Smart Cargo: Goodbye Blindflug, willkommen Autopilot!

Wir lieben Logistik! Wieso? Einfach. Erstens: Viele Daten. Zweitens: Geolocation. Drittens: Grosser Nutzen mit wenig Aufwand. In diesem Beitrag stellen wir Transport De Rese vor, ein Familienunternehmen in dritter Generation mit Sitz im malerischen Brügge. Erfahren Sie, wie wir Marnix De Rese, einen alten Hasen im Transportgeschäft, überzeugen konnten, neben seinem Bauchgefühl auf die Aussagekraft einer soliden Datenanalyse zu vertrauen. Und wie wir Milan De Rese, seinen Sohn, befähigen, die Profitabilität von Kunden, Fahrern und Strecken systematisch zu messen und automatisch zu tracken.

• Titel: Auftrags-Profitabilität und Kundenanalyse
• Kunde: Transport De Rese
• Budget: 9 Tage
• Datenquellen: Navitrans (TMS auf der Basis von Navision), Trimble, VolvoConnect, Excel

Das Transport-Familienunternehmen

Belgien ist eine Transport-Nation. Mit Antwerpen, Gent und Zeebrugge besitzt es nämlich gleich drei bedeutende Häfen. Und wenn man in einer Transport-Nation in eine Transport-Familie geboren wird, dann gibt es wohl kein Entrinnen.

So oder ähnlich muss sich Milan de Rese gefühlt haben, als er sich entschloss, in Gent und Antwerpen Transport und Logistik zu studieren. Aber trotzt solider Ausbildung im Theoretischen wollte Milan das Geschäft von der Pike auf lernen. Also krempelte er die Ärmel hoch und ackerte er sich durch verschiedenste Rollen innerhalb des Familienbetriebs. Planung, Dispo, Verwaltung, bis hin zum Fahrersupport: Milan ist noch nicht mal dreissig und hat schon so einiges gesehen. Heute ist er für den täglichen Betrieb verantwortlich und unterstütz seinen Vater dabei, die Motoren (und die Kunden) am Schnurren zu halten. Keine einfache Aufgabe bei 115 Lastwagen die Tag für Tag in Europa herumkurven!

Die Kostenwahrheits-Knacknuss

Strategisch hat sich De Rese immer an seiner geografischen Nähe zum Hafen von Zeebrugge ausgerichtet. Durch dieses historische Vermächtnis war der Betrieb stark vom Brexit betroffen.

Zwar wusste Marnix De Rese schon lange, dass in der systematischen Auswertung seiner Daten ein Goldschatz vergraben ist. Aber aufgrund des Brexits hat er das geplante Projekt immer wieder vor sich hergeschoben. "Jetzt, da wir die Dashboards haben, können wir gar nicht anders als uns Richtung Datengetriebener Organisation zu verändern", sagt Milan. "Mein Rat an jedes Transport-Unternehmen: Machen Sie Informationen sichtbar. Sorgen Sie dafür, dass die Daten für das Team einfach zugänglich sind. Und dann, aber erst dann, wissen Sie was schief geht. Und dann fangen Sie an, Ihr Unternehmen Schritt für Shcritt zu verbessern."

Der Transport über die Strasse hat zwar hohe Volumina aber geringe Margen. Mehr ist in unserem Geschäft nicht immer besser. Für uns ist es darum enorm wichtig zu verstehen, welche Kunden profitabel sind und bei welchen wir härter verhandeln müssen.

Milan De Rese

"Natürlich spielt die Kostenkomponente eine wichtige Rolle. Aber es gibt noch mehr als das," erklärt Milan De Rese. "Mit Power Partners haben wir in einem Workshop weitere KPIs definiert, die wir fortan tracken möchten."

"Ich war skeptisch", gibt Marnix De Rese zu. "Christoph Glur fing anlässlich des Beratungstags bei uns am Hauptsitz in Brügge an, Formeln aufs Whiteboard zu kritzeln. Ich dachte, das wird doch nie was. Aber nach ein paar Stunden hatten wir uns eine Shortlist von 4 einfachen, relevanten und genau definierten KPIs erarbeitet. Da war ich bereit, das Experiment BI zu wagen."

Die Metriken, die der Chef hier anspricht sind:

• Umsatz pro gefahrene Stunde
• Umsatz und Gewinn pro gefahrenem km
• durchschnittlicher Kraftstoffverbrauch
• Gewinnmarge pro Kunde

"Wir können jetzt sogar im Detail sehen, wie lange unsere Fahrer brauchen, um an Kundenstandort X oder Y zu be- und entladen", erklärt Milan begeistert. "Dadurch wissen wir genau, ob wir bei einer bestimmten Kundenanfrage einen Rabatt anbieten können."

In der Lage zu sein, diese KPIs pro Kunde, pro Fahrer und pro Auftrag herunterzubrechen ist toll. Was mich aber aus den Socken haut ist im Detail zu sehen, wie sich diese KPIs im Laufe der Zeit weiterentwickeln.

Milan De Rese

Daten, Systeme und Herausforderungen

Auf der Einnahmenseite ist es ziemlich einfach. Jedes Angebot und jede Rechnung an den Kunden hat Positionen wie zum Beispiel für den Transport, für die Maut, sowie andere Komponenten.

Die große konzeptionelle Herausforderung bei diesem Projekt bestand in der Berücksichtigung der Kostenseite. Die Kosten für eine Fahrt besteht aus folgenden Komponenten:

• Arbeits- und Ruhezeit
• Diesel
• andere streckenabhängige Kosten wie Maut, Abschreibung, etc.
• anteilige Allgemeinkosten wie Büro, IT, etc.

