Power BI Workshop: Uw Blauwdruk in 7 Stappen

1. Wat is het geheim achter succesvolle Power BI projecten?

Sinds de oprichting van Power Partners in 2020 zijn Christoph en Jules continu op zoek gegaan naar manieren om groeiende KMO’s in de BENELUX en DACH-regio te ondersteunen in hun BI-traject. Met meer dan 60 bedrijven geholpen, is onze Power BI workshop de sleutel tot succes gebleken. Dit is de start van elk BI-project en vormt de blauwdruk voor een duurzaam datagedreven verhaal.

In dit artikel delen we ons proces, inclusief fouten die we hebben gemaakt (zodat u die kunt vermijden), tips, en een stappenplan om zelf aan de slag te gaan.

Dit artikel is als volgt opgebouwd: we starten met het bepalen van de doelgroep voor deze Power BI-workshop, gevolgd door de positionering binnen het kader van een BI-project (Design, Build, Integrate). Vervolgens doorlopen we stap voor stap de acht fasen van de workshop, zodat u en uw team hier zelf mee aan de slag kunnen.

Met deze workshop krijgt u de tools en kennis in handen om krachtige, live dashboards te bouwen die meerdere businessunits ondersteunen en uw organisatie datagedreven maken.

2. Voor wie is deze workshop bedoeld?

De workshop is specifiek ontworpen voor leidinggevenden en teams binnen ondernemingen met 20 tot 250 werknemers die al eerste stappen hebben gezet naar een datacultuur. Hoewel veel bedrijven al met Power BI hebben geëxperimenteerd of hierover informatie hebben verzameld, ontbreekt vaak de structuur om deze inzichten doelgericht en schaalbaar te benutten.

Misschien heeft u al een training gevolgd bij VOKA of een duik genomen in de vele YouTube-tutorials. Of heeft u nog geen ervaring met Power BI en werkt u momenteel met Jet Reports? Wat echt telt, is uw ambitie om data actiever te benutten en rapportage als een essentiële pijler binnen uw organisatie te beschouwen.

In het kort:

✅ Wilt u uw data actiever benutten?
✅ Bent u actief betrokken bij het operationele management?
✅ Beschouwt u rapportage als een essentiële pijler binnen uw organisatie?

➡️ Dan is deze Power BI-workshop perfect voor u! 🚀

3. De drie pijlers van een succesvol BI-project

Design – Build – Integrate

Een Power BI-project doorloopt idealiter drie fasen: Design, Build en Integrate. We verduidelijken dit proces graag met de volgende metafoor:

• Design: De ondernemer of manager (de bouwheer) werkt samen met een BI-expert zoals Power Partners (de architect) om een helder ontwerp op te stellen. Hierin worden de behoeften en verwachtingen vastgelegd.
• Build: De uitvoering start. De ontwikkelaars (de aannemers) bouwen de oplossing, terwijl de BI-expert als projectmanager toezicht houdt en controleert of alles voldoet aan de vooraf bepaalde vereisten.
• Integrate: Het project is afgerond en de sleutel wordt aan u overhandigd. Net zoals u een nieuw huis verder inricht, krijgt u nu toegang tot volledig afgewerkte dashboards. U kunt deze direct gebruiken om waardevolle inzichten te verkrijgen. Daarnaast leert u via onze trainingen en klantenevents hoe u dashboards aanpast of zelfs vanaf nul opbouwt.

Door een BI-project in deze drie fasen op te splitsen, zorgen we voor een gestructureerde aanpak. De gemiddelde doorlooptijd van een volledig BI-project bedraagt ongeveer drie maanden.

Design: Bedrijfslogica vertalen in een model en plan van aanpak.

Deze workshop vormt het belangrijkste onderdeel van de designfase, hier leggen we de fundering voor het gehele Power BI-traject. De build en integrate volgen later, maar een succesvol BI-project begint met een sterk ontwerp. In deze fase werken de ondernemer en de Power BI-expert samen aan de blauwdruk van de BI-oplossing.

Veel ondernemers zijn ervan overtuigd dat hun bedrijfsdoelen al glashelder zijn en zien daarom weinig meerwaarde in uitgebreide strategische workshops. In onze Power BI-workshop leggen we de focus niet op wat u al weet, maar op hoe u die kennis praktisch kunt vertalen naar een dynamisch datamodel. Dit model helpt om data op een consistente en schaalbare manier in te laden en te visualiseren, waardoor zowel de ondernemer als het team altijd op dezelfde manier naar de cijfers kan kijken.

Tijdens deze fase werken we samen aan:

• Het uitschrijven van uw belangrijkste bedrijfsdoelen in een structuur die meetbaar is.
• Het bouwen van een flexibel datamodel dat de basis vormt voor consistente rapportage.
• Het definiëren van een aanpak om data op een gestandaardiseerde en herhaalbare manier te visualiseren.

