere Entscheidungsfindung durch datengesteuerte Erkenntnisse
• Kostensenkung und Optimierung von Geschäftsprozessen

Visionen für die Zukunft

• Wie unterstützt BI eine mögliche Übergabe an die nächste Generation?
• Wie kann BI zu einem erfolgreichen Verkauf des Unternehmens beitragen?
• Wie kann BI zu einer Akquisition in einem neuen Markt beitragen?

4.2. Sichtweisen

Jedes Unternehmen wird aus verschiedenen Perspektiven betrachtet: Vertrieb, Finanzen, Marketing und Betrieb. Jedes Team hat seinen eigenen Schwerpunkt, aber als Unternehmer müssen Sie täglich zwischen diesen Brillen wechseln.

Dauer: 45 Minuten

Stellen Sie sich ein Cockpit vor, in dem Sie auf einen Blick sehen können, wie es um Ihr Unternehmen steht. Jeder Zeiger in diesem Cockpit steht für eine Perspektive innerhalb Ihres Unternehmens - sei es im Vertrieb, im Finanzwesen, im Marketing oder im operativen Geschäft. Wenn etwas schief läuft, wollen Sie es sofort bemerken und anpassen.

Power BI hilft Ihnen dabei, diese Erkenntnisse im Blick zu behalten. In diesem Workshop ermitteln wir alle relevanten Perspektiven und bilden sie übersichtlich ab, damit Sie fundierte und datengestützte Entscheidungen treffen können.

Im ersten Design-Build-Integrate-Zyklus ist es nicht machbar, alle Perspektiven auf einmal zu erarbeiten. Daher ist es in Ordnung, 4-8 Perspektiven aufzuschreiben, aber sofort eine Priorisierung (1-3) vorzunehmen.

Erfahrungsgemäß empfehlen wir, eine Perspektive pro Zyklus (±3 Monate) zu bearbeiten. In manchen Fällen können wir mit zwei Perspektiven auf einmal beginnen, z. B. wenn die Finanzabteilung bereits klare Anforderungen an die Berichterstattung definiert hat.

4.3. Zentrale Leistungsfragen (KPQs):

Wann ist eine Perspektive erfolgreich?
Diskutieren Sie für jede Perspektive, was Erfolg bedeutet und wie er aussieht.

Dauer: 30 Minuten

Formulieren Sie Erfolgskriterien in Form einer Frage.
Dies sind die sogenannten KPQs (Key Performance Questions). KPQs sind die Fragen, die ein Unternehmer zu einer Perspektive in seinem Unternehmen stellt. Die Antwort auf diese Fragen ist in den KPIs (Key Performance Indicators) enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Liste von KPIs einbeziehen, aber halten Sie die Reihenfolge ein: formulieren Sie zuerst die Frage, die Sie beantwortet haben möchten, und verknüpfen Sie dann die relevanten KPIs.

Definieren Sie den Geschäftswert.
Wie wertvoll ist es, jederzeit eine Antwort auf diese Frage zu haben? Für die Effizienz kann dies in Zeitersparnis oder Kosten ($) oder in Form von Hoch, Mittel oder Niedrig (H/M/L) berechnet werden.

Definieren Sie die Priorität.
Ordnen Sie die Perspektiven nach ihrer Bedeutung und ihren Auswirkungen auf das Unternehmen.

Seien Sie realistisch.
Vermeiden Sie es, alle Perspektiven als "Hoch" (H) zu bezeichnen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten KPIs.

Einige Beispiele zur Anregung.

Mitarbeiter: Als CEO möchte ich jedes Jahr wissen:

• Wie zufrieden unsere Mitarbeiter sind,
• aufgeschlüsselt nach Abteilungen,
• Damit wir unser Unternehmen als Arbeitsplatz zum "Great Place to Work" verbessern können.

Projekt: Als Projektleiter möchte ich jeden Monat wissen:

• Wie viele Stunden wir im folgenden Monat leisten müssen,
• Für jedes Projekt, aufgeschlüsselt nach Aufgabentyp
• So kann ich unsere Kapazität planen und Ausfallzeiten vermeiden.