Wir wollten eine vollständige Nachkalkulation haben. Etwas, was wir selber schon mehrmals versucht haben, woran wir - und mehrere externe Berater - aber bisher immer gescheitert sind.

Milan De Rese

Konzeptionell gab es einige Probleme zu meistern. Wie sollen zum Beispiel Übernachtungspauschalen zwischen zwei Aufträgen berücksichtigt werden? Oder wie handhabt man eine Lieferung, bei welcher auf dem Hinweg zum Kunden noch ein Container bei einem anderen Kunden zurückgebracht wird?

Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Daten aus verschiedenen System zu kombinieren. Wie die meisten Logistik-Unternehmen nutzt De Rese neben einem TMS (Transport Management System) ein Flotten-Management System, welches den Fahrern erlaubt, in Echtzeit an einem Tablet Aufträge entgegenzunehmen, sowie den Status eines Auftrags zu setzen. Zudem sendet die Volvo-Flotte gewisse Bord-Computer Daten wie der Diesel-Verbrauch direkt an die VolvoConnect Cloud.

All diese Daten haben zwar Zeitstempel, sind aber schwierig zu verbinden. Es kommt nämlich durchaus vor, dass ein Fahrer den Status zu spät updated. Im Extremfall vergisst er, den Auftrag vor den Ferien abzuschliessen, und das System schliesst dann den Auftrag automatisch zwei Wochen später, beim Fassen des ersten Auftrags nach den Ferien.

Wie viele andere (Logistik-)Unternehmen nutzen wir mehrere verschiedene Softwaresysteme. Lange Zeit konnten wir die Daten nicht kombinieren. Ich staune zwar imme noch, wie Power Partners das geschafft hat. Aber tatsächlich hat sich die Datenqualität enorm verbessert seit wir Ausreisser auf den ersten Blick im Dashboard sehen.

Milan De Rese

Zugegeben, wir bei Power Partners haben den Aufwand ein wenig unterschätzt. Zum Beispiel mussten wir uns extra eine neue High-Performance-Workstation zulegen, mit i9-Prozessor und 64 Gigabyte Memory, um die verschiedenen Varianten von Fuzzy-Mapping durchzurechnen. Aber bei uns gilt: Im Zweifelsfall für den Kunden. Festpreis ist Festpreis. Und dafür haben wir viel gelernt ... und sind jetzt stolze Besitzer eines Computers, der unter Vollast brummt wie ein belgischer Lastwagen am Grossen Sankt Bernhard.

Besonders Spass gemacht hat die Arbeit mit Geo-Daten. Die Trucks und ihre Bordcomputer registrieren Monat für Monat Tausende von Datenpunkten. Dies öffnet Türen für eine tiefgehende Analyse von Routen, Verkehr, Be- und Entladeorten... und eine ganze Reihe weiterer Optimierungen. Mehr als genug Möglichkeiten für zukünftige Projekte...

"Für mich klang das früher nach Science Fiction. Dank diesem Projekt weiss ich jetzt aber, wie die Zukunft aussieht."

Die Dashboards

Schritt 1: Treffen Sie eine Auswahl für einen Geschäftsbereich und/oder einen Kunden

Transport De Rese hat, wie viele andere Unternehmen, mehrere Geschäftsbereiche: Dry Bulk, General Cargo und Liquid. Jedes Balken-Paar zeigt Gesamt-Umsatz und -Kosten aller Aufträge. Das Dashboard ist interaktiv, d.h. wenn Sie eine Division auswählen, werden die anderen visuellen Elemente gefiltert. Wählen Sie z.B. "Dry Bulk", um nur die Kunden und die Sendungen in der Abteilung "Dry Bulk" zu sehen.

Schritt 2: Analysieren Sie eine bestimmte Sendung genauer, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken

Das Bild auf der rechten Seite zeigt den Gewinn pro Auftrag. Sie können jeden Auftrag noch detaillierter analysieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Balken klicken und die Drill-Through-Funktion verwenden.

Schritt 3: Sehen Sie, wie die Kosten und die Zeitverteilung für diese Sendung waren.

Vielleicht möchten Sie die genauen Dieselkosten oder die Fahrzeit wissen? Oder wäre es hilfreich zu wissen, wo der Fahrer im Verkehr stecken geblieben ist, um dem Kunden zu erklären wieso die Lieferung zu spät war? All das können Sie ganz einfach in dieser Detailübersicht tun.

Eine andere typische Fragestellung, die vom Report beantwortet werden kann ist: Wie lange brauchte der Fahrer, um einen Container zu deponieren. Noch besser: Was war die durchschnittliche Zeit and Standort X? Und wie war die durchschnittliche Zeit an Standort X von anderen Fahrern? Die Antwort darauf finden wir, indem wir mit der rechten Maustaste auf den roten Geopunkt klicken:

Schritt 4: Wie viel Zeit benötigen unsere Fahrer im Durchschnitt?

Wir sehen jetzt alle Beladungs- und Entladungsaktivitäten für diesen Kunden / Standort. Jeder Punkt zeigt ein Ladeereignis, je größer der Punkt, desto länger brauchte der Fahrer, um die Aktivität auszuführen. Auf der rechten Seite sehen Sie alle Einzelzeiten der Fahrer sowie die durchschnittlich benötigte Zeit.

Und hier noch ein kleines Extra für den fortgeschrittenen Power BI-Benutzer: Wenn Sie 1 Sendung im Detail analysieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und die Drill-Through-Funktion verwenden.

Probieren Sie das anonymisierte Dashboard selbst aus!