In de volgende secties van dit artikel gaan we stap voor stap dieper in op hoe deze fase wordt uitgewerkt zodat u zelf al de voorbereiding kan treffen.

4. Uw Power BI blauwdruk in 7 stappen

Om het proces gestructureerd en interactief te houden, raden we aan om notities te maken bij elke stap en deze steeds zichtbaar te houden voor het hele team. Dit zorgt ervoor dat iedereen kan teruggrijpen naar eerdere inzichten wanneer nodig.

Wij gebruiken grote geplastificeerde borden die we op tafel leggen om het overzicht te bewaren en de interactie te stimuleren. U kunt ook een whiteboard gebruiken, zolang het maar goed zichtbaar is voor iedereen.

Naast de 7 stappen van de workshop adviseren we om vier extra thema-borden te gebruiken. Deze borden blijven continu beschikbaar en worden tijdens de hele workshop aangevuld:

KPI’s

• Noteer elke KPI die tijdens de workshop aangehaald wordt
• Definieer meteen ook de formule.
• Begin met maximaal 10 KPI’s om focus te houden.
• vb. de conversieratio van de sales afdeling.

Conversieratio (Aantal)

Conversieratio (%) = (Aantal orders / Aantal offertes) × 100%

Conversieratio (€-waarde)

Conversieratio (%) = (Totaal orderwaarde / Totaal offertewaarde) × 100%

Terminologie

• Noteer begrippen die mogelijk voor interpretatie vatbaar zijn.
• Deze woorden komen terug in de grafieken, filters en het datamodel.
• Belangrijk om hier 1 lijn in te trekken en deze aan te houden.

vb. Onderneming, entiteit, business unit – wat bedoelen we hier precies mee?

Databronnen

• Breng alle relevante databronnen in kaart
• ERP, CRM, WMS, Excel etc
• maar ook niet gestructureerde bronnen.

Elke week een email met voorraad data van een leverancier? - Opschrijven!

Processen

• Noteer de bedrijfsprocessen die tijdens de workshop worden aangehaald.
• Focus op het omschrijven van de datastromen en actoren.
• Omschrijf de "Happy Flow" - de situatie zoals ze normaal loopt.
• Blijf high level, het is niet de bedoeling hiermee een ISO certificaat te behalen.

vb. Marketing proces

4.1. Verwachtingen

Een goed begin van de workshop start met het helder formuleren van de verwachtingen. Laat iedereen een voor een aan het woord. We splitsen dit op in twee onderdelen. Vergeet de resultaten van de discussie niet op te schrijven.

Duur: 30 min

A. Verwachtingen van de workshop

Wat wilt u aan het einde van de dag zeker bereikt hebben? Onderstaand enkele voorbeelden, maar deze zijn zeker niet exclusief. Denk hierbij aan:

Inhoudelijke doelen

• Inzicht krijgen in budget (intern/extern)
• Duidelijkheid over de haalbaarheid van self-service BI
• Vastleggen van een realistische tijdslijn (timeline)

Minimale vereisten

• Wat is het absolute minimum dat vandaag bereikt moet worden?
• Welke onderwerpen mogen zeker niet vergeten worden?

Succesindicatoren

• Welke resultaten zouden onze verwachtingen overstijgen?
• Wat zou de workshop extra waardevol maken?

B. Verwachtingen op lange termijn

Denk verder dan vandaag, denk aan de "final destination" van dit traject. Waar wilt u uw onderneming zien staan over enkele jaren na de implementatie van deze Power BI-oplossing?

Strategische doelen

• Het managementteam werkt met dezelfde inzichten
• We behalen een competitief voordeel in de markt
• Investeerders hebben vertrouwen in de cijfers

Operationele impact

• Efficiëntere besluitvorming door datagedreven inzichten
• Kostenreductie en optimalisatie van bedrijfsprocessen

Visie voor de toekomst

• Hoe ondersteunt BI een mogelijke overdracht naar de volgende generatie?
• Hoe kan BI bijdragen aan een succesvolle verkoop van het bedrijf?
• Hoe kan BI bijdragen aan een overname in een nieuwe markt?

4.2. Perspectieven

Elke onderneming wordt vanuit verschillende perspectieven bekeken: sales, finance, marketing en operations. Elk team heeft zijn eigen focus, maar als ondernemer moet u dagelijks tussen deze brillen schakelen.

Duur: 45 min

Stel u voor: een cockpit waarin u in één oogopslag ziet hoe uw bedrijf presteert. Elk wijzertje in deze cockpit vertegenwoordigt een perspectief binnen uw onderneming—of het nu gaat om sales, finance, marketing of operations. Wanneer er iets misgaat, wilt u dit direct opmerken en bijsturen.