4.4. Aktuelle Berichterstattung

In diesem Teil des Workshops werden wir uns Ihr bestehendes Berichtswesen genau ansehen . Vielleicht haben Sie bereits einige Power BI-Dashboards oder eine Sammlung von Excel-Arbeitsblättern (lesen Sie Power BI vs. Excel), die Sie und Ihr Team monatlich zusammenstellen.

Dauer: 45 min

Jetzt ist es an der Zeit, diese Berichte hinzuzufügen und zu diskutieren. Gruppieren Sie die Excel-Dateien nach Gesichtspunkten wie Vertrieb, Finanzen oder Betrieb. Es ist nicht nötig, jede Zelle im Detail durchzugehen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die KPQs (Key Performance Questions), die dieser Bericht zu beantworten versucht.

Darüber hinaus ist es interessant, Einblicke zu gewinnen:

1. Häufigkeit: Wie oft werden diese Berichte derzeit erstellt?
2. Zeitaufwand: Wie viel Zeit nimmt der Prozess in Anspruch?
3. Zugang: Wer hat Zugang zu diesen Berichten?
4. Verantwortung: Wer ist letztendlich für die Berichte verantwortlich?

Durch die Erörterung dieser Aspekte erhalten wir nicht nur Einblick in den Inhalt der Berichte, sondern auch in ihren operativen Wert für Ihre Organisation. Dies bildet die Grundlage für einen effizienteren und integrierten Ansatz mit Power BI.

Es ist auch der ideale Zeitpunkt, um Ihr aktuelles Berichtswesen kritisch zu betrachten: Welche Berichte können eingestellt, vereinfacht oder zusammengeführt werden? Kein Unternehmen profitiert von einer Flut von 50 Dashboards. Es geht nur um relevante und klare Erkenntnisse.

4.5. Entwurf von Dashboards

Dauer: 45 Minuten

In diesem Schritt des Workshops konzentrieren wir uns auf den optimalen Analysefluss Ihrer Dashboards. Ziel ist es, den Nutzern eine logische und intuitive Navigation durch die Daten zu ermöglichen, bei der die wichtigsten Erkenntnisse und Ausreißer sofort ins Auge fallen. Erstellen Sie einen Wireframe (wie die digitale Version unten), um das Layout des Dashboards zu visualisieren und zu verdeutlichen, wie Navigation, KPIs, Drilldown und Details zusammenkommen.

Oder zeichnen Sie das Dashboard groß auf ein Whiteboard, damit jeder ein klares und lebendiges Bild davon bekommt, wie es aussehen wird!

Beginnen Sie mit der Hauptnavigation
Beginnen Sie Ihre Analyse mit einer klaren Navigationsleiste. Diese ermöglicht den Zugang zu den wichtigsten Abschnitten wie z.B.:

• Überblick
• Rentabilität
• Ausgaben
• Cashflow
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Bilanz

In Power BI werden dies verschiedene Seiten Ihres Dashboards sein. Die Navigationsleiste ist dann standardmäßig eingebaut.

Visualisieren Sie wichtige KPIs
Stellen Sie sicher, dass wichtige KPIs wie Nettoumsatz, Betriebsgewinn und Nettoeinkommen an prominenter Stelle angezeigt werden. Sie bieten einen unmittelbaren Einblick in die Leistung Ihres Unternehmens.

Verwenden Sie Master- und Drilldown-Ansichten

• Master-Ansicht: Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung, z. B. dem Nettoumsatz pro Monat in einem übersichtlichen Diagramm.
• Drilldown-Ansichten: Ermöglichen das einfache Anklicken detaillierter Informationen, z. B. des Umsatzes pro Kunde oder Region.

Detaillierungsgrad bereitstellen
Unterstützen Sie die Analyse mit detaillierten Visualisierungen, wie z. B. Trends bei der prozentualen Bruttomarge oder anderen Schlüsselindikatoren. Diese geben den KPIs mehr Kontext.

Filter für gezielte Analysen
Fügen Sie relevante Filter hinzu, wie z. B. Datum, Kunden oder Produktkategorie, damit die Benutzer schnell bestimmte Daten anzeigen können.