Power BI helpt u om deze inzichten overzichtelijk te houden. In deze workshop bepalen we alle relevante perspectieven en brengen we ze helder in kaart, zodat u gefundeerde en datagedreven beslissingen kunt nemen.

In de eerste design-build-integrate cyclus is het niet haalbaar om alle perspectieven tegelijk uit te werken. Daarom is het prima om 4-8 perspectieven op te schrijven, maar geef direct een prioriteit (1-3) aan elk.

Uit ervaring raden we aan om één perspectief per cyclus (±3 maanden) te behandelen. In sommige gevallen kunnen we met twee perspectieven tegelijk starten, bijvoorbeeld wanneer finance al duidelijke rapportagevereisten heeft gedefinieerd.

4.3. Key Performance Questions (KPQ’s):

Wanneer is een perspectief succesvol?
Bespreek voor elk perspectief wat succes betekent en hoe dit eruitziet.

Duur: 30 min

Formuleer succescriteria als een vraag.
Dit zijn de zogenaamde KPQ’s (Key Performance Questions). KPQ’s zijn de vragen die een ondernemer stelt over een perspectief binnen zijn onderneming. Het antwoord op deze vragen ligt besloten in de KPI’s (Key Performance Indicators). Zorg dat u uw lijst met KPI’s erbij neemt, maar respecteer de volgorde: formuleer eerst de vraag die u beantwoord wilt zien en koppel hierna de relevante KPI’s.

Bepaal de zakelijke waarde.
Hoe waardevol is het om op elk moment antwoord te hebben op deze vraag? Voor efficiëntie kan dit in tijdswinst of kosten ($) worden berekend, of anders in termen van Hoog, Midden of Laag (H/M/L).

Definieer prioriteit.
Rangschik de perspectieven op basis van hun belang en impact voor het bedrijf.

Wees realistisch.
Vermijd het labelen van alle perspectieven als “Hoog” (H). Focus op de meest cruciale KPI’s.

Enkele voorbeelden ter inspiratie.

Medewerker: als CEO wil ik elk jaar weten:

• Hoe gelukkig onze medewerkers zijn,
• opgedeeld per afdeling,
• Zodat we ons bedrijf kunnen verbeteren als werkplek tot "Great Place to Work".

Project: als Project Manager wil ik elke maand weten:

• Hoeveel uren we nodig hebben om de volgende maand te leveren,
• Voor elk project, opgedeeld per type taak
• Zodat ik onze capaciteit kan plannen en stilstand kan vermijden.

4.4. Current reporting

In dit onderdeel van de workshop nemen we uw bestaande rapportage onder de loep. Misschien heeft u al enkele Power BI-dashboards of een verzameling van Excel-kunstwerkjes (lees Power BI vs Excel) rapporten die u en uw team maandelijks samenstellen.

Duur: 45 min

Nu is het tijd om deze rapporten erbij te nemen en te bespreken. Groepeer de Excel-bestanden per perspectief, zoals Sales, Finance of Operations. Het is niet nodig om elke cel in detail door te nemen. Focus in plaats daarvan op de KPQ’s (Key Performance Questions) die deze rapportage probeert te beantwoorden.

Daarnaast is het interessant om inzicht te krijgen in:

1. Frequentie: Hoe vaak worden deze rapporten momenteel samengesteld?
2. Tijdsbesteding: Hoeveel tijd neemt het proces in beslag?
3. Toegang: Wie heeft toegang tot deze rapporten?
4. Verantwoordelijkheid: Wie is eindverantwoordelijk voor de rapportages?

Door deze aspecten te bespreken, krijgen we niet alleen inzicht in de inhoud van de rapporten, maar ook in hun operationele waarde voor uw organisatie. Dit vormt de basis voor een efficiëntere en beter geïntegreerde aanpak met Power BI.

Het is bovendien het ideale moment om kritisch te kijken naar uw huidige rapportage: welke rapporten kunnen worden stopgezet, vereenvoudigd of samengevoegd? Geen enkel bedrijf heeft baat bij een overvloed van 50 dashboards. Het draait om relevante en overzichtelijke inzichten.

4.5. Dashboard design

Duur: 45 min

Tijdens deze stap in de workshop richten we ons op de optimale analyseflow van uw dashboards. Het doel is om gebruikers een logische en intuïtieve manier te bieden om door de data te navigeren, waarbij belangrijke inzichten en outliers direct opvallen. Creëer een wireframe (zoals de digitale versie onderstaand) om de indeling van het dashboard te visualiseren en duidelijk te maken hoe de navigatie, KPI’s, drilldown en details samenkomen.

Of teken het dashboard groots op een whiteboard, zodat iedereen een duidelijk en levendig beeld krijgt van hoe het eruit zal zien!

Start met de hoofdnavigatie
Begin uw analyse met een duidelijke navigatiebalk. Deze biedt toegang tot hoofdsecties zoals:

• Overzicht
• Winstgevendheid
• Uitgaven
• Cashflow
• Resultatenrekening (P&L)
• Balans

In Power BI zullen dit verschillende pagina's van uw dashboard zijn. De navigatiebalk is dan standaard ingebouwd.

Visualiseer de belangrijkste KPI’s
Zorg ervoor dat kritieke KPI’s, zoals netto-omzet, operationeel resultaat, en nettoresultaat, prominent in beeld staan. Deze geven direct inzicht in de prestaties van uw organisatie.

Gebruik master- en drilldown-weergaven

• Masterweergave: Start met een samenvatting, zoals de netto-omzet per maand in een overzichtelijke grafiek.
• Drilldown-weergaven: Maak het mogelijk om eenvoudig door te klikken naar gedetailleerde informatie, zoals omzet per klant of regio.

Zorg voor detailniveau
Ondersteun de analyse met gedetailleerde visualisaties, zoals trends in bruto-margepercentages of andere belangrijke indicatoren. Deze geven meer context aan de KPI’s.

Filters voor gerichte analyse
Voeg relevante filters toe, zoals de datum, klanten of productcategorie, zodat gebruikers snel specifieke gegevens kunnen bekijken.

4.6. Budget

Het is tijd om al het werk uit de workshop samen te vatten. Overloop kort nog eens stap voor stap wat er besproken is en maak een inschatting van de benodigde inspanningen om het plan uit te voeren. Op basis daarvan kunt u bepalen wanneer uw team de benodigde capaciteit vrij kan maken.

Bij Power Partners hanteren we een helder en gestructureerd proces voor budgetinschattingen. Hoewel we niet exact kunnen inschatten welk niveau van Power BI- en data-engineeringskills binnen uw organisatie aanwezig is, geven we een transparante uitleg over onze aanpak. U kunt vervolgens een correctie toepassen, afhankelijk van de kennis en ervaring binnen uw team.

Databronnen

• Voor een ERP-systeem rekenen we gemiddeld 7 dagen werk om databronnen te koppelen en te optimaliseren.

KPI’s

• Voor het ontwikkelen, testen en uitrollen van KPI’s in DAX moet u rekenen op 2-4 uur per KPI.

Dashboards

• Voor een dashboard, meestal bestaande uit twee pagina’s, schatten we gemiddeld 2-3 dagen werk in.

Berekening van de Werkload

Noteer alle requirements en KPI’s die tijdens de workshop zijn gedefinieerd. Gebruik de bovenstaande schattingen om te berekenen hoeveel dagen werk nodig zijn.

Voorbeeld:

• 1 ERP-bron: 7 dagen
• 10 KPI’s: 10 × 3 uur = 3,75 dagen
• 2 dashboards: 2 × 2,5 dagen = 5 dagen
  Totaal: 15,75 dagen werk

Realistisch Budget voor de Eerste Cyclus

Op basis van onze ervaring is een budget van 12-18 dagen voor de eerste cyclus (design - build - integrate) realistisch. In deze projecten verwachten we een beschikbaarheid van 25% van uw team om samen te werken en feedback te geven.

Met dit overzicht kunt u een weloverwogen beslissing nemen over de planning en uitvoering van uw Power BI-project. Het doel is om stap voor stap waarde te creëren en tegelijkertijd de capaciteiten van uw organisatie optimaal te benutten.

4.7. Next Steps:

Plan een vervolgvergadering om input van andere collega’s te verzamelen of om verdere stappen te bespreken. Zorg dat iedereen betrokken blijft.

Bespreek de inschatting voor het Power BI-project:

• Welke key users zijn nodig?
• Hoe beperken we risico’s?
• Wat is een haalbare planning?
• Hoe draagt dit Power BI-project bij aan onze algemene digitalisering?
• Is er een mogelijkheid om subsidies aan te vragen voor dit traject?
• En bovenal: wat zijn de verwachte kosten?

Neem de tijd om feedback te verzamelen over de workshop. Wat werkte goed, en wat kan beter? Pas de aanpak aan voor toekomstige sessies, vooral als bepaalde opmerkingen vaker terugkomen.

Begeleiding nodig tijdens deze workshop?

Met deze 7 stappen kunt u zelfstandig aan de slag om uw Power BI-project tot een succes te maken. Maar we begrijpen dat dit proces soms uitdagend kan zijn. Loopt u tegen obstakels aan of wilt u een meer gestructureerde en professionele aanpak?

Onze Power Partners consultants staan klaar om u te begeleiden. Van strategisch advies tot hands-on implementatie en training – wij helpen u om Power BI optimaal in te zetten binnen uw organisatie.