4.6. Budget

Nun ist es an der Zeit, die Arbeit aus dem Workshop zusammenzufassen. Gehen Sie noch einmal kurz Schritt für Schritt durch, was besprochen wurde, und schätzen Sie den Aufwand für die Umsetzung des Plans. Auf dieser Grundlage können Sie bestimmen, wann Ihr Team die notwendigen Kapazitäten freisetzen kann.

Bei Power Partners verwenden wir einen klaren und strukturierten Prozess für Budgetschätzungen. Wir können zwar nicht genau abschätzen, welche Power BI- und Data-Engineering-Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, aber wir erläutern Ihnen transparent unseren Ansatz. Sie können dann je nach den Kenntnissen und Erfahrungen Ihres Teams eine Korrektur vornehmen.

Datenquellen

• Für ein ERP-System berechnen wir im Durchschnitt 7 Tage Arbeit für die Verknüpfung und Optimierung der Datenquellen.

KPIs

• Für das Entwickeln, Testen und Ausrollen von KPIs in DAX sollten Sie mit 2-4 Stunden pro KPI rechnen.

Dashboards

• Für ein Dashboard, das in der Regel aus zwei Seiten besteht, veranschlagen wir im Durchschnitt 2-3 Tage Arbeit.

Berechnung des Arbeitsaufwands

Schreiben Sie alle während des Workshops definierten Anforderungen und KPIs auf. Berechnen Sie anhand der obigen Schätzungen, wie viele Arbeitstage erforderlich sind.

Beispiel:

• 1 ERP-Ressource: 7 Tage
• 10 KPIs: 10 × 3 Stunden = 3,75 Tage
• 2 Dashboards: 2 × 2,5 Tage = 5 Tage
  Gesamt: 15,75 Tage Arbeit

Realistisches Budget für den ersten Zyklus

Nach unserer Erfahrung ist ein Budget von 12-18 Tagen für den ersten Zyklus(Design - Build - Integration) realistisch. Bei diesen Projekten erwarten wir, dass Ihr Team zu 25 % verfügbar ist, um mitzuarbeiten und Feedback zu geben.

Mit diesem Überblick können Sie eine fundierte Entscheidung über die Planung und Durchführung Ihres Power BI-Projekts treffen. Ziel ist es, Schritt für Schritt einen Mehrwert zu schaffen und dabei die Möglichkeiten Ihrer Organisation zu maximieren.

4.7. Nächste Schritte:

Planen Sie ein Folgetreffen, um Input von anderen Kollegen zu erhalten oder um weitere Schritte zu besprechen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten involviert bleiben.

Besprechen Sie die Schätzung für das Power BI-Projekt:

• Welche Hauptnutzer werden benötigt?
• Wie können wir Risiken abmildern?
• Was ist ein realistischer Zeitplan?
• Wie trägt dieses Power-BI-Projekt zu unserer Gesamtdigitalisierung bei?
• Gibt es eine Möglichkeit, für dieses Projekt Zuschüsse zu beantragen?
• Und vor allem: Wie hoch sind die zu erwartenden Kosten?

Nehmen Sie sich Zeit, um Feedback zum Workshop einzuholen. Was hat gut funktioniert, und was könnte verbessert werden? Passen Sie den Ansatz für künftige Sitzungen an, vor allem, wenn bestimmte Kommentare häufiger auftauchen.

Benötigen Sie eine Anleitung für diesen Workshop?

Mit diesen 7 Schritten können Sie selbständig arbeiten, um Ihr Power BI-Projekt zum Erfolg zu führen. Aber wir wissen, dass dieser Prozess manchmal eine Herausforderung sein kann. Stoßen Sie auf Hindernisse oder wünschen Sie sich eine strukturiertere und professionellere Vorgehensweise?

Unsere Power Partners-Berater sind bereit, Sie zu unterstützen. Von strategischer Beratung bis hin zu praktischer Implementierung und Schulung - wir helfen Ihnen, Power BI optimal in Ihrem Unternehmen einzusetzen.